Cómo organizar una ultramaratón sin dejar cabos sueltos

Una ultramaratón se organiza en capas: primero se fija una ruta viable y se tramitan permisos, seguro y cobertura médica; después se abren las inscripciones y se construye la operación en carrera. El recorrido debe estar cerrado antes de publicar el mapa, porque de él dependen el tráfico, los puestos de avituallamiento y los voluntarios. La última semana sirve para confirmar participantes, dorsales, previsión meteorológica y materiales, no para resolver decisiones básicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Registrar ruta y distancia
2 personas
2
Solicitar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Reservar la salida y la meta
5
Gestionar primeros auxilios y cobertura médica
2 personas
6
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar la web y el mapa de ruta
2 personas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Comprobar la lista de participantes
2 personas
15
Asignar números de dorsal
2 personas
16
Enviar información a los participantes
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Hacer la compra
3 personas
19
Volver a inspeccionar la ruta
3 personas
20
Ordenar los dorsales
3 personas
21
Empaquetar los puestos de suministros
4 personas
22
Llenar las neveras portátiles
3 personas
23
Llevar el material a los puestos
4 personas
24
Preparar el lugar de salida
6 personas
25
Preparar la zona de meta
5 personas
26
Montar los puestos de avituallamiento
3 personas
27
Colocar flechas de ruta
4 personas
28
Colocar las barreras
4 personas
29
Colocar mesas y sillas
4 personas
30
Probar el equipo de cronometraje
2 personas
31
Repartir los números de emergencia
2 personas
32
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas

Evento

33
Registrar a los participantes
4 personas
34
Repartir dorsales
3 personas
35
Recoger la ropa y el equipaje
3 personas
36
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
37
Encargarse del disparo de salida
2 personas
38
Seguir a los participantes por la ruta
4 personas
39
Preparar el suministro
8 personas
40
Servir agua y bebida isotónica
8 personas
41
Reponer la comida en los puestos
6 personas
42
Rellenar las bebidas
5 personas
43
Marcar los participantes en los puestos
6 personas
44
Prestar primeros auxilios
3 personas
45
Comprobar la iluminación del recorrido
2 personas
46
Repartir linternas
2 personas
47
Registrar a los participantes que lleguen
3 personas
48
Entregar las medallas a los finishers
3 personas
49
Servir bebidas en la meta
3 personas
50
Devolver el equipaje en la meta
3 personas
51
Registrar las bajas
2 personas
52
Guiar a los últimos participantes
3 personas
53
Liberar la zona de llegada
4 personas

Seguimiento

54
Retirar las flechas de ruta
4 personas
55
Retirar las barreras
4 personas
56
Desmontar los puestos de abastecimiento
4 personas
57
Recoger mesas y sillas
4 personas
58
Reunir el material
4 personas
59
Recoger la basura a lo largo de la ruta
6 personas
60
Limpiar la vajilla y las neveras portátiles
3 personas
61
Limpiar la zona de salida y meta
5 personas
62
Separar el material dañado
2 personas
63
Devolver el material prestado
3 personas
64
Publicar los resultados
2 personas
65
Agradecer a los participantes
2 personas
66
Gestionar objetos perdidos
2 personas
67
Contar el inventario
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 16
Sillascant. 24
Taburetes de barcant. 6
Portaequipajescant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Cuencoscant. 80
Cucharonescant. 16
Pinzascant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 12
Jarras de aguacant. 24
Termoscant. 6
Escáneres portátilescant. 6
Baterías externascant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Cronómetroscant. 6
Portátil
Impresora

Material deportivo

Dorsalescant. 180
Imperdiblescant. 400
Medallas de finishercant. 180
Flechas de señalizacióncant. 250
Cinta de rutacant. 12
Conos de tráficocant. 40
Vallas de control de multitudescant. 20
Linternas frontalescant. 30
Chalecos reflectantescant. 30
GPS trackerscant. 20
Etiquetas de equipajecant. 200
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Mapas de rutacant. 220
Señales de distanciacant. 20
Alfombrillas de cronometrajecant. 2
Cuerdacant. 2

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 6
DEAcant. 2
Camilla
Mantascant. 12
Compresas de hielocant. 30

Iluminación

Focos LED de obracant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 20
Sets de escobacant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Guantes de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 4 y 6 meses antes registrando la distancia y la ruta, solicitando permisos, comprobando el seguro y reservando salida y meta. Sin estas confirmaciones no publiques todavía la fecha como definitiva.
Publica el mapa solo cuando la ruta esté validada y acompáñalo de instrucciones sobre recogida de dorsales, horarios y puntos de asistencia. Envía la información final a los participantes al menos 7 días antes.
Calcula cada puesto de suministros según el número de inscritos y el tramo que cubre. Empaqueta por puesto las neveras portátiles, jarras, termos, vasos reutilizables y utensilios, y transporta cada lote por separado para no mezclar destinos.
Asigna a cada voluntario un puesto y una función concreta, incluyendo quién comunica incidencias por walkie-talkie. Haz una comprobación de la lista y de los números de dorsal 24 horas antes para evitar cambios en la salida.
Inspecciona de nuevo la ruta el día anterior y revisa flechas, cinta, conos, vallas y chalecos reflectantes. Comprueba también baterías externas, escáneres, cronómetros, GPS trackers y megáfonos antes de preparar la salida y la meta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una ultramaratón?: Reserva entre 4 y 6 meses para una prueba con permisos, medidas de tráfico y cobertura médica. Deja la última semana para confirmar la ruta, los voluntarios, los dorsales y los suministros, no para solicitar autorizaciones.
¿Cuándo se debe cerrar la ruta de una ultramaratón?: Cierra la ruta operativa al menos 6 semanas antes de la carrera, para poder tramitar permisos, coordinar el tráfico y publicar un mapa fiable. Haz una segunda inspección entre 24 y 48 horas antes, especialmente si ha cambiado el tiempo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una ultramaratón?: El número depende de la distancia y de los cruces, pero asigna como mínimo una persona responsable por cada puesto de suministros y por cada punto de control. Añade un coordinador de carrera y confirma todos los turnos 7 días antes.
¿Cuándo hay que preparar los avituallamientos?: Empaqueta los materiales por puesto el día anterior y llena las neveras portátiles y termos la mañana de la carrera. Transporta cada lote antes de abrir la salida y confirma por walkie-talkie que todos los puestos están listos.

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