Cómo organizar una feria de vacaciones sin perder el control

Una feria de vacaciones necesita más coordinación que una simple jornada de exposición: hay que cuadrar permisos, expositores, puestos, catering y entregas. Empieza reservando el recinto y fijando las fechas límite de inscripción; después podrás cerrar el plano, el programa y las cantidades. La acreditación, el aparcamiento y la señalización suelen llegar tarde si se dejan para el final. Este orden te permite llegar al montaje con la información comprobada y el material preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la feria
2
Solicitar permisos
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Publicar el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Preparar la lista de expositores
9
Asignar puestos
2 personas
10
Pedir el catering
11
Calcular las existencias de bebidas
12
Enviar la información de aparcamiento
13
Publicar el programa
14
Comprobar los datos de la acreditación
2 personas
15
Imprimir acreditaciones de visitantes
2 personas
16
Imprimir las acreditaciones de los expositores
17
Preparar señales de ruta
18
Imprimir números de stand
19
Confirmar entregas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar las bebidas
2 personas
22
Preparar el catering
3 personas
23
Preparar los paquetes de feria
2 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Recibir entregas
3 personas
26
Descargar los materiales del stand
4 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Colocar números de stand
2 personas
30
Montar los stands de los expositores
8 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Colgar los carteles de ruta
2 personas
33
Montar el mostrador de registro
2 personas
34
Montar el bufé de catering
3 personas
35
Montar puntos de café
2 personas
36
Probar la técnica
2 personas
37
Comprobar las rutas de seguridad
2 personas
38
Instruir al equipo de registro

Evento

39
Dar la bienvenida a los expositores
3 personas
40
Registrar a los visitantes
4 personas
41
Repartir la información de la feria
2 personas
42
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
43
Servir café y té
2 personas
44
Servir aperitivos
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Reponer el bufé
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Comprobar los baños
2 personas
49
Responder a las preguntas del stand
2 personas
50
Comprobar el inventario
51
Coordinar los momentos fotográficos
52
Anunciar el mensaje final
53
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

54
Registrar a los expositores
3 personas
55
Desmontar los materiales del stand
6 personas
56
Recoger mesas y sillas
4 personas
57
Retirar la decoración
3 personas
58
Lavar la vajilla
3 personas
59
Vaciar neveras portátiles
2 personas
60
Clasificar residuos
3 personas
61
Limpiar el lugar
4 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Recoger el material prestado
2 personas
64
Devolver los materiales
2 personas
65
Guardar el stock restante
2 personas
66
Registrar objetos perdidos
67
Enviar agradecimiento a los visitantes
68
Enviar un agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 30
Sillascant. 80
Mostradores de registrocant. 2
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresora
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Pantallas de presentacióncant. 4
Cámara de fotos
Enrollacablescant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Iluminación ambientalcant. 6

Decoración

Mapas del mundocant. 6
Guirnaldascant. 10
Banderas de paísescant. 20
Mantelescant. 30
Plantascant. 12
Photowall
Carteles direccionalescant. 12
Números de standcant. 30

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharones para sopacant. 4
Contenedores de alimentoscant. 12

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Comunicación

Credenciales para visitantescant. 600
Credenciales de expositorcant. 100
Portabadgescant. 700
Folletos del programacant. 600
Tarjetas informativas del standcant. 600
Bolígrafoscant. 100
Bloc de notascant. 100
Pegatinas con nombrecant. 200
Cinta adhesivacant. 12
Material de escrituracant. 20

Catering

Compras

Consejos

Reserva el recinto y solicita los permisos antes de abrir las inscripciones. Sin una fecha y un aforo confirmados, no puedes asignar puestos ni comunicar horarios fiables a los expositores.
Cierra las inscripciones antes de preparar el plano. Recoge también las preferencias dietéticas y usa la lista definitiva para asignar puestos, imprimir números de stand y pedir el catering.
Publica el programa y la información de aparcamiento varios días antes de la feria. Incluye la hora de apertura, el acceso para expositores y las indicaciones para visitantes, no solo la dirección.
Comprueba los datos de las acreditaciones antes de imprimirlas. Prepara por separado las de visitantes y expositores, y deja tiempo para corregir nombres, duplicados o cambios de última hora.
Programa las entregas antes del día del evento y confirma cada una. En la víspera enfría las bebidas, prepara los paquetes de feria y verifica cables, regletas, baterías y walkie-talkies antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de vacaciones?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, solicitar permisos e invitar a los expositores. Deja cerradas las inscripciones y el plano de puestos aproximadamente 3 semanas antes.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los expositores?: Ciérralas entre 2 y 3 semanas antes de la feria. Así tendrás tiempo para revisar preferencias dietéticas, asignar puestos, imprimir los números de stand y publicar el programa definitivo.
¿Cuántas bebidas calcular para una feria de vacaciones?: Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por cada hora adicional. Ajusta la cantidad según la duración, el calor y si también sirves café o catering.
¿Cuándo preparar las acreditaciones y la señalización?: Comprueba los datos de acreditación unos 7 días antes e imprime las acreditaciones definitivas entre 3 y 5 días antes. Prepara los carteles direccionales y los números de stand como mínimo la víspera, junto con el plano de circulación.

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