Ein Unplugged-Konzert organisieren – der Ablauf
Bei einem Unplugged-Konzert entscheidet nicht nur die Musik über den Abend, sondern auch eine früh geklärte Akustik- und Ablaufplanung. Lege zuerst Termin, Ort und Künstler fest, bevor du Einladungen und Reservierungen verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Abstimmung von Bühne und Technik. In den letzten Tagen geht es vor allem um Zugang, Material, Getränke, Snacks und einen verlässlichen Aufbauplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Künstler festlegen
- 3
Reservierungen vornehmen
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Programm veröffentlichen
- 9
Künstlerinformationen versenden
- 10
Technik abstimmen
2 Personen
- 11
Catering-Mengen festlegen
2 Personen
- 12
Freiwillige einteilen
- 13
Wegbeschreibung versenden
- 14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 15
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 16
Fehlende Materialien ausleihen
- 17
Drehbuch ausdrucken
- 18
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Location inspizieren
2 Personen
- 23
Schlüssel und Zugang organisieren
- 24
Arbeitsbereiche absperren
2 Personen
- 25
Bühnenboden aufbauen
4 Personen
- 26
Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Tische aufstellen
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 30
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 31
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 32
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 33
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 35
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 36
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 37
Programme auslegen
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Event
- 39
Künstler empfangen
2 Personen
- 40
Besucher begrüßen
3 Personen
- 41
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 42
Programm vorstellen
- 43
Eröffnungsauftritt begleiten
2 Personen
- 44
Getränke servieren
3 Personen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet sauber halten
2 Personen
- 48
Künstler betreuen
- 49
Auftritte ankündigen
- 50
Pause betreuen
2 Personen
- 51
Mikrofone wechseln
2 Personen
- 52
Publikum informieren
- 53
Hauptauftritt begleiten
3 Personen
- 54
Beleuchtung bedienen
- 55
Lautstärke überwachen
- 56
Abschluss ankündigen
- 57
Verabschiedung der Gäste
3 Personen
- 58
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 59
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
- 60
Anlage ausschalten
2 Personen
- 61
Geräte abbauen
3 Personen
- 62
Geschirr sammeln
3 Personen
- 63
Abfall trennen
2 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Toiletten reinigen
2 Personen
- 67
Dekoration entfernen
2 Personen
- 68
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
- 69
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 72
Künstler auszahlen
- 73
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- BiertischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- UmkleidetischeAnz. 2
- HockerAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 6
Ausstattung
- AkustikgitarrenAnz. 4
- GitarrenständerAnz. 4
- MikrofoneAnz. 5
- MikrofonständerAnz. 5
- Mischpult
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- MonitorlautsprecherAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 4
- XLR-KabelAnz. 8
- JackkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 10
- TischmikrofoneAnz. 2
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- BühnentücherAnz. 4
- MenükartenAnz. 4
- Künstler-SchilderAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 8
- WegweiserAnz. 8
- UmkleidebügelAnz. 12
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- PutztücherAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Technik spätestens zwei Wochen vor dem Konzert mit den Künstlern: Für Akustikgitarren, Mikrofone, DI-Boxen und Monitorlautsprecher muss feststehen, wer welches Equipment mitbringt und welche Anschlüsse benötigt werden.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass. Der Bühnenboden, Bühnenelemente, Kabelkanäle und LED-Bühnenlichter sollten mindestens 3 Stunden vor Beginn bereitstehen, damit ein Soundcheck nicht mit dem Eintreffen der Gäste kollidiert.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer Liste und schließe die Catering-Mengen 5 bis 7 Tage vorher ab. Vergiss dabei nicht, Wasser- und Weingläser sowie Teller, Gabeln und Messer separat zu zählen.
- Schicke Künstlerinnen und Künstlern spätestens 7 Tage vorher Programm, Wegbeschreibung, Zugangsinformationen und die vereinbarte Technik. Gerade Schlüsselübergabe, Umkleide und Stellplätze für Gitarrenständer werden sonst oft erst am Veranstaltungstag geklärt.
- Inventarisiere Materialien 3 bis 5 Tage vor dem Konzert und leihe Fehlendes rechtzeitig aus. Ersatzbatterien, zusätzliche Verlängerungskabel und Namensschilder fehlen häufig nicht auf der Einkaufsliste, sondern werden schlicht zu spät geprüft.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Unplugged-Konzert planen?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Künstlern. Genehmigungen, Reservierungen und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
- Wann sollte der Soundcheck bei einem Unplugged-Konzert stattfinden?
- Plane den Soundcheck etwa 90 Minuten vor dem Einlass und halte davor mindestens 90 Minuten für den Bühnen- und Technikaufbau frei. So bleiben rund 30 Minuten Puffer für Kabel, Monitore oder Mikrofonprobleme.
- Wie viel Catering braucht man für ein Unplugged-Konzert?
- Für das erste Veranstaltungsstündchen kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Snacks und Teller legst du anhand der bestätigten Anmeldungen plus 10 Prozent Reserve fest.
- Wann verschickt man die Künstlerinformationen?
- Sende Programm, Anfahrt, Zugang, Zeitplan und Technik spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 2 bis 3 Tagen, damit offene Anschlüsse oder Sonderwünsche noch geklärt werden können.
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