Cómo organizar una noche de subasta sin perder el control

Una noche de subasta funciona cuando las personas, los lotes y los pagos siguen un orden claro. Empieza fijando fecha, horarios, lugar y condiciones; después organiza las inscripciones y prepara cada lote con número, descripción, fotos y precio mínimo. La semana del evento se concentran los riesgos: fallos de sonido, pagos no probados, lotes sin custodiar y voluntarios que no saben qué hacer. Este plan te ayuda a llegar al día de la subasta con esas decisiones cerradas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y los horarios de la subasta
2 personas
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir inscripciones
4
Publicar las condiciones de la subasta
2 personas
5
Contratar al subastador
6
Reclutar voluntarios
2 personas
7
Confirmar el lugar y la sala
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Inventariar los lotes de subasta
3 personas
11
Numerar los lotes
3 personas
12
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
13
Fijar los precios mínimos
2 personas
14
Tomar fotos de los lotes
2 personas
15
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
16
Imprimir catálogo de subasta
2 personas
17
Registrar el método de pago
2 personas
18
Reservar el terminal de pago
19
Pedir el catering
2 personas
20
Reservar sillas y mesas
21
Probar la técnica
2 personas
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Llevar los lotes al lugar
3 personas
25
Almacenar los lotes de forma segura
2 personas
26
Preparar listas de registro
2 personas
27
Crear formularios de pago y recepción
2 personas
28
Imprimir etiquetas de lote
29
Marcar la distribución de la sala
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar el mostrador de recepción
2 personas
32
Exponer los lotes
4 personas
33
Colocar los carteles de los lotes
2 personas
34
Preparar las mesas de subasta
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar el micrófono y los altavoces
2 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Preparar los aperitivos
3 personas
40
Colgar la decoración
2 personas
41
Preparar el material de la subasta
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

43
Atender el mostrador de recepción
3 personas
44
Registrar a los visitantes
3 personas
45
Entregar los números de puja
2 personas
46
Repartir catálogos de la subasta
2 personas
47
Explicar los lotes
2 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Anunciar las normas de la subasta
51
Subastar lotes
3 personas
52
Registrar pujas
2 personas
53
Marcar los lotes vendidos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reponer aperitivos
2 personas
56
Recoger la vajilla usada
2 personas
57
Comprobar los pagos
2 personas
58
Informar a los ganadores
2 personas
59
Preparar los lotes para recoger
3 personas
60
Entregar los lotes
3 personas
61
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

62
Guardar de forma segura las parcelas restantes
2 personas
63
Hacer seguimiento de los pagos pendientes
2 personas
64
Informar de los lotes no recogidos
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar la sala
4 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Retirar la decoración
2 personas
70
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Archivar la administración de la subasta
73
Transferir los ingresos
2 personas
74
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
75
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 140
Mostrador de registro
Mesas de lotescant. 6
Mesa de recogidacant. 2
Taburetescant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Terminal de pago
Portátilcant. 2
Impresora
Pantalla de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Vasoscant. 180
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Abrebotellascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Carteles direccionalescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de mesacant. 6

Material de subasta

Números de pujacant. 150
Carteles de lotecant. 100
Pegatinas de lotescant. 120
Catálogos de subastacant. 150
Formularios de pujacant. 200
Recibos de recepcióncant. 150
Juego de bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 12
Cajitas para lotescant. 12
Caja para efectivo
Soportes para númeroscant. 150
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Toallascant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define la fecha, los horarios y las condiciones antes de enviar las invitaciones. Abre las inscripciones con antelación suficiente para registrar asistentes y recoger sus preferencias dietéticas.
Cierra el inventario de lotes antes de preparar el catálogo. Numera cada lote una sola vez y comprueba que su descripción, fotografías y precio mínimo coincidan con el registro.
Asigna funciones concretas a los voluntarios: registro, apoyo al subastador, control de lotes, cobros y recogida. Haz una reunión breve antes de abrir las puertas para evitar dudas durante las pujas.
Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil y pantalla antes del evento, no el mismo día. Lleva cables alargadores y regletas suficientes para que el equipo no dependa de una única toma.
Separa las zonas de registro, exposición y recogida de lotes. Guarda los lotes de forma segura, reserva el terminal de pago y prepara el catering, las mesas y las sillas antes de que lleguen los primeros asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de subasta?: Empieza al menos 6 semanas antes. Así tendrás tiempo para confirmar el lugar, contratar al subastador, reclutar voluntarios, abrir inscripciones y preparar el catálogo.
¿Cuándo hay que fijar los precios mínimos de los lotes?: Fíjalos después de cerrar el inventario y antes de imprimir el catálogo, idealmente 2 o 3 semanas antes. Revisar los precios después puede obligarte a corregir descripciones y copias impresas.
¿Cuándo se debe probar el equipo de sonido de una subasta?: Haz una prueba completa entre 3 y 7 días antes, con los micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil y pantalla que usarás. Repite una comprobación rápida al montar la sala.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una noche de subasta?: Para un evento pequeño, cuenta con al menos 5 voluntarios: registro, apoyo al subastador, control de lotes, pagos y recogida. Añade una persona por cada función si esperas más de 50 asistentes.

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