Organiser une journée portes ouvertes à l’université

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les visiteurs et une répartition nette des rôles. Commencez par fixer le programme, les espaces et les capacités d’accueil avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les visites guidées, les ateliers, les ambassadeurs étudiants et les supports d’information. Les derniers contrôles concernent surtout l’accessibilité, le stationnement, les issues de secours et le matériel audiovisuel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Publier le formulaire d'inscription
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver des espaces
6
Planifier les visites guidées
2 personnes
7
Planifier les ateliers
2 personnes
8
Informer les animateurs
9
Planifier les ambassadeurs étudiants
2 personnes
10
Consigner l’itinéraire sur le campus
2 personnes
11
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
12
Vérifier les informations de stationnement
13
Vérifier les issues de secours
2 personnes
14
Concevoir les plans
15
Créer un aperçu du programme
16
Concevoir la signalétique
17
Préparer les badges nominatifs
3 personnes
18
Composer les dossiers d'information
4 personnes
19
Imprimer les listes de présence
20
Composer les kits d'atelier
4 personnes
21
Rassembler les présentations
22
Tester les présentations
2 personnes
23
Commander le catering
24
Faire les courses
3 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Installer les tables
5 personnes
29
Installer les chaises
5 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
31
Aménager les stands d'information
8 personnes
32
Aménager les espaces d'atelier
6 personnes
33
Brancher les projecteurs
3 personnes
34
Raccorder le matériel audio
3 personnes
35
Installer la signalétique
4 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Préparer le matériel par stand
6 personnes
38
Réapprovisionner les sanitaires
2 personnes
39
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
40
Briefer les ambassadeurs
2 personnes
41
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
6 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
5 personnes
44
Distribuer le programme
3 personnes
45
Répondre aux questions au point d’information
4 personnes
46
Accompagner les visites guidées
8 personnes
47
Encadrer les ateliers
10 personnes
48
Animer les présentations
3 personnes
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Garder le buffet propre et approvisionné
3 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

57
Éteindre l’équipement
3 personnes
58
Rassembler le matériel d’information
4 personnes
59
Faire la vaisselle
4 personnes
60
Démonter le buffet
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Retirer la signalétique
4 personnes
64
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
65
Nettoyer les espaces
5 personnes
66
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
67
Rapporter le matériel
4 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger les courses restantes
2 personnes
70
Remettre les objets trouvés
71
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 320
Tables hautesqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 24
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Tablettesqté 6
Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Enceintes portablesqté 3
Microphones sans filqté 4
Câbles HDMIqté 8
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Chargeurs d’ordinateur portableqté 8
Clés USBqté 6
Goulottes de câblesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Verresqté 250
Assiettesqté 350
Couvertsqté 350
Tasses à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 12
Pinces de serviceqté 16
Thermosqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Étiquettes pour allergènesqté 100

Décoration

Drapeaux de l’universitéqté 12
Bannières décorativesqté 10
Décorations de tableqté 24
Présentoirs pour affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 35
Panneaux d’informationqté 20
Porte-badgesqté 80
Lanyardsqté 80

Éclairage

Lampes de table LEDqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 18
Bacs de recyclageqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Gafferqté 12

Papeterie

Papier d’impressionqté 10
Stylosqté 80
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 400
Blocs-notesqté 100
Feutres de couleurqté 12
Ciseauxqté 8
Bâtons de colleqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours visiteur : définissez les points d’arrivée, les salles et l’itinéraire sur le campus avant de concevoir les plans et la signalétique. Prévoyez un repère visible à chaque changement de direction.
Ouvrez les inscriptions après avoir fixé la capacité de chaque visite et de chaque atelier. Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire, puis relancez les inscrits dont les informations sont incomplètes au moins 7 jours avant l’événement.
Réservez les espaces en fonction du programme, pas seulement du nombre total de visiteurs : une salle d’atelier, une zone d’accueil et un espace de restauration peuvent avoir des contraintes différentes. Gardez une marge d’environ 10 % dans les groupes.
Testez chaque présentation avec l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les câbles et les enceintes qui seront utilisés le jour J. Faites ce test au moins 48 heures avant et prévoyez des rallonges, multiprises et chargeurs accessibles.
Préparez l’accueil la veille : badges nominatifs, listes de présence, dossiers d’information et kits d’atelier doivent être regroupés par activité. Remplissez les glacières et installez les boissons assez tôt pour éviter que l’équipe d’accueil quitte son poste.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez les inscriptions dès que les créneaux de visites et d’ateliers sont confirmés, idéalement 3 à 6 semaines avant la date. Fermez-les 48 à 72 heures avant pour finaliser les listes, les besoins alimentaires et les groupes.
Combien de temps prévoir pour une visite guidée du campus ?: Prévoyez généralement 45 à 60 minutes, puis 10 à 15 minutes de battement avant le départ suivant. Ce délai couvre les retards à l’accueil, les changements de bâtiment et les questions des visiteurs.
Quand tester les présentations et le matériel audiovisuel ?: Faites un premier test au moins 48 heures avant, puis une vérification rapide le matin même. Contrôlez notamment les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, le son et la compatibilité des fichiers.
Quand préparer les badges et les listes de présence ?: Préparez-les la veille à partir des inscriptions traitées et imprimez quelques exemplaires supplémentaires. Gardez une liste actualisée à l’accueil pour noter les arrivées sans inscription et les changements de groupe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.