So organisierst du einen Ultramarathon
Ein Ultramarathon braucht deutlich mehr als eine markierte Strecke und eine Startliste. Lege zuerst Distanz, Route und Zielbereich fest, kläre Genehmigungen sowie medizinische Versorgung und öffne erst danach die Anmeldung. In den letzten Wochen entscheidet die Logistik: Helfer einteilen, Verpflegungsstationen packen, Kühlboxen füllen und Material an die richtigen Streckenpunkte bringen. Dieser Ablauf zeigt, was wann dran ist und welche Details häufig zu spät auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungen beantragen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Start- und Zielort reservieren
- 5
Erste Hilfe und medizinische Betreuung organisieren
2 Personen
- 6
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Website und Streckenkarte veröffentlichen
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 15
Startnummern zuweisen
2 Personen
- 16
Teilnehmerinformationen versenden
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Route erneut inspizieren
3 Personen
- 20
Startnummern sortieren
3 Personen
- 21
Versorgungsstationen packen
4 Personen
- 22
Kühlboxen füllen
3 Personen
- 23
Material zu den Stationen bringen
4 Personen
- 24
Startort vorbereiten
6 Personen
- 25
Zielort vorbereiten
5 Personen
- 26
Versorgungsstationen aufbauen
3 Personen
- 27
Wegweiser aufstellen
4 Personen
- 28
Absperrungen aufstellen
4 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Timingausrüstung testen
2 Personen
- 31
Notrufnummern ausgeben
2 Personen
- 32
Erste-Hilfe-Material prüfen
2 Personen
Event
- 33
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 34
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 35
Kleidung und Gepäck entgegennehmen
3 Personen
- 36
Startbriefing geben
2 Personen
- 37
Startschuss geben
2 Personen
- 38
Teilnehmer entlang der Strecke begleiten
4 Personen
- 39
Verpflegung bereitstellen
8 Personen
- 40
Wasser und Sportgetränke servieren
8 Personen
- 41
Essen an den Stationen nachfüllen
6 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
5 Personen
- 43
Teilnehmer an den Stationen abhaken
6 Personen
- 44
Erste Hilfe leisten
3 Personen
- 45
Streckenbeleuchtung prüfen
2 Personen
- 46
Taschenlampen verteilen
2 Personen
- 47
Eintreffende Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 48
Finisher-Medaillen ausgeben
3 Personen
- 49
Zielgetränke servieren
3 Personen
- 50
Gepäck am Ziel zurückgeben
3 Personen
- 51
Ausfälle erfassen
2 Personen
- 52
Die letzten Teilnehmer begleiten
3 Personen
- 53
Zielbereich freiräumen
4 Personen
Nachbereitung
- 54
Wegweiser entfernen
4 Personen
- 55
Absperrungen entfernen
4 Personen
- 56
Versorgungsstationen abbauen
4 Personen
- 57
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 58
Material sammeln
4 Personen
- 59
Abfall entlang der Strecke aufsammeln
6 Personen
- 60
Geschirr und Kühlboxen reinigen
3 Personen
- 61
Start- und Zielort reinigen
5 Personen
- 62
Beschädigtes Material separat abstellen
2 Personen
- 63
Geliehenes Material zurückgeben
3 Personen
- 64
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
- 65
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
- 66
Fundsachen bearbeiten
2 Personen
- 67
Bestände zählen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappTischeAnz. 16
- StühleAnz. 24
- BarhockerAnz. 6
- GepäckwagenAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 500
- SchälchenAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 16
- ZangenAnz. 12
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 12
- WasserkannenAnz. 24
- ThermoskannenAnz. 6
- HandscannerAnz. 6
- PowerbanksAnz. 8
- FunkgeräteAnz. 12
- MegafoneAnz. 3
- StoppuhrenAnz. 6
- Laptop
- Drucker
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 180
- SicherheitsnadelnAnz. 400
- FinishermedaillenAnz. 180
- MarkierungspfeileAnz. 250
- AbsperrbandAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 40
- AbsperrgitterAnz. 20
- StirnlampenAnz. 30
- WarnwestenAnz. 30
- GPS-TrackerAnz. 20
- GepäckanhängerAnz. 200
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 40
- RoutenpläneAnz. 220
- AbstandsschilderAnz. 20
- ZeitmessmattenAnz. 2
- SeilAnz. 2
Erste Hilfe
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 6
- AEDAnz. 2
- Trage
- DeckenAnz. 12
- KühlkompressenAnz. 30
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 20
- BesensetsAnz. 4
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 6
- ReinigungshandschuheAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Strecke, Start- und Zielort, Genehmigungen und Versicherung. Prüfe außerdem früh, ob Verkehrsmaßnahmen oder Sperrungen mit Behörden abgestimmt werden müssen.
- Plane Verpflegungsstationen nach Streckenabschnitten statt nur nach Kilometern. Packe pro Station eigene Kisten mit Bechern, Schälchen, Servierlöffeln, Zangen, Wasserkannen und Kühlboxen, damit am Veranstaltungstag nichts zusammengesucht werden muss.
- Teile Helfer spätestens 2 Wochen vor dem Lauf festen Stationen und Schichten zu. Gib jeder Gruppe Funkgeräte oder ein Megafon und kläre, wer bei Wetterumschwung, Verletzungen oder verspäteten Läufern entscheidet.
- Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Start. Strecke, GPX-Datei, Startzeit, Verpflegung, Pflichtausrüstung, Notfallnummer und Hinweise zu Ernährungswünschen gehören in dieselbe Nachricht.
- Führe die Route in den letzten 3 bis 5 Tagen erneut ab und kontrolliere Markierungspfeile, Absperrband, Verkehrskegel und Absperrgitter. Teste dabei auch GPS-Tracker, Handscanner, Powerbanks und Stirnlampen, statt sie erst am Start auszuprobieren.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich einen Ultramarathon anmelden?
- Starte die Planung mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Versicherung, medizinische Betreuung und Verkehrsmaßnahmen können mehrere Wochen benötigen, bevor die Anmeldung zuverlässig geöffnet werden kann.
- Wie viele Verpflegungsstationen braucht ein Ultramarathon?
- Plane in der Regel alle 5 bis 8 Kilometer eine Station; bei Hitze oder anspruchsvollen Abschnitten eher dichter. Für jede Station solltest du spätestens 1 Woche vorher Personal, Getränke, Schälchen, Zangen, Wasserkannen und eine Kühlbox fest zuordnen.
- Wann müssen die Helfer für einen Ultramarathon eingeteilt sein?
- Die Rekrutierung sollte 4 Wochen vor dem Lauf beginnen, die endgültige Einteilung spätestens 2 Wochen vorher stehen. So bleibt Zeit, Ausfälle zu ersetzen und Funkgeräte, Warnwesten sowie Transport zu den Stationen zu organisieren.
- Was muss ich am Tag vor dem Ultramarathon vorbereiten?
- Sortiere am Vortag Startnummern und Sicherheitsnadeln, packe die Stationskisten, fülle die Kühlboxen und bringe markiertes Material zum Ladepunkt. Drucke Teilnehmerliste und Startunterlagen aus und kontrolliere Wettervorhersage, Route sowie die Erreichbarkeit der Notfallteams.
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