Zo organiseer je een vakantiebeurs zonder losse eindjes

Begin een vakantiebeurs niet met decoratie, maar met de locatie, vergunningen en het aantal exposanten dat je verwacht. Daarna leg je de inschrijving vast, verzamel je dieetwensen en deel je de standplaatsen in. In de laatste weken draait alles om bevestigingen: programma, parkeren, leveringen, badges en bewegwijzering. Op de beursdag heb je een duidelijk openingsmoment, een ontvangstpunt en een korte controle van stroom, stands, catering en materialen nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beurslocatie reserveren
2
Vergunningen aanvragen
3
Exposanten uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Exposantenlijst opstellen
9
Standplaatsen indelen
2 personen
10
Catering bestellen
11
Drankvoorraad berekenen
12
Parkeerinformatie versturen
13
Programma publiceren
14
Badgegegevens controleren
2 personen
15
Bezoekersbadges printen
2 personen
16
Exposantenbadges printen
17
Routeborden voorbereiden
18
Standnummers printen
19
Leveringen bevestigen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Catering voorbereiden
3 personen
23
Beurspakketten klaarleggen
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Leveringen ontvangen
3 personen
26
Standmaterialen uitladen
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Standnummers plaatsen
2 personen
30
Exposantenstands inrichten
8 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Routeborden ophangen
2 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
35
Koffiepunten inrichten
2 personen
36
Techniek testen
2 personen
37
Veiligheidsroutes controleren
2 personen
38
Registratieteam instrueren

Event

39
Exposanten welkom heten
3 personen
40
Bezoekers registreren
4 personen
41
Beursinformatie uitdelen
2 personen
42
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Buffet aanvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten controleren
2 personen
49
Standvragen beantwoorden
2 personen
50
Voorraad controleren
51
Fotomomenten begeleiden
52
Eindmededeling omroepen
53
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

54
Exposanten uitchecken
3 personen
55
Standmaterialen afbreken
6 personen
56
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
57
Decoratie verwijderen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Koelboxen legen
2 personen
60
Afval sorteren
3 personen
61
Locatie schoonmaken
4 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Geleende materialen verzamelen
2 personen
64
Materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Verloren voorwerpen registreren
67
Bezoekersbedankje versturen
68
Exposantenbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Registratiebaliesaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Printer
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Presentatieschermenaantal 4
Fotocamera
Kabelhaspelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Wereldkaartenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Landenvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 30
Plantenaantal 12
Fotowand
Pijlbordenaantal 12
Standnummersaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertraysaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Voedselcontainersaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Communicatie

Bezoekersbadgesaantal 600
Exposantenbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 700
Programmafoldersaantal 600
Standinformatiekaartenaantal 600
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Naamstickersaantal 200
Plakbandaantal 12
Schrijfmateriaalaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn. Houd ruimte vrij voor registratiebalies, buffettafels, looproutes en eventuele presentatieschermen; een te krappe indeling merk je pas bij het opbouwen.
Stuur parkeerinformatie tegelijk met de bevestiging van de aanmelding. Vermeld waar exposanten kunnen laden en lossen en wanneer leveringen worden ontvangen, zodat voertuigen niet tijdens de bezoekersopening voor de ingang staan.
Controleer badgegegevens niet pas bij het printen. Plan een definitieve controle enkele werkdagen vóór de beurs en print bezoekers- en exposantenbadges daarna in aparte stapels, met reservebadges voor correcties op locatie.
Maak per stand een korte leveringscontrole: tafel, stoelen, standnummer, stroompunt en eventuele verlichting. Test laptops, tablets, printer, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opening; een ontbrekende kabel houdt anders direct een hele stand op.
Bereken drank en catering op basis van het programma en het aantal aanwezigen. Zet dranken tijdig koud, houd rekening met verzamelde dieetwensen en plaats afvalbakken bij registratie, catering en de drukste looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vakantiebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, vergunningen en uitnodigingen voor exposanten. Reserveer de laatste 2 weken voor badgecontrole, standindeling, leveringen, catering en bewegwijzering.
Hoe deel je de stands op een vakantiebeurs in?: Maak de indeling zodra je een eerste overzicht van de exposanten hebt en houd brede looproutes rond registratie en catering vrij. Leg de definitieve standnummers uiterlijk 1 week vooraf vast, zodat je borden en communicatie op tijd kunt aanpassen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een vakantiebeurs?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en pas daarna aan op de duur van de beurs en het programma. Bestel extra water en koffie als bezoekers meerdere uren blijven; controleer de voorraad vóór de locatie opengaat.
Wanneer print je de badges voor een vakantiebeurs?: Controleer de badgegegevens 3 tot 5 werkdagen vooraf en print daarna de bezoekers- en exposantenbadges. Leg ze per groep klaar bij de registratiebalie en houd een kleine voorraad blanco of reservebadges beschikbaar voor wijzigingen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.