So organisierst du eine Immobilienmesse

Bei einer Immobilienmesse beginnt die Planung nicht mit der Standdekoration, sondern mit Termin, Raumaufteilung und Ausstellerliste. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Messeprogramm und die genaue Standplanung. In den letzten Tagen entscheidet sich, ob Registrierung, Technik, Beschilderung und Catering wirklich funktionieren. Plane feste Fristen ein und prüfe besonders alles, was am Messetag schwer nachzubeschaffen ist: Namensschilder, Lagepläne, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und gekühlte Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Messeprogramm veröffentlichen
8
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
12
Namensschilder gestalten
13
Namensschilder und Lagepläne drucken
2 Personen
14
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
15
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
16
Präsentationsmaterial sammeln
2 Personen
17
Beschilderung vorbereiten
18
Technische Ausstattung testen
2 Personen
19
Ausstellerliste aktualisieren
20
Erinnerung an Besucher senden
21
Die letzten Ernährungswünsche prüfen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Catering und Getränke kühlen
2 Personen
24
Standmaterialien sortieren
3 Personen
25
Transportmittel beladen
3 Personen
26
Saal öffnen
2 Personen
27
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Standwände aufstellen
4 Personen
30
Ausstellerstände einrichten
6 Personen
31
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
32
Pläne aufhängen
2 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Beleuchtung und Strom anschließen
2 Personen
35
Präsentationsbildschirme anschließen
2 Personen
36
WLAN-Information sichtbar aushängen
37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
38
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
39
Badges nach Kategorie sortieren
2 Personen
40
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
41
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen

Event

42
Aussteller empfangen
4 Personen
43
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
44
Besucher begrüßen
3 Personen
45
Namensschilder ausgeben
2 Personen
46
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
47
Aussteller unterstützen
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks auffüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten kontrollieren
53
Präsentationen ankündigen
54
Präsentationsraum betreuen
55
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Gläser und Geschirr auffüllen
2 Personen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Aussteller den Abbau durchführen lassen
3 Personen

Nachbereitung

60
Registrierungstresen schließen
2 Personen
61
Standmaterial sammeln
4 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Dekoration entfernen
2 Personen
64
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Saal reinigen
3 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
71
Material für Aussteller nachliefern
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Dankesnachricht an Besucher senden
74
Dankesnachricht an Aussteller senden
75
Besucherkontakte exportieren
76
Rechnungen und Belege archivieren
77
Foto- und Werbematerial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 24
StühleAnz. 70
RegistrierungstischeAnz. 2
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
KleiderständerAnz. 2
StandwändeAnz. 20
ProspektständerAnz. 12
PinnwändeAnz. 10

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
PräsentationsbildschirmeAnz. 4
LaptoplautsprecherAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 6
EtikettendruckerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

StehlampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeekannenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
SchälchenAnz. 16
ZangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
TischdeckenAnz. 30
WegweiserAnz. 20
Willkommensschild
InfotafelnAnz. 8
FotowändeAnz. 2
TischdekorationenAnz. 20
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 24
Scheren-SetsAnz. 6
KlebebandrollenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
Doppelseitiges KlebebandAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 220
ArmbänderAnz. 200

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten zuerst fest und bestätige die Raumaufteilung frühzeitig. Erst wenn Laufwege, Stände, Registrierung und Buffetplätze feststehen, lassen sich Standwände, Messetische und Beschilderung sinnvoll einteilen.
Öffne das Anmeldeformular mehrere Wochen vor der Messe und führe Aussteller- und Besucheranmeldungen getrennt. Erfasse Ernährungswünsche laufend und prüfe die letzten Angaben spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin.
Verschicke Ausstellerinformationen nicht erst kurz vor der Messe. Sende Standaufteilung, Aufbauzeiten, Lageplan, technische Vorgaben und Hinweise zu Präsentationsmaterial mindestens 7 Tage vorher.
Teste Laptops, Präsentationsbildschirme, Laptoplautsprecher, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Ein Ersatzkabel und USB-Sticks mit den Präsentationen gehören ins Technikgepäck, nicht in den Transporter.
Bereite Registrierungstheke, Namensschilder, Etikettendrucker und Lagepläne am Vortag vor. Sortiere Standmaterialien, Prospektständer und Pinnwände nach Stand und belade das Transportmittel erst nach einer kurzen Vollständigkeitskontrolle.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Immobilienmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Termin, Raumaufteilung und Ausstellerliste sollten in den ersten 2 Wochen feststehen; Einladungen und das Anmeldeformular können danach sofort starten.
Wann sollte man Aussteller zu einer Immobilienmesse einladen?: Lade Aussteller etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Messetermin ein. Fordere dabei direkt benötigte Angaben wie Firmenname, Standbedarf, Präsentationstechnik und Ansprechpartner an.
Wann druckt man Namensschilder und Lagepläne für eine Messe?: Drucke Namensschilder und Lagepläne 1 bis 2 Tage vor der Messe, nachdem die Ausstellerliste aktualisiert wurde. Halte einige leere Namensschilder und einen Etikettendrucker für kurzfristige Änderungen bereit.
Was muss man am Tag vor einer Immobilienmesse prüfen?: Am Vortag solltest du Technik, Beschilderung, Registrierung, Standmaterialien und Transport vollständig kontrollieren. Kühle Catering und Getränke rechtzeitig und prüfe Ernährungswünsche spätestens 24 Stunden vor Beginn erneut.

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