Eine Fachmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Fachmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen reibungslosen Messetag. Lege zuerst Termin, Raumaufteilung und Ausstellerprozess fest, bevor du Einladungen und Programm veröffentlichst. Danach folgen Anmeldungen, Standplanung, Technik, Catering und Besucherregistrierung. Plane für offene Punkte feste Fristen ein: Besonders Stromanschlüsse, Lieferzeiten, Namensschilder und Parkinformationen werden häufig zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
3
Standbetreiber einladen
2 Personen
4
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Standbetreiber registrieren
2 Personen
7
Standmaße erfassen
8
Teilnehmerliste aktualisieren
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Parkinformationen versenden
12
Besucherplan erstellen
2 Personen
13
Aussteller einteilen
2 Personen
14
Programm zusammenstellen
2 Personen
15
Lieferungen mit Standbetreibern abstimmen
2 Personen
16
Bänder und Armbänder bestellen
17
Beschilderung entwerfen
18
Werbematerial sammeln
2 Personen
19
Technik und Stromanschlüsse prüfen
2 Personen
20
Moderatoren einweisen
2 Personen
21
Besucherregistrierung prüfen
22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
23
Informationsmappen zusammenstellen
2 Personen
24
Einkäufe prüfen
2 Personen
25
Vorräte und Materialien bereitstellen
2 Personen
26
Ort und Schlüssel bestätigen
27
Empfangsablauf für Standbetreiber instruieren
2 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

30
Location öffnen
2 Personen
31
Aussteller empfangen
4 Personen
32
Be- und Entladen begleiten
4 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Standwände aufstellen
4 Personen
35
Stände nummerieren
2 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
38
Technik anschließen
2 Personen
39
Präsentationen testen
2 Personen
40
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
41
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
42
Badges bereitlegen
2 Personen
43
Sicherheitsroute kontrollieren
2 Personen
44
Briefing für Mitarbeitende geben
3 Personen
45
Besucher begrüßen
4 Personen
46
Besucher registrieren
4 Personen
47
Namensschilder ausgeben
3 Personen
48
Standbetreiber unterstützen
3 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
2 Personen
54
Programm ankündigen
55
Präsentationen betreuen
2 Personen
56
Licht und Ton bedienen
2 Personen
57
Besucher über die Abreise informieren
2 Personen
58
Letzte Aussteller verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

59
Standmaterialien abbauen
4 Personen
60
Mobiliar abbauen
4 Personen
61
Technik ausschalten
2 Personen
62
Materialien einpacken
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
65
Räume reinigen
4 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
68
Rücksendungen verpacken
2 Personen
69
Standbetreiber über Rückgaben informieren
70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
71
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
72
Auslagen und Rechnungen sammeln
73
Dankesnachricht versenden
74
Besucherdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 35
StühleAnz. 120
RegistrierungstischeAnz. 3
BarhockerAnz. 12
StandwändeAnz. 35
KleiderständerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 3
PräsentationsbildschirmeAnz. 3
BeamerAnz. 2
BeamerleinwändeAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 15
KabeltrommelnAnz. 4
LadestationenAnz. 3
FunkgeräteAnz. 8
HandscannerAnz. 3
WerkzeugkofferAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 150
WassergläserAnz. 200
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12
KaffeekannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und ServiermesserAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
ZangenAnz. 12
SchälchenAnz. 20

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
PflanzenAnz. 20
TischläuferAnz. 35
TresenröckeAnz. 3
Logo-RückwändeAnz. 3
LanyardsAnz. 350
NamensschildhalterAnz. 350
StandnummernAnz. 40
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 20
BodenaufkleberAnz. 30

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 16
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtstativeAnz. 6

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller einlädst. Bestätige gleichzeitig Raumaufteilung, Standmaße und die Position von Registrierung, Catering und Präsentationsfläche.
Öffne das Anmeldeformular früh und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend. Frage dabei nicht nur Kontaktdaten ab, sondern auch Standgröße, Ernährungswünsche und benötigte Anschlüsse.
Schicke Parkinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe an Aussteller und Besucher. Ergänze Anreisehinweise, Lieferzeiten und eine klare Frist für Standaufbau und Warenanlieferung.
Prüfe Technik und Stromanschlüsse mindestens 3 Tage vorher vor Ort. Teste Laptop, Präsentationsbildschirme, Beamer, Mikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Funkgeräte gemeinsam statt nur die Einzelgeräte zu kontrollieren.
Bereite Registrierung, Namensschilder und Informationsmappen am Vortag vor. Stelle außerdem Standwände, Tische, Stühle, Abfallbehälter, Ladestationen sowie Kaffee- und Wasserversorgung nach einem Raumplan bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Fachmesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. Termin, Location und Standflächen sollten in den ersten 2 Wochen feststehen, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig starten können.
Wann sollte man Aussteller zu einer Fachmesse einladen?: Lade Aussteller spätestens 8 Wochen vor der Messe ein. Setze die Anmeldefrist etwa 4 Wochen vor dem Termin, damit Standmaße, Lieferungen, Technik und die Teilnehmerliste noch eingeplant werden können.
Wann verschickt man die Besucher-Einladungen?: Versende die erste Einladung 4 bis 6 Wochen vor der Fachmesse und eine Erinnerung 7 bis 10 Tage vorher. Parkinformationen und Hinweise zur Besucherregistrierung sollten spätestens eine Woche vor dem Termin vorliegen.
Wann muss die Technik für eine Fachmesse geprüft werden?: Prüfe Stromanschlüsse, Bildschirme, Beamer, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 3 Tage vorher. Führe am Vortag zusätzlich einen vollständigen Funktionstest mit den tatsächlichen Präsentationsgeräten und Kabeln durch.

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