Zo organiseer je een vakbeurs zonder last-minute problemen

Begin met de beursdatum, openingstijden en zaalindeling; pas daarna kun je standhouders, bezoekers en techniek goed plannen. Verzamel vroeg de standafmetingen en leveringsinformatie, want een plattegrond die te laat wordt aangepast veroorzaakt problemen bij opbouw en registratie. Richt vervolgens de communicatie, catering en badges in op het verwachte aantal deelnemers. De laatste week draait vooral om controleren: stroompunten, presentaties, bewegwijzering, materialen en de deelnemerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Standhouders uitnodigen
2 personen
4
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Standhouders registreren
2 personen
7
Standafmetingen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
13
Standhouders indelen
2 personen
14
Programma samenstellen
2 personen
15
Leveringen met standhouders afstemmen
2 personen
16
Badges en polsbandjes bestellen
17
Bewegwijzering ontwerpen
18
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
19
Techniek en stroompunten controleren
2 personen
20
Presentatoren instrueren
2 personen
21
Bezoekersregistratie controleren
22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Informatiemappen samenstellen
2 personen
24
Boodschappen controleren
2 personen
25
Voorraad en materialen klaarzetten
2 personen
26
Locatie en sleutels bevestigen
27
Standhouders ontvangst instrueren
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Standhouders ontvangen
4 personen
32
Laden en lossen begeleiden
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Standwanden plaatsen
4 personen
35
Stands nummeren
2 personen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Registratiebalie inrichten
2 personen
38
Techniek aansluiten
2 personen
39
Presentaties testen
2 personen
40
Cateringbuffet inrichten
3 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
42
Badges klaarleggen
2 personen
43
Veiligheidsroute controleren
2 personen
44
Briefing voor medewerkers geven
3 personen
45
Bezoekers verwelkomen
4 personen
46
Bezoekers registreren
4 personen
47
Badges uitdelen
3 personen
48
Standhouders ondersteunen
3 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
2 personen
54
Programma aankondigen
55
Presentaties begeleiden
2 personen
56
Licht en geluid bedienen
2 personen
57
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen
58
Laatste standhouders uitzwaaien
3 personen

Nazorg

59
Standmaterialen demonteren
4 personen
60
Meubilair afbouwen
4 personen
61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Materialen inpakken
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Zalen schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Geleende spullen controleren
2 personen
68
Retourzendingen verpakken
2 personen
69
Standhouders informeren over retouren
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
72
Onkosten en facturen verzamelen
73
Bedankbericht versturen
74
Bezoekersgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 35
Stoelenaantal 120
Registratietafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 12
Standwandenaantal 35
Kledingrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 3
Presentatieschermenaantal 3
Beamersaantal 2
Beamerschermenaantal 2
Microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Kabelhaspelsaantal 4
Oplaadstationsaantal 3
Portofoonsaantal 8
Handscannersaantal 3
Gereedschapskoffersaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 150
Waterglazenaantal 200
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
Tangenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Plantenaantal 20
Tafellopersaantal 35
Balieskirtsaantal 3
Logo-achterwandenaantal 3
Lanyardsaantal 350
Naamkaarthoudersaantal 350
Standnummersaantal 40
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Vloerstickersaantal 30

Verlichting

Ledspotsaantal 16
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag standhouders uiterlijk 4 weken voor de beurs om hun standafmetingen, stroombehoefte en gewenste meubilair. Gebruik die gegevens direct voor de indeling; anders passen standwanden, tafels of presentatieschermen mogelijk niet.
Open de aanmelding zodra datum, locatie en programma-opzet vaststaan en werk de deelnemerslijst minimaal wekelijks bij. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat de catering niet op de beursdag hoeft te improviseren.
Maak twee plattegronden: één voor de opbouw met leveringen en stroompunten en één voor bezoekers met stands, registratie en programmaonderdelen. Stuur de bezoekersversie uiterlijk 3 dagen vooraf mee met parkeerinformatie en openingstijden.
Test presentatieschermen, beamers, microfoons, luidsprekers en verlengkabels minstens 1 dag vooraf in de zaal. Leg reservekabels en een gereedschapskoffer klaar; een ontbrekende stekkerdoos kan anders een hele stand of presentatie stilleggen.
Zet registratie, naamkaartjes, badges, informatiemappen en handscanners vóór opening klaar op één vaste plek. Plan minstens 2 medewerkers voor het eerste uur, wanneer de meeste bezoekers tegelijk binnenkomen en vragen over stands of parkeren ontstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vakbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en zaalindeling. Nodig standhouders ongeveer 12 weken vooraf uit en sluit de definitieve standindeling 3 tot 4 weken voor de beurs.
Wanneer moet je standhouders uitnodigen voor een vakbeurs?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 12 weken voor de beursdatum. Vraag uiterlijk 4 weken vooraf de standafmetingen, stroompunten, personeelsgegevens en leveringsmomenten op.
Hoeveel medewerkers heb je nodig bij de registratie van een vakbeurs?: Plan voor het eerste uur minimaal 2 medewerkers bij de registratietafel en voeg een derde toe als je meer dan 100 bezoekers verwacht. Na de piek kan één medewerker vaak de badges en vragen afhandelen.
Wanneer regel je catering voor een vakbeurs?: Reserveer de catering uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen 7 dagen voor de beurs door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.