Cómo organizar una feria inmobiliaria sin perder el control

Una feria inmobiliaria necesita más coordinación que una simple exposición: hay que encajar expositores, stands, visitantes, acreditaciones, catering y equipos técnicos. Empieza fijando fecha, horario y distribución de la sala; después confirma participantes y abre las inscripciones. En la última semana, concentra la información operativa, revisa las necesidades dietéticas y comprueba cada conexión. El día anterior, clasifica los materiales por stand y deja preparado el registro para evitar colas desde la primera hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
2
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Publicar el programa de la feria
8
Enviar información a los expositores
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar la distribución del stand
2 personas
12
Diseñar acreditaciones
13
Imprimir credenciales y planos
2 personas
14
Realizar el pedido de catering
2 personas
15
Preparar mostrador de registro
2 personas
16
Reunir material de presentación
2 personas
17
Preparar la señalización
18
Probar los equipos técnicos
2 personas
19
Actualizar la lista de expositores
20
Enviar recordatorio a los visitantes
21
Comprobar las últimas necesidades dietéticas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Enfriar el catering y las bebidas
2 personas
24
Clasificar los materiales del stand
3 personas
25
Cargar los medios de transporte
3 personas
26
Abrir la sala
2 personas
27
Recibir las entregas
3 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar los paneles del stand
4 personas
30
Montar los stands de los expositores
6 personas
31
Montar el mostrador de registro
2 personas
32
Colgar planos
2 personas
33
Colocar la señalización
2 personas
34
Conectar la iluminación y la electricidad
2 personas
35
Conectar las pantallas de presentación
2 personas
36
Mostrar visiblemente la información del wifi
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Montar el bufé y la mesa de aperitivos
3 personas
39
Ordenar las acreditaciones por categoría
2 personas
40
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
41
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas

Evento

42
Recibir a los expositores
4 personas
43
Atender la mesa de registro
3 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
45
Repartir acreditaciones
2 personas
46
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
47
Apoyar a los expositores
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer los aperitivos
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Anunciar presentaciones
54
Guiar la sala de presentaciones
55
Montar el aperitivo de networking
3 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Reponer vasos y vajilla
2 personas
58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
59
Permitir que los expositores desmonten
3 personas

Seguimiento

60
Cerrar el mostrador de registro
2 personas
61
Reunir materiales del stand
4 personas
62
Desmontar mesas y sillas
4 personas
63
Retirar la decoración
2 personas
64
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar la sala
3 personas
68
Apagar el equipo
2 personas
69
Llevar los materiales al almacén
3 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Entregar material de los expositores
2 personas
72
Registrar objetos perdidos
73
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
74
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
75
Exportar los contactos de visitantes
76
Archivar facturas y recibos
77
Archivar el material fotográfico y promocional

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 24
Sillascant. 70
Mesas de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 10
Percheroscant. 2
Paredes para standscant. 20
Expositores para folletoscant. 12
Tableros de corchocant. 10

Equipo

Portátilescant. 4
Pantallas de presentacióncant. 4
Altavoces para portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Memorias USBcant. 6
Impresoras de etiquetascant. 2
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Lámparas de piecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cuencoscant. 16
Pinzascant. 8
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Mantelescant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 8
Paredes para fotoscant. 2
Decoraciones de mesacant. 20
Portapapelescant. 12
Rotuladorescant. 24
Sets de tijerascant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Bridascant. 100
Cinta adhesiva de doble caracant. 8
Portatarjetas de nombrecant. 220
Pulserascant. 200

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el plano de la sala antes de invitar a los expositores. Reserva zonas concretas para registro, buffet, circulación y stands, y no bases la distribución en medidas aproximadas.
Envía a cada expositor un paquete operativo con su ubicación, horario de montaje, necesidades técnicas y materiales permitidos. Confirma la distribución del stand al menos 7 días antes para corregir cambios sin rehacer acreditaciones ni planos.
Abre las inscripciones con un formulario que recoja nombre, empresa y preferencias dietéticas. Envía un recordatorio a los visitantes entre 48 y 72 horas antes y utiliza la lista actualizada para preparar credenciales y etiquetas.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: portátil, pantalla, cables HDMI, regletas, altavoces y alargadores. Lleva memorias USB con las presentaciones y asigna walkie-talkies al registro y a la coordinación de sala.
Prepara el montaje por zonas el día anterior: registro, stands, señalización y catering. Enfría bebidas y catering con tiempo, coloca vasos, tazas y vajilla de servicio, y carga los materiales en el transporte siguiendo el orden de descarga.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una feria inmobiliaria?: Calcula entre 6 y 8 semanas para una feria con varios expositores. La distribución de la sala y las invitaciones deberían estar cerradas al menos 4 semanas antes, y las acreditaciones y el catering, durante la última semana.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria inmobiliaria?: Invítalos entre 6 y 8 semanas antes y pide una confirmación definitiva como mínimo 3 semanas antes. Confirma el stand, las necesidades técnicas y el horario de montaje 7 días antes del evento.
¿Cuándo se abre la inscripción para visitantes?: Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes de la feria para tener una previsión realista de asistencia. Envía un recordatorio final entre 48 y 72 horas antes y cierra la lista cuando puedas imprimir credenciales y etiquetas.
¿Cuánto catering calcular para una feria inmobiliaria?: Para una pausa de café de una hora, calcula 2 bebidas por persona y añade un margen del 10 %. Confirma las dietas entre 5 y 7 días antes, revisa las últimas modificaciones el día anterior y mantén bebidas y catering refrigerados hasta el servicio.

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