Organiser un ultra-marathon, étape par étape

Un ultra-marathon se prépare d’abord comme un projet de sécurité, puis comme une course. Commencez par valider le parcours, la distance, les autorisations et la couverture médicale avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construisez une organisation précise autour des ravitaillements, des bénévoles, de la circulation et de l’arrivée. Les dernières 48 heures servent surtout à contrôler la météo, inspecter une dernière fois l’itinéraire et acheminer le matériel au bon endroit.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Organiser les premiers secours et la couverture médicale
2 personnes
6
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le site web et la carte de parcours
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Vérifier la liste des participants
2 personnes
15
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants
17
Vérifier les prévisions météo
18
Faire les courses
3 personnes
19
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
20
Trier les dossards
3 personnes
21
Préparer les postes de ravitaillement
4 personnes
22
Remplir les glacières
3 personnes
23
Acheminer le matériel vers les postes
4 personnes
24
Préparer le lieu de départ
6 personnes
25
Préparer le site d’arrivée
5 personnes
26
Installer les points d’approvisionnement
3 personnes
27
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
28
Installer les barrières
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
31
Distribuer les numéros d’urgence
2 personnes
32
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes

Événement

33
Enregistrer les participants
4 personnes
34
Distribuer les dossards
3 personnes
35
Recevoir les vêtements et les bagages
3 personnes
36
Faire le briefing de départ
2 personnes
37
Donner le coup de départ
2 personnes
38
Suivre les participants le long du parcours
4 personnes
39
Installer le ravitaillement
8 personnes
40
Servir de l’eau et des boissons isotoniques
8 personnes
41
Réapprovisionner la nourriture aux postes
6 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
5 personnes
43
Cocher les participants aux postes
6 personnes
44
Prodiguer les premiers secours
3 personnes
45
Vérifier l’éclairage du trajet
2 personnes
46
Distribuer des lampes de poche
2 personnes
47
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
48
Remettre les médailles aux finishers
3 personnes
49
Servir les boissons de l'arrivée
3 personnes
50
Rendre les bagages à l’arrivée
3 personnes
51
Enregistrer les désistements
2 personnes
52
Accompagner les derniers participants
3 personnes
53
Dégager la zone d’arrivée
4 personnes

Suivi

54
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
55
Retirer les barrières
4 personnes
56
Démonter les postes de ravitaillement
4 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Rassembler le matériel
4 personnes
59
Ramasser les déchets le long du parcours
6 personnes
60
Nettoyer la vaisselle et les glacières
3 personnes
61
Nettoyer le lieu de départ et d'arrivée
5 personnes
62
Mettre à part le matériel endommagé
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
64
Publier les résultats
2 personnes
65
Remercier les participants
2 personnes
66
Traiter les objets trouvés
2 personnes
67
Compter le stock
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 16
Chaisesqté 24
Tabourets de barqté 6
Porte-bagagesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Petits bolsqté 80
Louchesqté 16
Pincesqté 12

Équipement

Glacièresqté 12
Carafes d’eauqté 24
Thermosqté 6
Scanners portatifsqté 6
Batteries externesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Chronomètresqté 6
Ordinateur portable
Imprimante

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 180
Flèches de marquageqté 250
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Lampes frontalesqté 30
Gilets réfléchissantsqté 30
Traceurs GPSqté 20
Étiquettes de bagagesqté 200
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Cartes d'itinéraireqté 220
Panneaux de distanceqté 20
Tapis de chronométrageqté 2
Cordeqté 2

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 6
DAEqté 2
Brancard
Couverturesqté 12
Poches de glaceqté 30

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Gants de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours et la distance avant toute communication : indiquez les points de ravitaillement, les passages sensibles et les solutions prévues en cas de modification. Une carte publiée trop tôt devient vite difficile à corriger.
Traitez les autorisations, l’assurance et la circulation plusieurs semaines avant la course. Prévoyez aussi un contact clairement identifié pour les secours et chaque poste isolé du parcours.
Calculez les ravitaillements selon le nombre d’inscrits, la distance entre les postes et la durée probable de passage. Préparez les glacières, carafes, thermos et portions la veille plutôt que le matin du départ.
Répartissez les bénévoles par poste et par créneau, avec un responsable joignable. Prévoyez au moins un moyen de communication et une batterie de secours pour les zones où les téléphones passent mal.
La veille, vérifiez les dossards, les chronomètres, le balisage et les équipements de sécurité, puis réinspectez l’itinéraire. Le matin, gardez une personne dédiée aux changements de dernière minute et aux informations des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un ultra-marathon ?: Prévoyez au minimum 6 mois pour un parcours nécessitant des autorisations, une couverture médicale et des mesures de circulation. Commencez encore plus tôt si plusieurs communes ou propriétaires sont concernés.
Quand ouvrir les inscriptions pour un ultra-marathon ?: Ouvrez-les lorsque le parcours, les principales autorisations et les conditions de sécurité sont suffisamment avancés, idéalement 3 à 6 mois avant le départ. Envoyez ensuite les informations pratiques dès que le nombre de participants devient fiable.
Comment organiser les ravitaillements d’un ultra-marathon ?: Placez les postes selon la longueur du parcours, le relief et l’autonomie attendue des coureurs, puis préparez les quantités à partir du nombre d’inscrits et d’une marge de sécurité. Regroupez le matériel et les boissons la veille, et acheminez chaque lot avant l’ouverture du départ.
Que vérifier la veille d’un ultra-marathon ?: Contrôlez la météo, l’état du parcours, le balisage, les dossards, les communications et les postes de ravitaillement. Faites cette vérification au plus tard la veille au soir, puis effectuez un dernier contrôle des zones de départ et d’arrivée le matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.