Organiser une soirée de vente aux enchères, étape par étape
Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu, puis ouvrez les inscriptions avec des conditions de vente claires. En parallèle, sécurisez le commissaire-priseur et répartissez les rôles entre bénévoles. La préparation des lots demande le plus de temps : inventaire, numérotation, descriptions, photos et prix minimum doivent être terminés avant l’impression du catalogue. Le jour J, séparez clairement l’inscription, la vente, le paiement et le retrait des lots.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Publier la date et les horaires de la vente aux enchères
2 personnes
- 2
Envoyer les invitations
2 personnes
- 3
Ouvrir les inscriptions
- 4
Publier les conditions de vente aux enchères
2 personnes
- 5
Réserver un commissaire-priseur
- 6
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 7
Confirmer le lieu et la salle
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Inventorier les lots de la vente aux enchères
3 personnes
- 11
Numéroter les lots
3 personnes
- 12
Rédiger les descriptions des lots
2 personnes
- 13
Fixer les prix minimum
2 personnes
- 14
Prendre des photos de parcelles
2 personnes
- 15
Mettre en page le catalogue de vente aux enchères
2 personnes
- 16
Imprimer le catalogue de la vente aux enchères
2 personnes
- 17
Définir le mode de paiement
2 personnes
- 18
Réserver le terminal de paiement
- 19
Commander le catering
2 personnes
- 20
Réserver des chaises et des tables
- 21
Tester la technique
2 personnes
- 22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 23
Faire les courses
2 personnes
- 24
Acheminer les lots sur le site
3 personnes
- 25
Stocker les lots en sécurité
2 personnes
- 26
Préparer les listes d’enregistrement
2 personnes
- 27
Créer les formulaires de paiement et de réception
2 personnes
- 28
Imprimer les étiquettes de lots
- 29
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
- 30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 31
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 32
Installer les lots
4 personnes
- 33
Installer les panneaux de lots
2 personnes
- 34
Préparer les tables de vente aux enchères
2 personnes
- 35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 36
Tester le micro et les haut-parleurs
2 personnes
- 37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 38
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 39
Préparer les en-cas
3 personnes
- 40
Installer la décoration
2 personnes
- 41
Préparer le matériel de vente aux enchères
2 personnes
- 42
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 43
Tenir le comptoir d'accueil
3 personnes
- 44
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 45
Distribuer les numéros d’enchère
2 personnes
- 46
Distribuer les catalogues de la vente aux enchères
2 personnes
- 47
Présenter les lots
2 personnes
- 48
Servir le café et le thé
3 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 50
Annoncer les règles de la vente aux enchères
- 51
Mettre les lots aux enchères
3 personnes
- 52
Enregistrer les offres
2 personnes
- 53
Marquer les lots vendus
2 personnes
- 54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 55
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 56
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 57
Vérifier les paiements
2 personnes
- 58
Informer les gagnants
2 personnes
- 59
Préparer les lots à retirer
3 personnes
- 60
Distribuer les lots
3 personnes
- 61
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
- 62
Ranger en sécurité les lots restants
2 personnes
- 63
Relancer les paiements en attente
2 personnes
- 64
Signaler les lots non retirés
- 65
Faire la vaisselle
3 personnes
- 66
Rassembler les déchets
3 personnes
- 67
Nettoyer la salle
4 personnes
- 68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 69
Retirer la décoration
2 personnes
- 70
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
- 71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 72
Archiver l’administration de la vente aux enchères
- 73
Virer le produit
2 personnes
- 74
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
- 75
Classer les factures et les reçus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 140
- Comptoir d'inscription
- Tables de lotqté 6
- Table de retraitqté 2
- Tabouretsqté 4
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Terminal de paiement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Écran de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 140
- Verresqté 180
- Assiettesqté 160
- Couvertsqté 160
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 10
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Tire-bouchonsqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Bacs de rangementqté 12
Décoration
- Nappesqté 12
- Ballonsqté 100
- Guirlandesqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux indicateursqté 8
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lampes de tableqté 6
Matériel de vente aux enchères
- Numéros d'enchèreqté 150
- Panneaux de lotqté 100
- Autocollants de lotqté 120
- Catalogues de vente aux enchèresqté 150
- Formulaires d’enchèreqté 200
- Justificatifs de réceptionqté 150
- Sets de stylosqté 30
- Presse-papiersqté 12
- Caisses pour les lotsqté 12
- Caisse d'espèces
- Présentoirs à numérosqté 150
- Bacs de rangementqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
- Serviettesqté 20
- Brosses de toilettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le commissaire-priseur et la salle avant d’envoyer les invitations : sans ces deux confirmations, les horaires et la capacité d’accueil restent incertains.
- Clôturez l’inventaire des lots plusieurs jours avant la vente. Attribuez un numéro unique à chaque lot et vérifiez que sa description, sa photo et son prix minimum correspondent.
- Publiez les conditions de vente au moment de l’ouverture des inscriptions : précisez les moyens de paiement, les règles d’enchère et le délai de retrait des lots.
- Préparez un catalogue final avant l’impression et gardez une version numérique sur l’ordinateur utilisé sur place. Prévoyez aussi un test complet des microphones, haut-parleurs, écran et terminal de paiement.
- Organisez le parcours en quatre zones : comptoir d’inscription, tables de lots, espace de vente et table de retrait. Stockez les lots dans des bacs ou une zone sécurisée jusqu’à leur remise aux acheteurs.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour une soirée de vente aux enchères ?
- Ouvrez-les dès que la date, les horaires, le lieu et les conditions de vente sont confirmés. Prévoyez au moins 2 semaines avant la soirée pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Quand faut-il terminer le catalogue de vente aux enchères ?
- Terminez les descriptions, les photos et la numérotation au moins 7 jours avant l’événement. Gardez ensuite 2 à 3 jours pour la mise en page, la relecture et l’impression.
- Combien de bénévoles faut-il pour une vente aux enchères ?
- Prévoyez au minimum 1 personne à l’inscription, 1 au paiement, 1 au retrait des lots et 1 pour assister le commissaire-priseur, soit 4 bénévoles en plus de ce dernier. Ajoutez une personne si le nombre d’acheteurs dépasse 50.
- Quand acheminer les lots sur le lieu de la vente ?
- Acheminez-les le jour même ou la veille si la salle est sécurisée. Vérifiez chaque numéro à l’arrivée, puis rangez les lots dans une zone surveillée jusqu’au retrait.
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