Checklist voor het organiseren van een 30 kilometerloop

Een 30 kilometerloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een starttijd. Je regelt vooraf vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering, tijdregistratie en voldoende bezetting bij routeposten en EHBO. In de laatste week draait alles om deelnemersgegevens, startpakketten, routeborden en materiaalcontrole. Op de wedstrijddag moeten start, finish, verzorgingspunten en communicatie tegelijk functioneren. Gebruik het plan als vaste volgorde, zodat je niet op het laatste moment nog nummers, dranken of portofoons hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parcours en vergunningen controleren
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Verzekering en veiligheidsplan regelen
Tijdregistratiesysteem reserveren
EHBO-bezetting vastleggen
Routeposten indelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers bestellen
Routekaarten afdrukken
Vrijwilligersinstructies maken
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst finaliseren
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Startboog en finishboog opbouwen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Finishzone afzetten
3 personen
Routepijlen en kilometerborden plaatsen
6 personen
Verkeerskegels plaatsen
4 personen
Drinkposten inrichten
6 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Startnummers uitdelen
4 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Kleedruimte begeleiden
2 personen
Startvak indelen
3 personen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Startschot verzorgen
2 personen
Starttijd registreren
2 personen
Routeposten bemannen
12 personen
Drinkposten bemannen
10 personen
Water en sportdrank uitdelen
10 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks uitdelen
4 personen
Finishers registreren
3 personen
Medailles uitreiken
3 personen
Finishzone schoonhouden
2 personen
EHBO ondersteunen
3 personen
Vermiste spullen registreren
Tussenstanden publiceren
Laatste loper begeleiden
2 personen
Finish officieel sluiten
2 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
6 personen
Verkeerskegels ophalen
4 personen
Drinkposten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tijdregistratie exporteren
Uitslagen publiceren
Deelnemersmail versturen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inschrijftafelsaantal 4
Uitgifte tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 20
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 350
Veiligheidsspeldenaantal 800
Finishermedaillesaantal 350
Start- en finishboogaantal 2
Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 100
Dranghekkenaantal 20
Drinkbekersaantal 2500
Bidonsaantal 30
Koelboxenaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Routekaartenaantal 400
Reflectievestenaantal 30
Pionnenaantal 30

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Printer
Omroepinstallatie
Portofoonsaantal 12
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Batterijenaantal 40

Servies

Koffiebekersaantal 400
Theebekersaantal 400
Bordenaantal 400
Besteksetsaantal 400

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Coldpacksaantal 30
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer het parcours en de vergunningen ruim vóór de inschrijving opent. Verkeersmaatregelen, verzekering en het veiligheidsplan kunnen niet pas in de laatste week worden aangevraagd.
Leg de bezetting per routepost vast met naam, telefoonnummer en een reserve. Deel vrijwilligersinstructies uiterlijk enkele dagen vooraf uit, inclusief hun positie, meldtijd en portofoonkanaal.
Verwerk dieetwensen en aanmeldingen voordat je startpakketten samenstelt. Finaliseer de deelnemerslijst pas nadat startnummers, routekaarten en finishermedailles zijn gecontroleerd.
Plan de opbouw met een aparte volgorde voor start en finish. Zet eerst dranghekken, verkeerskegels en routepijlen uit; bouw daarna de bogen, tenten, tafels en tijdregistratie op.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Leg koelboxen, drinkbekers, bidons, batterijen, powerbanks en verlengkabels klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 30 kilometerloop organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met het parcours, de start- en finishlocatie, vergunningen en verkeersmaatregelen. Werving, inschrijving en materiaalbestellingen plan je daarna, zodat je in de laatste week alleen nog controleert en samenstelt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 30 kilometerloop?: Het aantal hangt af van het parcours, het aantal routeposten en de verkeersmaatregelen. Maak per post minimaal één vaste bezetter en regel daarnaast reserves, een EHBO-bezetting, start- en finishmedewerkers en iemand voor de tijdregistratie.
Wanneer moet de deelnemerslijst van een 30 kilometerloop definitief zijn?: Maak de lijst enkele dagen vóór de loop definitief. Dan kun je startnummers, startpakketten, routekaarten en eventuele dieetwensen nog controleren zonder op de wedstrijddag te moeten improviseren.
Wat moet ik de dag voor een 30 kilometerloop controleren?: Controleer de weersverwachting, routeborden, startnummers, tijdregistratiesysteem, portofoons en batterijen. Sorteer het materiaal per locatie en zet dranken, koelboxen, medailles en vrijwilligersinstructies klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.