Einen Universitätstag der offenen Tür organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst die Besucherführung fest: Vom Empfang bis zu den Workshops sollte jeder Abschnitt eine klare Station, einen Raum und eine verantwortliche Person haben. Plane die Route so, dass sie auch bei schlechtem Wetter und für Menschen mit eingeschränkter Mobilität funktioniert.
• Schließe die Anmeldung nicht mit dem Absenden des Formulars ab. Erfasse Ernährungswünsche, drucke Anwesenheitslisten aus und übertrage die erwarteten Zahlen spätestens eine Woche vorher an Räume, Catering und Workshopteams.
• Teste Präsentationen und Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Projektoren, Funkmikrofone, HDMI-Kabel, Ladegeräte und Lautsprecher mindestens einen Werktag vorher in den jeweiligen Räumen.
• Gib Studierendenbotschaftern und Sprechern einen konkreten Einsatzplan. Eine kurze Einweisung mit Treffpunkt, Schichtzeit, Route und Notfallkontakt verhindert, dass am Empfang oder vor den Workshops Lücken entstehen.
• Beschilderung, Namensschilder und Informationsmappen gehören in eine eigene Ausgabestation. Bereite sie spätestens am Vortag vor und lege zusätzlich Klebeband, Kabelkanäle sowie Aufbewahrungsboxen für Material und Technik bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür an der Universität planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Räumen, Anmeldeformular, Programm und Campusroute. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Führungen, Workshops, Sprecher und Studierendenbotschafter feststehen.

Wie viele Helfer braucht ein Universitätstag der offenen Tür?

Plane pro Besuchergruppe mindestens eine betreuende Person für Empfang und Orientierung ein. Zusätzlich braucht jeder Workshop und jede Führung eine feste Ansprechperson; teile die Helfer in Schichten von etwa 3 bis 4 Stunden ein.

Wann sollte das Catering für den Tag der offenen Tür bestellt werden?

Bestelle das Catering etwa 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldungen eine belastbare Teilnehmerzahl ergeben. Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin an den Anbieter weitergeben.

Was muss man am Veranstaltungstag bei der Technik prüfen?

Kontrolliere vor dem ersten Programmpunkt jeden Projektor, jedes Mikrofon und alle Präsentationen im vorgesehenen Raum. Rechne pro Raum mit 15 bis 20 Minuten für den Funktionstest und halte Ersatzkabel sowie Ladegeräte bereit.