Cómo organizar una jornada de puertas abiertas universitaria
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando se planifica como un recorrido, no como una suma de actividades. Empieza por reservar los espacios y fijar el aforo; después ordena las inscripciones, las visitas guiadas y los talleres. En paralelo, prepara la ruta por el campus, la accesibilidad y la información de aparcamiento. Durante la última semana, prueba las presentaciones, revisa la señalización y confirma quién se encarga de cada punto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Publicar el formulario de inscripción
- 3
Gestionar inscripciones
2 personas
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Reservar espacios
- 6
Planificar las visitas guiadas
2 personas
- 7
Programar talleres
2 personas
- 8
Informar a los presentadores
- 9
Programar a los embajadores estudiantiles
2 personas
- 10
Fijar la ruta por el campus
2 personas
- 11
Comprobar la accesibilidad
2 personas
- 12
Comprobar la información de aparcamiento
- 13
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
- 14
Diseñar los planos
- 15
Crear el programa general
- 16
Diseñar la señalización
- 17
Preparar acreditaciones
3 personas
- 18
Preparar carpetas informativas
4 personas
- 19
Imprimir listas de asistencia
- 20
Preparar los kits del taller
4 personas
- 21
Recopilar las presentaciones
- 22
Probar presentaciones
2 personas
- 23
Pedir el catering
- 24
Hacer la compra
3 personas
- 25
Rellenar las neveras
2 personas
- 26
Preparar aperitivos
4 personas
- 27
Preparar café y té
2 personas
- 28
Montar mesas
5 personas
- 29
Colocar las sillas
5 personas
- 30
Montar el mostrador de registro
3 personas
- 31
Montar los puestos de información
8 personas
- 32
Montar las salas del taller
6 personas
- 33
Conectar los proyectores
3 personas
- 34
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 35
Colgar señalización
4 personas
- 36
Colgar la decoración
3 personas
- 37
Preparar los materiales por puesto
6 personas
- 38
Reponer los servicios sanitarios
2 personas
- 39
Instruir al equipo de registro
2 personas
- 40
Dar instrucciones a los embajadores
2 personas
- 41
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 42
Recibir a los visitantes
6 personas
- 43
Registrar a los visitantes
5 personas
- 44
Repartir el programa
3 personas
- 45
Responder preguntas en el mostrador de información
4 personas
- 46
Guiar visitas
8 personas
- 47
Guiar talleres
10 personas
- 48
Coordinar presentaciones
3 personas
- 49
Servir café y té
3 personas
- 50
Servir aperitivos
4 personas
- 51
Rellenar las bebidas
3 personas
- 52
Mantener el buffet limpio y abastecido
3 personas
- 53
Recoger la basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
- 55
Registrar objetos perdidos
- 56
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 57
Apagar el equipo
3 personas
- 58
Reunir material informativo
4 personas
- 59
Lavar la vajilla
4 personas
- 60
Desmontar el bufé
4 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
6 personas
- 62
Retirar la decoración
3 personas
- 63
Retirar la señalización
4 personas
- 64
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
- 65
Limpiar espacios
5 personas
- 66
Limpiar los baños
2 personas
- 67
Devolver los materiales
4 personas
- 68
Devolver el equipo prestado
2 personas
- 69
Guardar las compras sobrantes
2 personas
- 70
Entregar los objetos perdidos
- 71
Archivar datos de inscripción
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 320
- Mesas altascant. 12
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 24
- Cajas de almacenamientocant. 20
Equipo
- Portátilescant. 8
- Tabletscant. 6
- Proyectorescant. 4
- Pantallas de proyeccióncant. 4
- Altavoces portátilescant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Cables HDMIcant. 8
- Enrollacablescant. 8
- Regletascant. 16
- Cargadores de portátilcant. 8
- Memorias USBcant. 6
- Canaletas para cablescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 350
- Vasoscant. 250
- Platoscant. 350
- Cubiertoscant. 350
- Tazas de cafécant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Bandejas de servir con tapacant. 12
- Pinzas de servircant. 16
- Termoscant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 4
- Teterascant. 4
- Neveras portátilescant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de pancant. 6
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Bandejas de comidacant. 20
- Etiquetas de alérgenoscant. 100
Decoración
- Banderas de la universidadcant. 12
- Banners decorativoscant. 10
- Decoraciones de mesacant. 24
- Atriles para pósterescant. 20
- Carteles direccionalescant. 35
- Carteles informativoscant. 20
- Portabadgescant. 80
- Lanyardscant. 80
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 12
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 18
- Contenedores de reciclajecant. 8
- Chistescant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de microfibracant. 30
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Cinta de señalizacióncant. 4
- Cinta gaffercant. 12
Artículos de papel
- Papel de impresióncant. 10
- Bolígrafoscant. 80
- Portapapelescant. 12
- Pegatinas con nombrecant. 400
- Bloc de notascant. 100
- Rotuladores de colorescant. 12
- Tijerascant. 8
- Barras de pegamentocant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Define el aforo de cada visita y taller antes de publicar el formulario de inscripción. Pregunta también por preferencias dietéticas desde el principio: recogerlas después obliga a rehacer listas y pedidos.
- Cierra el recorrido del campus al menos 7 días antes y compruébalo caminando. Así detectas a tiempo desvíos, problemas de accesibilidad, puntos sin señalización y rutas de evacuación poco claras.
- Pide las presentaciones y prueba cada proyector, pantalla, micrófono, altavoz y cable HDMI entre 3 y 5 días antes. Guarda una copia en una memoria USB y comprueba también los cargadores y las regletas.
- Prepara el programa general, los planos, las acreditaciones, las carpetas informativas y las listas de asistencia como un único paquete. Imprime las listas el día anterior y deja copias para cada persona responsable de recibir visitantes.
- Encarga el catering con el número de inscritos confirmado y reserva tiempo para colocar las mesas, tazas, vasos, platos y cubiertos. Rellena las neveras y termos justo antes de abrir, no durante la llegada de los primeros grupos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas universitaria?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar espacios, definir el programa y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar asistentes, probar equipos, imprimir materiales y cerrar el catering.
- ¿Cuándo debo publicar el formulario de inscripción?
- Publícalo cuando ya estén definidos el aforo, los horarios de las visitas y los talleres, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones 3 días antes para preparar listas y necesidades dietéticas.
- ¿Qué hay que comprobar antes de las visitas guiadas por el campus?
- Comprueba la ruta completa entre 5 y 7 días antes: accesibilidad, señalización, aparcamiento y salidas de evacuación. Repite una revisión final la víspera, especialmente si habrá obras, cambios de acceso o varios grupos simultáneos.
- ¿Cuándo se prueban las presentaciones y el material audiovisual?
- Haz una prueba completa entre 3 y 5 días antes, con los archivos que usarán los presentadores. Revisa de nuevo cada sala 1 o 2 horas antes de la apertura y deja cables, adaptadores y una copia de seguridad preparados.
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