Organiser un salon immobilier sans rien laisser au dernier moment

Un salon immobilier se prépare dans un ordre précis : cadrer la date et le lieu, confirmer les exposants, puis organiser les inscriptions et l’accueil. La circulation entre les stands doit être décidée avant l’impression des plans et des badges. Prévoyez aussi un suivi séparé pour la restauration, les besoins alimentaires et le matériel technique. Les oublis les plus fréquents concernent les branchements, la signalétique et les dernières modifications de la liste des exposants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
2
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Publier le programme du salon
8
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
12
Créer les badges nominatifs
13
Imprimer les badges nominatifs et les plans
2 personnes
14
Passer la commande traiteur
2 personnes
15
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
16
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
17
Préparer la signalétique
18
Tester le matériel technique
2 personnes
19
Mettre à jour la liste des exposants
20
Envoyer un rappel aux visiteurs
21
Vérifier les dernières exigences alimentaires
22
Faire les courses
2 personnes
23
Mettre la restauration et les boissons au frais
2 personnes
24
Trier le matériel du stand
3 personnes
25
Charger les moyens de transport
3 personnes
26
Ouvrir la salle
2 personnes
27
Réceptionner les livraisons
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer les cloisons du stand
4 personnes
30
Aménager les stands des exposants
6 personnes
31
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
32
Afficher les plans
2 personnes
33
Installer la signalisation
2 personnes
34
Raccorder l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
35
Brancher les écrans de présentation
2 personnes
36
Afficher clairement les informations Wi-Fi
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Aménager le buffet et la table d’apéritif
3 personnes
39
Trier les badges par catégorie
2 personnes
40
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

42
Accueillir les exposants
4 personnes
43
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Distribuer les badges
2 personnes
46
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
47
Aider les exposants
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Annoncer les présentations
54
Encadrer la salle de présentation
55
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
56
Servir les amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les verres et la vaisselle
2 personnes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Démonter les stands des exposants
3 personnes

Suivi

60
Fermer le comptoir d'inscription
2 personnes
61
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Emballer le catering restant
2 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer la salle
3 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Compléter le matériel des exposants
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
74
Envoyer un message de remerciement aux exposants
75
Exporter les contacts des visiteurs
76
Classer les factures et les reçus
77
Archiver les photos et le matériel promotionnel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaisesqté 70
Tables d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Panneaux de standqté 20
Présentoirs à dépliantsqté 12
Panneaux d’affichageqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Écrans de présentationqté 4
Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 6
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Petits bolsqté 16
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Nappesqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Murs photoqté 2
Décorations de tableqté 20
Presse-papiersqté 12
Marqueursqté 24
Jeux de ciseauxqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Serre-câblesqté 100
Ruban adhésif double faceqté 8
Porte-nomsqté 220
Braceletsqté 200

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24

Catering

Courses

Conseils

Commencez par figer la date, les horaires et le plan de salle avant d’inviter les exposants. Gardez une marge pour l’installation des stands et le rangement, en plus des heures d’ouverture au public.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme et la liste des exposants sont suffisamment stables. Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire, puis vérifiez-les une dernière fois quelques jours avant le salon.
Attribuez un emplacement précis à chaque exposant et mettez à jour le plan dès qu’un changement intervient. Imprimez les badges et les plans seulement après cette dernière vérification.
Testez chaque ordinateur, écran, câble HDMI, rallonge et multiprise sur place ou avec une configuration équivalente avant l’ouverture. Prévoyez aussi une solution simple pour identifier rapidement une panne ou un câble manquant.
Préparez le comptoir d’inscription avant le jour J avec badges, plans et matériel d’étiquetage. Le jour précédent, mettez les boissons et la restauration au frais, triez le matériel par stand et chargez les moyens de transport.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon immobilier ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et publier le programme. Gardez les 7 derniers jours pour les rappels, les besoins alimentaires et les ajustements de plan.
Quand inviter les exposants à un salon immobilier ?: Invitez-les 6 à 8 semaines avant l’événement afin de pouvoir établir la liste des participants et la disposition des stands. Demandez leurs besoins techniques et leurs supports de présentation au plus tard 2 semaines avant.
Quand ouvrir les inscriptions des visiteurs ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, les horaires, le lieu et le programme prévisionnel sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Envoyez un rappel 7 jours avant, puis vérifiez la liste finale la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon immobilier ?: Contrôlez la disposition des stands, les badges, les plans, la signalétique, les branchements et le matériel de présentation. Vérifiez aussi les exigences alimentaires, refroidissez les boissons et assurez-vous que tout le matériel est chargé avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.