Organiser un salon professionnel sans rien laisser au dernier moment

Un salon professionnel se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un rendez-vous commercial. Commence par fixer la date, les horaires et la configuration de la salle avant d’inviter les exposants. Le nombre de stands détermine ensuite les besoins en tables, branchements, badges, signalétique et circulation. Prévois aussi les inscriptions, le catering, les livraisons et les présentations suffisamment tôt : ce sont les éléments qui bloquent le plus souvent l’installation finale.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
2
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Enregistrer les exposants
2 personnes
7
Recueillir les dimensions des stands
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Envoyer les infos de parking
12
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
13
Répartir les exposants
2 personnes
14
Établir le programme
2 personnes
15
Coordonner les livraisons avec les exposants
2 personnes
16
Commander les badges et les bracelets
17
Concevoir la signalétique
18
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
19
Vérifier la technique et les prises électriques
2 personnes
20
Briefer les présentateurs
2 personnes
21
Vérifier l’enregistrement des visiteurs
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Composer les dossiers d'information
2 personnes
24
Vérifier les courses
2 personnes
25
Préparer les stocks et le matériel
2 personnes
26
Confirmer le lieu et les clés
27
Informer les exposants à l’accueil
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Accueillir les exposants
4 personnes
32
Encadrer le chargement et le déchargement
4 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer les parois des stands
4 personnes
35
Numéroter les stands
2 personnes
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
38
Brancher la technique
2 personnes
39
Tester les présentations
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer les badges
2 personnes
43
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes
44
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
4 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
47
Distribuer les badges
3 personnes
48
Soutenir les exposants
3 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Annoncer le programme
55
Animer les présentations
2 personnes
56
Gérer la lumière et le son
2 personnes
57
Informer les visiteurs du départ
2 personnes
58
Saluer les derniers exposants
3 personnes

Suivi

59
Démonter le matériel du stand
4 personnes
60
Démonter le mobilier
4 personnes
61
Éteindre la technique
2 personnes
62
Emballer le matériel
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Nettoyer les salles
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
68
Emballer les retours
2 personnes
69
Informer les exposants des retours
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Récupérer les objets oubliés
2 personnes
72
Rassembler les dépenses et les factures
73
Envoyer un message de remerciement
74
Archiver les données des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 35
Chaisesqté 120
Tables d’inscriptionqté 3
Tabourets de barqté 12
Panneaux de standqté 35
Portants à vêtementsqté 6
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Écrans de présentationqté 3
Vidéoprojecteursqté 2
Écrans de projecteurqté 2
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Rallonges à enrouleurqté 4
Stations de rechargeqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Scanners portatifsqté 3
Boîtes à outilsqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 150
Verres à eauqté 200
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 20
Pincesqté 12
Petits bolsqté 20

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Plantesqté 20
Chemins de tableqté 35
Jupes de comptoirqté 3
Toiles de fond avec logoqté 3
Lanyardsqté 350
Porte-nomsqté 350
Numéros de standqté 40
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Autocollants de solqté 30

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 30

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et son plan avant de lancer les invitations. Demande à chaque exposant les dimensions exactes de son stand au moins 4 semaines avant l’ouverture, sinon la répartition risque de changer au dernier moment.
Ouvre les inscriptions visiteurs dès que le programme est assez stable. Mets à jour la liste chaque semaine, puis vérifie les badges et les scanners 48 heures avant l’accueil.
Fixe une date limite claire pour les besoins alimentaires, idéalement 10 jours avant le salon. Le traiteur doit connaître le nombre de participants, les régimes particuliers et les horaires de service.
Prépare un plan exposants et un plan visiteurs distincts. Indique les entrées, les stands, les sanitaires, le parking, les prises électriques et les espaces de présentation pour éviter les demandes répétées le jour J.
Organise un test technique complet la veille ou au moins 3 heures avant l’ouverture. Vérifie chaque écran, vidéoprojecteur, microphone, rallonge, multiprise et station de recharge, puis garde une boîte à outils et un moyen de communication pour l’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon professionnel ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Les invitations, les inscriptions, les dimensions des stands, le catering et les livraisons doivent être confirmés au plus tard dans les 10 à 15 derniers jours.
Quand inviter les exposants à un salon professionnel ?: Invite-les 6 à 8 semaines avant l’événement pour leur laisser le temps de confirmer leur présence et leurs besoins. Demande les dimensions du stand, le matériel et les horaires de livraison dès l’inscription.
Quand ouvrir les inscriptions visiteurs ?: Ouvre le formulaire environ 4 à 6 semaines avant le salon, dès que la date, le lieu et les horaires sont définitifs. Relance les inscrits 7 jours avant et vérifie la liste finale 24 à 48 heures avant l’accueil.
Que vérifier la veille d’un salon professionnel ?: Contrôle l’agencement, les badges, la signalétique, les stands, les livraisons et les stocks. Fais aussi un test de 30 à 60 minutes avec les écrans, microphones, haut-parleurs, prises et scanners.

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