Een uitvaartdienst organiseren: begin bij de volgorde

Bij een uitvaartdienst leg je eerst de datum, locatie en betrokken begeleiders vast. Daarna werk je het programma uit en verzamel je teksten, muziek, foto’s en sprekers, zodat de rouwkaart en uitnodiging de juiste informatie bevatten. In de laatste week controleer je aantallen, toegankelijkheid, vervoer, catering en techniek. Op de dag zelf draait veel om een rustige ontvangst, een klaarstaand condoleanceregister en duidelijke afspraken achter de schermen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Kerk of zaal reserveren
3
Condoleanceruimte reserveren
4
Rouwkaarttekst controleren
2 personen
5
Rouwkaarten laten drukken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Online uitnodiging versturen
8
Aanmeldingen registreren
9
Dieetwensen verzamelen
10
Bijzondere toegankelijkheid inventariseren
11
Programma van de dienst opstellen
2 personen
12
Sprekers en voorganger bevestigen
13
Muziek en liederen selecteren
2 personen
14
Teksten voor voordrachten verzamelen
2 personen
15
Foto voor herdenking selecteren
2 personen
16
Bloemstukken bestellen
17
Catering reserveren
18
Technische apparatuur reserveren
19
Vervoer voor familie bevestigen
20
Definitieve gastenlijst maken
21
Aantal cateringporties doorgeven
22
Programmaboekjes controleren
2 personen
23
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
24
Condoleanceregister voorbereiden
25
Herinneringsfoto afdrukken
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Bloemstukken ophalen
28
Locatie schoonmaken
3 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Stoelen opstellen
3 personen
31
Spreektafel en lessenaar plaatsen
2 personen
32
Bloemstukken plaatsen
2 personen
33
Herinneringstafel inrichten
2 personen
34
Techniek aansluiten
2 personen
35
Muziek en microfoons testen
2 personen
36
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
37
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
38
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

39
Familie en sprekers ontvangen
3 personen
40
Gasten ontvangen
4 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Condoleances begeleiden
3 personen
43
Uitvaartdienst begeleiden
3 personen
44
Muziek tijdens dienst afspelen
45
Sprekers assisteren
46
Gasten naar condoleanceruimte begeleiden
2 personen
47
Koffie en thee serveren
4 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Condoleanceregister begeleiden
51
Dieetwensen controleren
52
Familie naar afscheidsmoment begeleiden
2 personen
53
Laatste gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

54
Servies verzamelen
3 personen
55
Afval verzamelen
2 personen
56
Bloemstukken veilig verpakken
2 personen
57
Techniek uitschakelen
2 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Locatie schoonmaken
3 personen
61
Toiletten controleren
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Sleutels en locatie opleveren
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Condoleanceregister veilig overdragen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Spreektafel
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Melk- en suikerkommenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Laptop
HDMI-adapter
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 4
Fotolijst
Elektrische kaarsenaantal 6
Witte tafellopersaantal 8

Papierwaren

Programmaboekjesaantal 90
Condoleanceregister
Schrijfpennenaantal 12
Naamkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Vuilniszakhoudersaantal 4

Overig

Paraplubakkenaantal 2
Kabelbindersaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer kerk of zaal en de condoleanceruimte eerst; zonder bevestigde locatie kun je geen betrouwbare datum, rouwkaart of uitnodiging versturen.
Maak het programma pas definitief nadat voorganger, sprekers, muziek en voordrachten zijn bevestigd. Controleer daarna de tekst van de rouwkaart en programmaboekjes nog één keer volledig.
Vraag bij aanmeldingen niet alleen om aanwezigheid, maar ook om dieetwensen en bijzondere toegankelijkheid. Geef het definitieve aantal cateringporties op zodra de aanmeldtermijn is verstreken.
Test microfoons, luidsprekers, audiomixer, laptop en HDMI-adapter vóór de dienst. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting wordt vaak pas bij de opbouw ontdekt.
Richt de ontvangst in met een ontvangsttafel, condoleanceregister en pennen en leg de herinneringsfoto, bloemstukken en programmaboekjes op tijd klaar. Bevestig vervoer van familie uiterlijk de dag ervoor.

Veelgestelde vragen

Waar begin je met het organiseren van een uitvaartdienst?: Begin met datum en locatie en reserveer tegelijk de kerk of zaal en de condoleanceruimte. Bevestig daarna de voorganger, sprekers en het vervoer van de familie, zodat de verdere planning daarop aansluit.
Wanneer verstuur je rouwkaarten voor een uitvaartdienst?: Verstuur rouwkaarten zodra datum, locatie en tijd definitief zijn. Controleer de tekst eerst zorgvuldig en plan het drukwerk met voldoende marge voor bezorging en eventuele correcties.
Hoeveel catering moet je regelen voor een uitvaartdienst?: Geef het definitieve aantal porties door nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Verzamel dieetwensen tegelijk en tel familie, genodigden en eventuele medewerkers mee, zodat je niet alleen op de eerste gastenlijst rekent.
Wanneer test je de techniek voor een uitvaartdienst?: Test microfoons, luidsprekers en presentatieapparatuur vóór de dienst, bij voorkeur tijdens de opbouw. Controleer ook laptop, HDMI-adapter, verlengsnoeren en stekkerdozen; plan hiervoor minstens 30 minuten naast het klaarzetten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.