Cómo organizar una feria profesional sin perder el control

Una feria profesional se organiza en una secuencia clara: primero se fijan fecha, horario y espacio; después se confirma la participación y se distribuyen los stands. Cuando el mapa de expositores está cerrado, puedes preparar el programa, el registro, la señalización y la información para visitantes. La última semana debe centrarse en técnica, entregas, acreditaciones y materiales. Los problemas suelen aparecer cuando faltan medidas de los stands, puntos de corriente o datos dietéticos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
2
Confirmar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Registrar a los expositores
2 personas
7
Reunir las dimensiones del stand
8
Actualizar la lista de participantes
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
2 personas
11
Enviar la información de aparcamiento
12
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
13
Asignar puestos a los expositores
2 personas
14
Elaborar el programa
2 personas
15
Coordinar las entregas con los expositores
2 personas
16
Pedir credenciales y pulseras
17
Diseñar la señalización
18
Recoger material promocional
2 personas
19
Comprobar la técnica y los puntos de corriente
2 personas
20
Instruir a los presentadores
2 personas
21
Comprobar el registro de visitantes
22
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
23
Preparar carpetas informativas
2 personas
24
Comprobar las compras
2 personas
25
Preparar el material y los suministros
2 personas
26
Confirmar ubicación y llaves
27
Instruir la recepción de los expositores
2 personas
28
Enfriar las bebidas
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Recibir a los expositores
4 personas
32
Coordinar la carga y descarga
4 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Instalar los paneles del stand
4 personas
35
Numerar los stands
2 personas
36
Colgar señalización
2 personas
37
Montar el mostrador de registro
2 personas
38
Conectar la técnica
2 personas
39
Probar presentaciones
2 personas
40
Montar el buffet de catering
3 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Preparar las acreditaciones
2 personas
43
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas
44
Dar briefing al personal
3 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
46
Registrar a los visitantes
4 personas
47
Repartir acreditaciones
3 personas
48
Apoyar a los expositores
3 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
2 personas
54
Anunciar el programa
55
Coordinar presentaciones
2 personas
56
Manejar luces y sonido
2 personas
57
Informar a los visitantes sobre la salida
2 personas
58
Despedir a los últimos expositores
3 personas

Seguimiento

59
Desmontar los materiales del stand
4 personas
60
Desmontar el mobiliario
4 personas
61
Apagar la técnica
2 personas
62
Empaquetar materiales
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Clasificar y retirar residuos
3 personas
65
Limpiar las salas
4 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Comprobar los objetos prestados
2 personas
68
Empaquetar los envíos de devolución
2 personas
69
Informar a los expositores sobre las devoluciones
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Recoger los objetos olvidados
2 personas
72
Recopilar gastos y facturas
73
Enviar mensaje de agradecimiento
74
Archivar los datos de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 35
Sillascant. 120
Mesas de registrocant. 3
Taburetes de barcant. 12
Paredes para standscant. 35
Percheroscant. 6
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilcant. 3
Pantallas de presentacióncant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyectorcant. 2
Micrófonoscant. 3
Altavocescant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Enrollacablescant. 4
Estaciones de cargacant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Escáneres portátilescant. 3
Maletines de herramientascant. 3

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 150
Vasos para aguacant. 200
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 8
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Pinzascant. 12
Cuencoscant. 20

Decoración

Banderas de la empresacant. 12
Plantascant. 20
Manteles runnerscant. 35
Faldas para mostradorcant. 3
Fondos con logocant. 3
Lanyardscant. 350
Portatarjetas de nombrecant. 350
Números de standcant. 40
Paneles informativoscant. 12
Carteles direccionalescant. 20
Pegatinas para el suelocant. 30

Iluminación

Focos LEDcant. 16
Luces decorativascant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 6

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de la sala antes de asignar los puestos. Pide a cada expositor las medidas exactas del stand y deja pasillos libres para visitantes, entregas y evacuación.
Abre el formulario de inscripción con suficiente antelación y actualiza la lista de participantes al menos una vez por semana. Así detectarás antes los cambios de nombre, las bajas y las preferencias dietéticas.
Prepara el registro y las acreditaciones varios días antes. Comprueba que las tarjetas de nombre, pulseras, carpetas informativas y escáneres correspondan a la lista definitiva.
Haz una prueba técnica completa antes del montaje: portátil, pantallas, proyectores, micrófonos, altavoces, cables alargadores, regletas y puntos de corriente. Lleva también un maletín de herramientas y enrollacables.
Coordina las entregas con cada expositor por escrito, indicando horario, acceso y responsable de recepción. Envía el mapa de visitantes y la información de aparcamiento antes del evento, no el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria profesional?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios expositores. Reserva primero la ubicación, abre después las inscripciones y deja al menos 7 días para cerrar medidas de stands, programa y necesidades técnicas.
¿Cuándo hay que confirmar los stands de una feria?: Recoge las dimensiones de cada stand como mínimo 3 semanas antes. Asigna los puestos cuando la lista de expositores esté suficientemente estable y envía el mapa definitivo al menos 7 días antes.
¿Qué se necesita para el registro de visitantes?: Prepara una mesa de registro, tarjetas de nombre, acreditaciones o pulseras y el sistema de escaneo con 2 o 3 días de margen. Imprime también una lista de respaldo por si falla la conexión o el equipo.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?: Realiza una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, con todos los presentadores si es posible. Comprueba cada pantalla, proyector, micrófono, altavoz, cable y punto de corriente, no solo que el portátil encienda.

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