Organiser un salon des vacances sans rien laisser au dernier moment

Un salon des vacances demande surtout une bonne séquence de préparation. Commencez par réserver le lieu et obtenir les autorisations, puis structurez les inscriptions des exposants avant de répartir les stands. Les détails qui posent le plus souvent problème arrivent ensuite : besoins alimentaires, badges, livraisons, signalétique, branchements et accueil. Ce plan de 68 tâches vous permet d’avancer étape par étape, jusqu’à l’ouverture des portes et à la réception des livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du salon
2
Demander les autorisations
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la liste des exposants
9
Répartir les emplacements
2 personnes
10
Commander le catering
11
Calculer les stocks de boissons
12
Envoyer les infos de parking
13
Publier le programme
14
Vérifier les informations du badge
2 personnes
15
Imprimer les badges des visiteurs
2 personnes
16
Imprimer les badges exposants
17
Préparer les panneaux de direction
18
Imprimer les numéros de stand
19
Confirmer les livraisons
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer le service traiteur
3 personnes
23
Préparer les kits du salon
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Réception des livraisons
3 personnes
26
Décharger le matériel du stand
4 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Placer les numéros des stands
2 personnes
30
Aménager les stands des exposants
8 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Monter le buffet traiteur
3 personnes
35
Aménager les points café
2 personnes
36
Tester la technique
2 personnes
37
Contrôler les itinéraires de sécurité
2 personnes
38
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
41
Distribuer les informations du salon
2 personnes
42
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
2 personnes
49
Répondre aux questions du stand
2 personnes
50
Vérifier les stocks
51
Encadrer les séances photo
52
Diffuser le message de fin
53
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

54
Faire le départ des exposants
3 personnes
55
Démonter le matériel du stand
6 personnes
56
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Vider les glacières
2 personnes
60
Trier les déchets
3 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
64
Retourner les matériels
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
68
Envoyer un message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Chaisesqté 80
Bureaux d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Écrans de présentationqté 4
Appareil photo
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Cartes du mondeqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Drapeaux des paysqté 20
Nappesqté 30
Plantesqté 12
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de standqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Communication

Badges visiteursqté 600
Badges des exposantsqté 100
Porte-badgesqté 700
Brochures du programmeqté 600
Fiches d’information des standsqté 600
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Étiquettes nominativesqté 200
Ruban adhésifqté 12
Matériel d’écritureqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le lieu et les autorisations, puis lancez les invitations aux exposants. Attendez d’avoir traité les inscriptions avant d’attribuer les emplacements : le nombre de stands et les besoins électriques peuvent encore changer.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 7 jours pour finaliser la liste des exposants, le plan des stands et la commande du traiteur.
Préparez les badges visiteurs et exposants séparément, puis vérifiez les informations avant impression. Imprimez-les au moins 2 jours avant le salon afin de garder une marge pour les corrections et les inscriptions tardives.
Ne vous contentez pas d’installer les tables : comptez les rallonges, multiprises, batteries externes et lampes LED selon les stands qui en ont besoin. Testez les ordinateurs, tablettes, imprimante et écrans avant l’arrivée des exposants.
Organisez la matinée d’ouverture autour des livraisons et de l’accueil. Confirmez chaque livraison la veille, mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’ouverture et gardez des talkies-walkies pour coordonner l’équipe sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des vacances ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à réserver le lieu et obtenir les autorisations, puis il faut garder au moins 2 semaines pour les inscriptions, le plan des stands, les badges et les livraisons.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon des vacances ?: Envoyez les invitations dès que le lieu et la date sont confirmés, de préférence 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le salon pour pouvoir répartir les emplacements et publier le programme.
Quand imprimer les badges des visiteurs et des exposants ?: Vérifiez les informations 3 à 5 jours avant l’ouverture, puis imprimez les badges au plus tard 2 jours avant. Gardez quelques badges vierges ou une solution d’impression sur place pour les changements de dernière minute.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il préparer la restauration et les boissons ?: Réceptionnez les livraisons et préparez le service traiteur le jour même selon les horaires convenus. Mettez les boissons au frais environ 3 heures avant l’ouverture et vérifiez les stocks juste avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.