Zo organiseer je een unpluggedconcert zonder verrassingen

Begin met datum, locatie en artiesten; daarna leg je vergunningen, reserveringen en techniek vast. Bij een unpluggedconcert draait veel om verstaanbaar geluid, rustige podiumverlichting en een publieksopstelling die past bij de ruimte. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vroeg, zodat je catering en stoelen niet op de gok regelt. Werk vervolgens toe naar één draaiboek met toegang, opbouw, programma en contactgegevens.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Artiesten vastleggen
3
Reserveringen maken
4
Vergunningen controleren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Programma publiceren
9
Artiesteninformatie versturen
10
Techniek afstemmen
2 personen
11
Catering aantallen bepalen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
13
Routebeschrijving versturen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Materialen inventariseren
2 personen
16
Ontbrekende materialen huren
17
Draaiboek afdrukken
18
Naambadges maken
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Locatie inspecteren
2 personen
23
Sleutels en toegang regelen
24
Werkzones afzetten
2 personen
25
Podiumvloer opbouwen
4 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Verlichting plaatsen
2 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
31
Microfoons aansluiten
2 personen
32
Instrumenten klaarzetten
3 personen
33
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Entreebalie inrichten
2 personen
37
Programma's neerleggen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen

Event

39
Artiesten ontvangen
2 personen
40
Bezoekers verwelkomen
3 personen
41
Aanmeldingen afvinken
2 personen
42
Programma toelichten
43
Openingsoptreden begeleiden
2 personen
44
Dranken serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet schoonhouden
2 personen
48
Artiesten begeleiden
49
Optredens aankondigen
50
Pauze begeleiden
2 personen
51
Microfoons wisselen
2 personen
52
Publiek informeren
53
Hoofdoptreden begeleiden
3 personen
54
Verlichting bedienen
55
Geluidsniveau bewaken
56
Afsluiting aankondigen
57
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

59
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
60
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
61
Apparatuur demonteren
3 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval sorteren
2 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Overgebleven catering koelen
2 personen
69
Materialen terugbrengen
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Apparatuur retourneren
2 personen
72
Artiesten uitbetalen
73
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Biertafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Krukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 6

Apparatuur

Akoestische gitarenaantal 4
Gitaarstandaardsaantal 4
Microfoonsaantal 5
Microfoonstandaardsaantal 5
Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Monitor speakersaantal 2
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 10
Tafelmicrofoonsaantal 2

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Broodmessenaantal 2
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Menubordenaantal 4
Artiestenbordjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Pijlbordjesaantal 8
Kleedkamerhangersaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Poetsdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de opbouwdag. Stem microfoons, DI-boxen, mengpaneel, actieve speakers, monitors en kabels vooraf met de artiesten af en reserveer tijd voor een soundcheck.
Maak de publieksopstelling vóór je catering bestelt. Tel stoelen, krukken en tafels op basis van de aanmeldingen en houd ruimte vrij voor kabelgoten, werkzones en veilige looproutes.
Verstuur artiesteninformatie en routebeschrijving uiterlijk één week vooraf. Vermeld ook waar de kleedkamer is, wanneer de soundcheck begint en wie bij aankomst de sleutel of toegang regelt.
Controleer de verlichting bij de locatie-inspectie, niet alleen op papier. Test LED-podiumlampen, sfeerlampen en lichtslingers in de zaal en leg reservebatterijen apart klaar.
Druk het draaiboek uiterlijk één dag vooraf af en geef een exemplaar aan iedere verantwoordelijke. Noteer daarin contactpersonen, vrijwilligersindeling, opbouwvolgorde, programma en het moment waarop dranken gekoeld en hapjes voorbereid zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een unpluggedconcert organiseren?: Leg datum, locatie en artiesten bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer in dezelfde periode vergunningen en reserveringen; uitnodigingen kunnen daarna worden verstuurd.
Hoeveel techniek heb je nodig voor een unpluggedconcert?: Voor een kleine bezetting reken je minimaal op microfoons en standaards, een mengpaneel, actieve speakers, monitor speakers, DI-boxen en passende XLR- en jackkabels. Plan daarnaast minstens 60 tot 90 minuten voor opbouw en soundcheck.
Wanneer moet ik het aantal gasten en de catering vastleggen?: Maak een eerste schatting zodra de aanmeldingen openen en leg de definitieve aantallen 5 tot 7 dagen vooraf vast. Verzamel dieetwensen in dezelfde termijn, zodat hapjes, borden, vorken en messen gericht kunnen worden klaargezet.
Wanneer stuur ik artiesten de praktische informatie?: Stuur artiesteninformatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Bevestig daarin het programma, de aankomsttijd, route, soundcheck, beschikbare apparatuur en de contactpersoon op de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.