Zo organiseer je een universiteit open dag

Begin niet met de uitnodiging, maar met het programma en de campusroute. Reserveer eerst de ruimtes, bepaal hoeveel bezoekers je per rondleiding of workshop aankunt en leg daarna de inschrijving vast. Werk vervolgens de publieksinformatie, techniek en bezetting uit. Een open dag loopt vooral vast wanneer presentaties niet zijn getest, bewegwijzering ontbreekt of studentambassadeurs geen duidelijke tijdslots hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldformulier publiceren
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Ruimtes reserveren
6
Rondleidingen plannen
2 personen
7
Workshops inplannen
2 personen
8
Presentatoren informeren
9
Studentambassadeurs inroosteren
2 personen
10
Route door campus vastleggen
2 personen
11
Toegankelijkheid controleren
2 personen
12
Parkeerinformatie controleren
13
Vluchtroutes controleren
2 personen
14
Plattegronden ontwerpen
15
Programmaoverzicht maken
16
Bewegwijzering ontwerpen
17
Naambadges voorbereiden
3 personen
18
Informatiemappen samenstellen
4 personen
19
Aanwezigheidslijsten printen
20
Workshoppakketten samenstellen
4 personen
21
Presentaties verzamelen
22
Presentaties testen
2 personen
23
Catering bestellen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Koelers vullen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Tafels opstellen
5 personen
29
Stoelen plaatsen
5 personen
30
Registratiebalie inrichten
3 personen
31
Infostands inrichten
8 personen
32
Workshopruimtes inrichten
6 personen
33
Projectoren aansluiten
3 personen
34
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
35
Bewegwijzering ophangen
4 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Materialen per stand klaarzetten
6 personen
38
Sanitaire voorzieningen aanvullen
2 personen
39
Registratieteam instrueren
2 personen
40
Ambassadeurs instrueren
2 personen
41
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

42
Bezoekers ontvangen
6 personen
43
Bezoekers registreren
5 personen
44
Programma uitdelen
3 personen
45
Vragen bij infobalie beantwoorden
4 personen
46
Rondleidingen begeleiden
8 personen
47
Workshops begeleiden
10 personen
48
Presentaties begeleiden
3 personen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Buffet schoon en gevuld houden
3 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
55
Gevonden voorwerpen registreren
56
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Apparatuur uitschakelen
3 personen
58
Informatiemateriaal verzamelen
4 personen
59
Servies afwassen
4 personen
60
Buffet afbreken
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Bewegwijzering verwijderen
4 personen
64
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
65
Ruimtes schoonmaken
5 personen
66
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
67
Materialen terugbrengen
4 personen
68
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
69
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen overdragen
71
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 320
Statafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 24
Opbergkrattenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Tabletsaantal 6
Projectorenaantal 4
Projectieschermenaantal 4
Draagbare speakersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
HDMI-kabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 16
Laptopladersaantal 8
USB-sticksaantal 6
Kabelgotenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Glazenaantal 250
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Koffiekopjesaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 12
Serveertangenaantal 16
Thermoskannenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Broodmessenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Etiketten voor allergenenaantal 100

Decoratie

Universiteitsvlaggenaantal 12
Decoratieve bannersaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 24
Posterstandaardsaantal 20
Pijlbordenaantal 35
Infobordenaantal 20
Badgehoudersaantal 80
Lanyardsaantal 80

Verlichting

LED-tafellampenaantal 12
LED-lichtsnoerenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 18
Recyclingbakkenaantal 8
Moppenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Markeerlintaantal 4
Gaffertapeaantal 12

Papierwaren

Printpapieraantal 10
Pennenaantal 80
Klembordenaantal 12
Naamstickersaantal 400
Notitieblokkenaantal 100
Kleurstiftenaantal 12
Scharenaantal 8
Lijmstiftenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen en workshops in tijdsloten van 30 tot 60 minuten en houd ruimte voor 10 tot 15 minuten wisseltijd. Zo voorkom je opstoppingen bij lokalen en start een volgende groep niet te laat.
Leg de route vast voordat je plattegronden en bewegwijzering maakt. Controleer daarna in één ronde de toegankelijkheid, vluchtroutes en parkeerinformatie; bezoekers missen anders vooral de ingang of een lokaal op een andere verdieping.
Stuur presentatoren uiterlijk 7 dagen vooraf het programma en verzamel hun presentaties op één plek. Test projectoren, projectieschermen, HDMI-kabels, microfoons en laptops minstens 1 dag voor de open dag in de betreffende ruimtes.
Maak per workshop of rondleiding een eigen aanwezigheidslijst en neem 10 procent extra naambadges en informatiemappen mee. Print de lijsten niet pas op de ochtend zelf, omdat wijzigingen in aanmeldingen dan moeilijk te verwerken zijn.
Regel catering op basis van het verwachte aantal bezoekers plus ongeveer 10 procent reserve. Zet koffie, water en koeling per ontvangstpunt klaar en controleer vóór opening of thermoskannen, bekers, servies en serveermiddelen compleet zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een universiteit open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met ruimtes, route en programma. Plan de technische test en de definitieve bezetting uiterlijk 1 week voor de open dag.
Hoeveel tijd plan je tussen rondleidingen op een open dag?: Plan 10 tot 15 minuten tussen twee rondleidingen. Bij een route met meerdere gebouwen is 20 minuten wisseltijd veiliger, zodat groepen elkaar niet kruisen en de gids kan aansluiten.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een universiteit open dag?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en sluit de inschrijving enkele dagen voor het evenement als je aantallen moet doorgeven. Stuur ingeschreven bezoekers 3 tot 5 dagen vooraf route-, parkeer- en programma-informatie.
Hoeveel studentambassadeurs heb je nodig voor een open dag?: Reken minimaal 1 ambassadeur per ontvangstpunt en per rondleidinggroep, plus 2 tot 3 mensen voor routevragen en onverwachte uitval. Plan bij drukke tijdsloten een reserve van ongeveer 10 procent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.