Zo organiseer je een ultramarathon
Een ultramarathon organiseren begint niet bij de startnummers, maar bij een haalbare route en een veiligheidsplan. Leg eerst afstand, start- en finishlocatie, vergunningen en medische dekking vast. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers en bevoorradingsposten, met genoeg tijd voor een nieuwe route-inspectie. De laatste week draait om sorteren, inpakken en transport: juist daar raken materiaal, deelnemersinformatie en portofoons vaak zoek. Met deze volgorde houd je overzicht van de eerste voorbereiding tot de finish.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en afstand vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
- 3
Verzekering controleren
- 4
Start- en finishlocatie reserveren
- 5
EHBO en medische dekking regelen
2 personen
- 6
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Website en routekaart publiceren
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Vrijwilligers werven
2 personen
- 13
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 14
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 15
Startnummers toewijzen
2 personen
- 16
Deelnemersinformatie versturen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Boodschappen doen
3 personen
- 19
Route opnieuw inspecteren
3 personen
- 20
Startnummers sorteren
3 personen
- 21
Bevoorradingsposten inpakken
4 personen
- 22
Koelboxen vullen
3 personen
- 23
Materiaal naar posten brengen
4 personen
- 24
Startlocatie voorbereiden
6 personen
- 25
Finishlocatie voorbereiden
5 personen
- 26
Bevoorradingsposten opbouwen
3 personen
- 27
Routepijlen plaatsen
4 personen
- 28
Afzettingen plaatsen
4 personen
- 29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 30
Timingapparatuur testen
2 personen
- 31
Noodnummers uitdelen
2 personen
- 32
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Event
- 33
Deelnemers registreren
4 personen
- 34
Startnummers uitdelen
3 personen
- 35
Kleding en bagage innemen
3 personen
- 36
Startbriefing geven
2 personen
- 37
Startschot verzorgen
2 personen
- 38
Deelnemers langs de route volgen
4 personen
- 39
Bevoorrading klaarzetten
8 personen
- 40
Water en sportdrank serveren
8 personen
- 41
Eten bij de posten aanvullen
6 personen
- 42
Dranken bijvullen
5 personen
- 43
Deelnemers afvinken bij posten
6 personen
- 44
EHBO verlenen
3 personen
- 45
Routeverlichting controleren
2 personen
- 46
Zaklampen uitdelen
2 personen
- 47
Binnenkomende deelnemers registreren
3 personen
- 48
Finishers medailles geven
3 personen
- 49
Finishdranken serveren
3 personen
- 50
Bagage aan finish teruggeven
3 personen
- 51
Uitvallers registreren
2 personen
- 52
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
- 53
Finishgebied vrijmaken
4 personen
Nazorg
- 54
Routepijlen verwijderen
4 personen
- 55
Afzettingen verwijderen
4 personen
- 56
Bevoorradingsposten afbreken
4 personen
- 57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 58
Materiaal verzamelen
4 personen
- 59
Afval langs de route opruimen
6 personen
- 60
Servies en koelboxen reinigen
3 personen
- 61
Start- en finishlocatie schoonmaken
5 personen
- 62
Beschadigd materiaal apart zetten
2 personen
- 63
Geleend materiaal retourneren
3 personen
- 64
Uitslagen publiceren
2 personen
- 65
Deelnemers bedanken
2 personen
- 66
Verloren voorwerpen verwerken
2 personen
- 67
Voorraad tellen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Inklaptafelsaantal 16
- Stoelenaantal 24
- Barkrukkenaantal 6
- Bagagerekkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Kommetjesaantal 80
- Opscheplepelsaantal 16
- Tangenaantal 12
Apparatuur
- Koelboxenaantal 12
- Waterkannenaantal 24
- Thermoskannenaantal 6
- Handscannersaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Megafoonsaantal 3
- Stopwatchesaantal 6
- Laptop
- Printer
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 180
- Veiligheidsspeldenaantal 400
- Finishermedaillesaantal 180
- Markeerpijlenaantal 250
- Routelintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 40
- Dranghekkenaantal 20
- Hoofdlampenaantal 30
- Reflectievestenaantal 30
- GPS-trackersaantal 20
- Bagagelabelsaantal 200
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 40
- Routekaartenaantal 220
- Afstandsbordenaantal 20
- Tijdregistratiemattenaantal 2
- Touwaantal 2
EHBO
- EHBO-koffersaantal 6
- AEDaantal 2
- Brancard
- Dekensaantal 12
- IJscompressenaantal 30
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 20
- Bezemsetsaantal 4
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route en afstand vroeg vast en publiceer een duidelijke routekaart. Controleer niet alleen de kilometers, maar ook kruisingen, ondergrond, verlichting en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen.
- Regel vergunningen, verzekering, verkeersmaatregelen en medische dekking voordat je inschrijvingen breed opent. Reserveer start- en finishlocatie bovendien lang genoeg voor opbouw en afbraak.
- Plan bevoorradingsposten op basis van de afstand en verwachte looptijd. Pak per post apart water, bekers, eten, koelboxen, portofoons en een eenvoudige paklijst in, zodat vrijwilligers niet op locatie hoeven uit te zoeken wat waar hoort.
- Wijs vrijwilligers vooraf een vaste post en taak toe en stuur deelnemersinformatie op tijd. Verzamel dieetwensen, controleer de deelnemerslijst en sorteer startnummers vóór de wedstrijddag, niet tijdens de registratie.
- Doe in de laatste 48 uur een route-inspectie en controleer de weersverwachting. Leg hoofdlampen, reflectievesten, GPS-trackers, markeerpijlen en routelint klaar en test handscanners, powerbanks en portofoons voordat het team vertrekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een ultramarathon organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 9 maanden vooraf met route, vergunningen, verzekering en start- en finishlocatie. Open de inschrijving pas wanneer veiligheid, medische dekking en de belangrijkste verkeersmaatregelen zijn afgestemd.
- Hoeveel bevoorradingsposten heb je nodig bij een ultramarathon?
- Plan meestal iedere 5 tot 10 kilometer een bevoorradingspost, afhankelijk van terrein, temperatuur en de verwachte looptijd. Zorg bij lange of afgelegen trajecten voor extra water en een controleerbare manier om materiaal naar elke post te brengen.
- Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een ultramarathon?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de start en een korte laatste update 24 tot 48 uur vooraf. Vermeld daarin starttijd, routekaart, bevoorradingsposten, parkeer- of toegangsdetails, verplichte uitrusting en een contactnummer.
- Wat moet je de dag voor een ultramarathon controleren?
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, route, markeringen, start- en finishlocatie en alle bevoorradingsposten. Test daarnaast handscanners, portofoons en GPS-trackers en leg startnummers, veiligheidsspelden en medailles per onderdeel klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!