Organiser un concert unplugged, étape par étape

Un concert unplugged repose sur une préparation plus précise qu’il n’y paraît : le public entend chaque détail, des voix aux bruits de câbles. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis réservez les artistes avant de construire le déroulé technique et l’accueil du public. Prévoyez les autorisations, les inscriptions, la restauration et les besoins des artistes dans le même calendrier. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, refroidir les boissons et rendre le montage fluide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les artistes
3
Faire les réservations
4
Vérifier les autorisations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Publier le programme
9
Envoyer les informations sur les artistes
10
Coordonner la technique
2 personnes
11
Déterminer les quantités pour la restauration
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
13
Envoyer les indications d'accès
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Inventorier le matériel
2 personnes
16
Louer les matériels manquants
17
Imprimer le déroulé
18
Créer les badges nominatifs
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Inspecter le lieu
2 personnes
23
Organiser les clés et l’accès
24
Balisier les zones de travail
2 personnes
25
Monter le plancher de scène
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Installer l’éclairage
2 personnes
30
Installer le système de sonorisation
3 personnes
31
Brancher les microphones
2 personnes
32
Installer les instruments
3 personnes
33
Effectuer la vérification du son
4 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
37
Déposer les programmes
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

39
Accueillir les artistes
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Cocher les inscriptions
2 personnes
42
Présenter le programme
43
Encadrer la représentation d’ouverture
2 personnes
44
Servir les boissons
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Maintenir le buffet propre
2 personnes
48
Accompagner les artistes
49
Annoncer les spectacles
50
Encadrer la pause
2 personnes
51
Changer les microphones
2 personnes
52
Informer le public
53
Encadrer la prestation principale
3 personnes
54
Gérer l’éclairage
55
Surveiller le niveau sonore
56
Annoncer la clôture
57
Dire au revoir aux visiteurs
3 personnes
58
Rassembler les objets trouvés

Suivi

59
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
60
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
61
Démonter l’équipement
3 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Trier les déchets
2 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Refroidir le catering restant
2 personnes
69
Rapporter le matériel
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Retourner le matériel
2 personnes
72
Payer les artistes
73
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables de bièreqté 8
Tables de buffetqté 4
Tables de logeqté 2
Tabouretsqté 8
Éléments de podiumqté 6

Équipement

Guitares acoustiquesqté 4
Supports de guitareqté 4
Microphonesqté 5
Pieds de microqté 5
Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Surveiller les enceintesqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Goulottes de câblesqté 10
Microphones de tableqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Poubellesqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Panneaux de menuqté 4
Panneaux d'artisteqté 6
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 8
Cintres pour vestiaireqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les artistes en premier, idéalement plusieurs semaines avant le concert. Sans ces trois confirmations, les invitations et le programme restent provisoires.
Pour chaque musicien, recueillez au moins une semaine à l’avance les besoins en microphones, pieds, boîtiers DI, câbles et alimentation. Un concert acoustique ne signifie pas qu’il peut se passer de sonorisation.
Faites un plan de scène avant le montage : emplacement des guitares, microphones, retours, éléments de podium et passages de câbles. Testez chaque ligne audio avant l’arrivée du public, puis gardez des câbles et des piles de rechange accessibles.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires dès leur réception. Pour les boissons, prévoyez 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajustez les achats selon la durée prévue.
Le jour J, inspectez le lieu avant l’ouverture : accès, clés, zones de travail, éclairage et circulation. Imprimez le déroulé et les indications d’accès ; les bénévoles ne doivent pas dépendre d’un seul téléphone chargé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert unplugged ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour réserver les artistes, confirmer le lieu, vérifier les autorisations et envoyer les invitations. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, le refroidissement des boissons, l’inventaire et les tests techniques.
Quand faut-il tester la sonorisation d’un concert acoustique ?: Faites un test complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public, avec les microphones, la table de mixage, les boîtiers DI, les enceintes et les câbles. Réservez ensuite 30 minutes pour corriger un niveau ou remplacer un élément défaillant.
Combien de boissons prévoir pour un concert unplugged ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson supplémentaire par personne et par heure. Ajoutez une marge de 10 % si la durée ou le nombre d’inscrits peut encore varier.
Que faut-il préparer la veille d’un concert acoustique ?: La veille, vérifiez la liste des courses et le matériel, louez les éléments manquants, imprimez le déroulé et préparez les badges. Refroidissez les boissons au moins 12 heures avant le début si votre capacité de réfrigération le permet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.