Zo organiseer je een vastgoedbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de beursdatum, openingstijden en zaalindeling. Daarna bouw je de organisatie in vaste volgorde op: exposanten werven, bezoekers laten aanmelden, het programma publiceren en de standindeling sluiten. Plan vervolgens registratie, badges, catering, bewegwijzering en techniek als één geheel. De laatste dagen draaien vooral om controleren: dieetwensen, exposantenlijst, kabels, presentatieschermen en transport. Met 77 taken en 61 spullen helpt een afvinkbaar plan om niets tussen wal en schip te laten vallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Beursprogramma publiceren
8
Exposanteninformatie versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standindeling bevestigen
2 personen
12
Naambadges ontwerpen
13
Naambadges en plattegronden drukken
2 personen
14
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
15
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
16
Presentatiemateriaal verzamelen
2 personen
17
Bewegwijzering voorbereiden
18
Technische benodigdheden testen
2 personen
19
Exposantenlijst actualiseren
20
Herinnering naar bezoekers sturen
21
Laatste dieetwensen controleren
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Catering en drank gekoeld zetten
2 personen
24
Standmaterialen sorteren
3 personen
25
Transportmiddelen laden
3 personen
26
Zaal openen
2 personen
27
Leveringen in ontvangst nemen
3 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Standwanden opstellen
4 personen
30
Exposantenstands inrichten
6 personen
31
Registratiebalie opbouwen
2 personen
32
Plattegronden ophangen
2 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
34
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen
35
Presentatieschermen aansluiten
2 personen
36
Wifi-informatie zichtbaar plaatsen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Buffet en borreltafel inrichten
3 personen
39
Badges per categorie sorteren
2 personen
40
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
41
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

42
Exposanten ontvangen
4 personen
43
Registratiebalie bemannen
3 personen
44
Bezoekers verwelkomen
3 personen
45
Badges uitdelen
2 personen
46
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
47
Exposanten ondersteunen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes aanvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Presentaties aankondigen
54
Presentatieruimte begeleiden
55
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
56
Borrelhapjes serveren
3 personen
57
Glazen en servies aanvullen
2 personen
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Exposanten laten afbouwen
3 personen

Nazorg

60
Registratiebalie afsluiten
2 personen
61
Standmaterialen verzamelen
4 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Overgebleven catering verpakken
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
3 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Materialen naar opslag brengen
3 personen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Exposantenmateriaal naleveren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Bedankbericht naar bezoekers sturen
74
Bedankbericht naar exposanten sturen
75
Bezoekerscontacten exporteren
76
Facturen en bonnetjes archiveren
77
Foto- en promomateriaal archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 24
Stoelenaantal 70
Registratietafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Standwandenaantal 20
Folderrekkenaantal 12
Prikbordenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Presentatieschermenaantal 4
Laptopspeakersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 6
Labelprintersaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Schaaltjesaantal 16
Tangenaantal 8
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Fotowandenaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 20
Klembordenaantal 12
Stiftenaantal 24
Schaarsetsaantal 6
Plakbandrollenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Dubbelzijdige tapeaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 220
Polsbandjesaantal 200

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de standindeling niet pas op de beursdag. Bevestig per exposant de standplaats, tafel- en stoelbehoefte en eventuele presentatietechniek zodra de exposantenlijst definitief is; daarna kun je plattegronden en badges drukken.
Zet registratie en bewegwijzering minstens één keer proefmatig op. Controleer of bezoekers vanaf de ingang de registratietafel, garderobe en beursvloer vinden zonder uitleg; leg plattegronden en naambadges per alfabetische of vooraf gekozen volgorde klaar.
Test presentatieschermen, laptops, laptopspeakers, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen vóór het laden. Neem per presentatieruimte een reservekabel en USB-stick mee, want ontbrekende aansluitingen vallen meestal pas bij de eerste spreker op.
Verzamel dieetwensen niet alleen bij de eerste aanmelding. Vraag ze opnieuw op in de laatste bezoekersherinnering en controleer ze 24 uur vóór de beurs, zodat de cateringbestelling en de labels op tijd kunnen worden aangepast.
Maak op de laatste werkdag drie aparte laadlijsten: standmaterialen, techniek en catering/servies. Controleer per lijst aantallen en bestemming voordat transportmiddelen worden geladen; zo blijven bijvoorbeeld folderrekken, afvalbakken, glazen en portofoons niet achter op kantoor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vastgoedbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, locatie, zaalindeling en exposantenwerving vast; plan de laatste 7 dagen uitsluitend voor bevestigingen, testen en logistiek.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een vastgoedbeurs?: Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vóór de beurs en geef ongeveer 10 dagen om te reageren. Sluit de exposantenlijst uiterlijk 2 weken vooraf, zodat standindeling, badges, plattegronden en exposanteninformatie nog kunnen worden afgerond.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vastgoedbeurs?: Reken voor een kleine beurs met minimaal 3 uur opbouw vóór de opening. Reserveer extra tijd als standwanden, presentatieschermen, verlichting en catering op dezelfde locatie moeten worden geplaatst; test techniek niet pas tijdens de inloop.
Wanneer stuur je de laatste herinnering naar bezoekers?: Stuur die 3 tot 5 dagen vóór de vastgoedbeurs. Vermeld daarin de aanvangstijd, route, registratie-informatie, het programma en een laatste deadline voor dieetwensen; controleer de definitieve aanmeldingen daarna nog één keer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.