Eine Urlaubsmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Urlaubsmesse entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Erst Standort und Genehmigungen sichern, dann Aussteller gewinnen und Anmeldungen bearbeiten. Danach teilst du Standplätze ein, veröffentlichst Programm und Parkinformationen und prüfst die Badge-Daten. In den letzten Tagen geht es um Lieferungen, Beschilderung, Catering und die Einsatzbereitschaft vor Ort. Plane außerdem Zeit für vergessene Details wie Ernährungswünsche, kalte Getränke und die Übergabe der Messepakete ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Messestandort reservieren
- 2
Genehmigungen beantragen
- 3
Aussteller einladen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular veröffentlichen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Ausstellerliste erstellen
- 9
Standplätze einteilen
2 Personen
- 10
Catering bestellen
- 11
Getränkevorräte berechnen
- 12
Parkinformationen versenden
- 13
Programm veröffentlichen
- 14
Badge-Daten prüfen
2 Personen
- 15
Besucher-Badges drucken
2 Personen
- 16
Aussteller-Badges drucken
- 17
Routenschilder vorbereiten
- 18
Standnummern drucken
- 19
Lieferungen bestätigen
- 20
Einkaufen gehen
3 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Catering vorbereiten
3 Personen
- 23
Messepakete bereitlegen
2 Personen
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 26
Standmaterialien ausladen
4 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
3 Personen
- 29
Standnummern anbringen
2 Personen
- 30
Ausstellerstände einrichten
8 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 33
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 35
Kaffee-Stationen einrichten
2 Personen
- 36
Technik testen
2 Personen
- 37
Sicherheitswege kontrollieren
2 Personen
- 38
Registrierungsteam einweisen
Event
- 39
Aussteller willkommen heißen
3 Personen
- 40
Besucher registrieren
4 Personen
- 41
Messeinformationen verteilen
2 Personen
- 42
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Buffet auffüllen
2 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 49
Standfragen beantworten
2 Personen
- 50
Bestand prüfen
- 51
Fotomomente begleiten
- 52
Abschlussansage durchgeben
- 53
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 54
Aussteller auschecken
3 Personen
- 55
Messestandmaterial abbauen
6 Personen
- 56
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
- 57
Dekoration entfernen
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 60
Abfall trennen
3 Personen
- 61
Location reinigen
4 Personen
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
- 64
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Restbestand einlagern
2 Personen
- 66
Verlorene Gegenstände erfassen
- 67
Dankeschön an Besucher senden
- 68
Dankeschön an Aussteller verschicken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MessetischeAnz. 30
- StühleAnz. 80
- RegistrierungsschalterAnz. 2
- BarhockerAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- TabletsAnz. 4
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 12
- PowerbanksAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- PräsentationsbildschirmeAnz. 4
- Fotokamera
- KabeltrommelnAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
Dekoration
- WeltkartenAnz. 6
- WimpelkettenAnz. 10
- LänderflaggenAnz. 20
- TischdeckenAnz. 30
- PflanzenAnz. 12
- Fotowand
- WegweiserAnz. 12
- StandnummernAnz. 30
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SuppenkellenAnz. 4
- LebensmittelbehälterAnz. 12
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Kommunikation
- BesucherbadgesAnz. 600
- AusstellerbadgesAnz. 100
- BadgehalterAnz. 700
- ProgrammhefteAnz. 600
- StandinformationskartenAnz. 600
- StifteAnz. 100
- NotizblöckeAnz. 100
- NamensaufkleberAnz. 200
- KlebebandAnz. 12
- SchreibmaterialAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Messestandort und beantrage erforderliche Genehmigungen zuerst. Ohne bestätigten Ort lassen sich Aussteller, Standplätze und Lieferzeiten nicht zuverlässig planen.
- Schließe die Ausstelleranmeldung nicht nur mit einer Liste ab: Erfasse auch Ernährungswünsche, prüfe die Badge-Daten und teile anschließend die Standplätze ein. So müssen Badges und Standnummern nicht kurz vor Beginn neu gedruckt werden.
- Veröffentliche Programm und Parkinformationen, sobald Zeiten und Zufahrt feststehen. Schicke die Hinweise spätestens einige Tage vor der Messe, damit Aussteller Lieferungen und Anreise koordinieren können.
- Berechne Catering und Getränke getrennt nach Ausstellern, Helfern und erwarteten Besuchern. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und lege Geschirr, Messepakete sowie gedruckte Unterlagen vor dem Öffnen der Location bereit.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Erst Lieferungen entgegennehmen, dann Tische, Registrierungsschalter, Technik und Beschilderung prüfen. Öffne die Location früh genug, um Drucker, Laptops, Tablets, Funkgeräte und Verlängerungskabel zu testen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Urlaubsmesse organisieren?
- Beginne mit Standort und Genehmigungen mehrere Monate vor dem Termin. Die Einladung der Aussteller sollte danach folgen, damit für Anmeldung, Standplatzverteilung und Badge-Daten mehrere Wochen bleiben.
- Wann sollten die Aussteller einer Urlaubsmesse eingeladen werden?
- Verschicke die Einladungen, sobald Standort, Termin und grundlegender Ablauf feststehen. Plane mindestens 4 bis 6 Wochen für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die Erstellung der Ausstellerliste ein.
- Wann druckt man die Badges für eine Urlaubsmesse?
- Prüfe die Badge-Daten nach Ende der Anmeldefrist und drucke Besucher- und Aussteller-Badges erst danach. Lass mindestens einen Arbeitstag für Korrekturen und die Sortierung an der Registrierung ein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Urlaubsmesse?
- Plane für Aufbau und technische Prüfung mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass ein. Darin sollten Lieferungen, Standnummern, Wegweiser, Präsentationsbildschirme, Beleuchtung und Registrierung enthalten sein.
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