Een veilingavond organiseren: zo pak je het aan

Begin een veilingavond niet met de catering, maar met de kavels en de spelregels. Leg eerst de datum, tijden, locatie en veilingvoorwaarden vast. Daarna werk je de kavels uit, regel je de veilingmeester en vrijwilligers en open je de aanmeldingen. In de laatste week draait alles om controle: catalogus afdrukken, techniek testen, betalingen voorbereiden en de kavels veilig naar de locatie brengen. Zo voorkom je dat de avond stilvalt door ontbrekende informatie of een niet-werkende microfoon.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum en tijden publiceren
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Veilingvoorwaarden publiceren
2 personen
5
Veilingmeester vastleggen
6
Vrijwilligers werven
2 personen
7
Locatie en zaal bevestigen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Veilingkavels inventariseren
3 personen
11
Kavels nummeren
3 personen
12
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
13
Minimumprijzen vastleggen
2 personen
14
Kavelfoto's maken
2 personen
15
Veilingcatalogus opmaken
2 personen
16
Veilingcatalogus afdrukken
2 personen
17
Betalingswijze vastleggen
2 personen
18
Betaalapparaat reserveren
19
Catering bestellen
2 personen
20
Stoelen en tafels reserveren
21
Techniek testen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Kavels naar locatie brengen
3 personen
25
Kavels veilig opslaan
2 personen
26
Registratielijsten voorbereiden
2 personen
27
Betaal- en ontvangstformulieren maken
2 personen
28
Kavelstickers printen
29
Zaalindeling uitzetten
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
32
Kavels uitstallen
4 personen
33
Kavelbordjes plaatsen
2 personen
34
Veilingtafels klaarzetten
2 personen
35
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
36
Microfoon en speakers testen
2 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Hapjes klaarzetten
3 personen
40
Decoratie ophangen
2 personen
41
Veilingmaterialen klaarleggen
2 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Inloopbalie bemannen
3 personen
44
Bezoekers registreren
3 personen
45
Biednummers uitgeven
2 personen
46
Veilingcatalogi uitdelen
2 personen
47
Kavels toelichten
2 personen
48
Koffie en thee serveren
3 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Veilingregels aankondigen
51
Kavels veilen
3 personen
52
Biedingen registreren
2 personen
53
Verkochte kavels markeren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes bijvullen
2 personen
56
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
57
Betalingen controleren
2 personen
58
Winnaars informeren
2 personen
59
Kavels voor afhalen klaarzetten
3 personen
60
Kavels meegeven
3 personen
61
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Overgebleven kavels veilig opbergen
2 personen
63
Openstaande betalingen opvolgen
2 personen
64
Niet opgehaalde kavels melden
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Veilingadministratie archiveren
73
Opbrengst overboeken
2 personen
74
Bedankberichten versturen
2 personen
75
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 140
Registratiebalie
Kaveltafelsaantal 6
Afhaaltafelaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Betaalterminal
Laptopaantal 2
Printer
Presentatiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Glazenaantal 180
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6

Veilingmateriaal

Biednummersaantal 150
Kavelbordjesaantal 100
Kavelstickersaantal 120
Veilingcatalogiaantal 150
Biedingsformulierenaantal 200
Ontvangstbewijzenaantal 150
Pennensetsaantal 30
Clipboardsaantal 12
Kistjes voor kavelsaantal 12
Contantgeldkist
Nummerstandaardsaantal 150
Opbergbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Geef elk kavel een uniek nummer en schrijf de beschrijving uiterlijk vóór het opmaken van de catalogus. Leg ook per kavel een minimumprijs vast; wijzigingen op de avond zelf zorgen snel voor discussie.
Plan de registratie en betaling als aparte stappen. Zet een registratiebalie klaar en reserveer een betaalterminal; controleer minimaal 48 uur vooraf of de betaalwijze en verbinding werken.
Test de techniek niet pas bij aanvang. Controleer minstens één dag eerder de draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, het presentatiescherm en alle verlengkabels in de zaal.
Breng de kavels pas naar de locatie als er een afgesloten of bewaakte opslagplek is. Maak de afhaaltafel en kaveltafels vooraf logisch in, zodat gewonnen kavels na betaling snel terug te vinden zijn.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en bestel de catering op basis van het definitieve aantal. Houd voor koffie en drank rekening met het eerste uur: reken twee tot drie drankjes per persoon en vul gekoelde voorraad tijdig aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veilingavond organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de datum, locatie, veilingmeester en vrijwilligers. Open de aanmeldingen zodra de voorwaarden en eerste kavelinformatie klaar zijn; plan de laatste controle 48 uur voor de avond.
Hoeveel kavels heb je nodig voor een veilingavond?: Plan ongeveer 20 tot 30 seconden presentatietijd per kavel, exclusief het bieden. Voor een programma van 2 uur passen meestal 40 tot 60 kavels, afhankelijk van het aantal biedrondes en pauzes.
Wanneer moet de veilingcatalogus klaar zijn?: Maak de catalogus uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je namen, nummers, foto's en minimumprijzen kunt controleren. Laat de definitieve versie daarna afdrukken en bewaar een digitale kopie op de laptop.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veilingavond?: Reken bij maximaal 100 bezoekers op minimaal 5 vrijwilligers: twee voor registratie en betaling, één voor de veilingmeester en twee voor kavels en afhalen. Voeg bij grotere groepen per 50 bezoekers minstens één extra helper toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.