Cómo organizar un concierto acústico sin improvisar

Organizar un concierto acústico requiere coordinar artistas, espacio, sonido y atención al público en un orden preciso. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los permisos; después confirma a los artistas y define las necesidades técnicas. Durante las semanas previas tendrás que gestionar inscripciones, preferencias dietéticas, voluntarios y compras. El día del concierto, reserva tiempo para revisar el acceso, montar el escenario, probar micrófonos y cables y dejar listas las bebidas y los aperitivos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Confirmar a los artistas
3
Hacer reservas
4
Comprobar permisos
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Publicar el programa
9
Enviar la información de los artistas
10
Coordinar la técnica
2 personas
11
Determinar cantidades de catering
2 personas
12
Asignar voluntarios
13
Enviar indicaciones
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Inventariar materiales
2 personas
16
Alquilar los materiales que faltan
17
Imprimir el plan de trabajo
18
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Inspeccionar el lugar
2 personas
23
Gestionar llaves y acceso
24
Delimitar zonas de trabajo
2 personas
25
Montar el suelo del escenario
4 personas
26
Colocar las sillas
4 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Instalar la iluminación
2 personas
30
Montar el sistema de sonido
3 personas
31
Conectar los micrófonos
2 personas
32
Preparar los instrumentos
3 personas
33
Realizar la prueba de sonido
4 personas
34
Montar el buffet de catering
3 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Montar el mostrador de entrada
2 personas
37
Colocar los programas
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas

Evento

39
Recibir a los artistas
2 personas
40
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
41
Marcar las inscripciones
2 personas
42
Presentar el programa
43
Coordinar la actuación de apertura
2 personas
44
Servir las bebidas
3 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Mantener limpio el buffet
2 personas
48
Acompañar a los artistas
49
Anunciar las actuaciones
50
Gestionar la pausa
2 personas
51
Cambiar micrófonos
2 personas
52
Informar al público
53
Coordinar la actuación principal
3 personas
54
Manejar la iluminación
55
Vigilar el nivel de sonido
56
Anunciar el cierre
57
Despedirse de los visitantes
3 personas
58
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

59
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
60
Apagar el sistema de sonido
2 personas
61
Desmontar el equipo
3 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Clasificar residuos
2 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Retirar la decoración
2 personas
68
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
69
Devolver los materiales
2 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Devolver el equipo
2 personas
72
Pagar a los artistas
73
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas de cervezacant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de vestuariocant. 2
Taburetescant. 8
Piezas de escenariocant. 6

Equipo

Guitarras acústicascant. 4
Soportes para guitarracant. 4
Micrófonoscant. 5
Soportes para micrófonocant. 5
Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Supervisar a los ponentescant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 8
Cables jackcant. 6
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Canaletas para cablescant. 10
Micrófonos de mesacant. 2

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 4
Papeleracant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Carteles del menúcant. 4
Placas de los artistascant. 6
Arreglos floralescant. 8
Carteles de flechascant. 8
Perchas del vestuariocant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de enviar invitaciones. Deja al menos 2 semanas para resolver restricciones de acceso, aforo o uso de equipos.
Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito y compártelas con la persona responsable del sonido al menos 7 días antes. Confirma especialmente micrófonos, cajas DI, soportes y conexiones.
Haz una prueba de sonido antes de que llegue el público y comprueba cada micrófono, guitarra, altavoz, regleta y alargador. Protege los cables en las zonas de paso con canaletas para evitar tropiezos.
Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas con antelación. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir las puertas, no durante la actuación.
Asigna responsables concretos para llaves, acceso, artistas, técnica y buffet. Imprime el plan de trabajo y llega con tiempo suficiente para delimitar las zonas, montar el suelo del escenario y hacer una inspección final del lugar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto acústico?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Así tendrás tiempo para confirmar artistas, reservar el espacio, comprobar permisos, gestionar inscripciones y alquilar el material que falte.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Hazla el mismo día, antes de la llegada del público, y reserva como mínimo 60 minutos. Comprueba cada micrófono, guitarra, caja DI, cable, altavoz y luz de escenario.
¿Cuántas bebidas necesito para un concierto acústico?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para artistas y equipo. Ajusta la cantidad según la duración, el clima y las inscripciones confirmadas.
¿Qué se suele olvidar al organizar un concierto acústico?: Lo que más se retrasa son los permisos, las llaves, los cables adecuados y las baterías de repuesto. Verifícalos 7 días antes y vuelve a revisar el inventario durante el montaje.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.