Cómo organizar un servicio funerario sin dejarlo todo para el final
Organizar un servicio funerario requiere tomar decisiones sensibles en poco tiempo y coordinar a muchas personas. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después confirma la iglesia o el salón y la sala de condolencias. El programa, los oradores, la música, las flores y la foto conmemorativa deben cerrarse antes de enviar la información a los asistentes. Reserva también con antelación el catering, el transporte familiar y el equipo técnico para evitar cambios de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Reservar la iglesia o el salón
- 3
Reservar la sala de condolencias
- 4
Comprobar el texto de la tarjeta funeraria
2 personas
- 5
Mandar imprimir las tarjetas de pésame
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Enviar la invitación en línea
- 8
Registrar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Inventariar las necesidades de accesibilidad especial
- 11
Elaborar el programa del servicio
2 personas
- 12
Confirmar a los oradores y al oficiante
- 13
Seleccionar música y canciones
2 personas
- 14
Recopilar los textos para las ponencias
2 personas
- 15
Seleccionar una foto conmemorativa
2 personas
- 16
Encargar arreglos florales
- 17
Reservar el catering
- 18
Reservar equipo técnico
- 19
Confirmar el transporte para la familia
- 20
Hacer la lista definitiva de invitados
- 21
Comunicar el número de porciones de catering
- 22
Comprobar los folletos del programa
2 personas
- 23
Dejar listos los programas
2 personas
- 24
Preparar el libro de condolencias
- 25
Imprimir la foto de recuerdo
- 26
Hacer la compra
2 personas
- 27
Recoger los arreglos florales
- 28
Limpiar el lugar
3 personas
- 29
Montar mesas
3 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Colocar la mesa de ponentes y el atril
2 personas
- 32
Colocar arreglos florales
2 personas
- 33
Montar la mesa de recuerdos
2 personas
- 34
Conectar la técnica
2 personas
- 35
Probar la música y los micrófonos
2 personas
- 36
Colocar los folletos del programa
2 personas
- 37
Preparar café y té
2 personas
- 38
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
- 39
Recibir a la familia y a los oradores
3 personas
- 40
Recibir a los invitados
4 personas
- 41
Repartir el programa
2 personas
- 42
Acompañar las condolencias
3 personas
- 43
Guiar la ceremonia funeraria
3 personas
- 44
Poner música durante el servicio
- 45
Asistir a los ponentes
- 46
Acompañar a los invitados a la sala de condolencias
2 personas
- 47
Servir café y té
4 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Coordinar el libro de condolencias
- 51
Comprobar las necesidades dietéticas
- 52
Acompañar a la familia al momento de despedida
2 personas
- 53
Acompañar a los últimos invitados a la salida
2 personas
Seguimiento
- 54
Recoger la vajilla
3 personas
- 55
Recoger la basura
2 personas
- 56
Empaquetar con seguridad los arreglos florales
2 personas
- 57
Apagar la técnica
2 personas
- 58
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Limpiar el lugar
3 personas
- 61
Comprobar los baños
- 62
Recoger objetos perdidos
- 63
Entregar las llaves y el local
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Entregar de forma segura el libro de condolencias
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Mesa de recepción
- Mesa de oradores
- Percheroscant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Cucharillascant. 80
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
- Salseras para leche y azúcarcant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Adaptador HDMI
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Arreglos floralescant. 4
- Marco de fotos
- Velas eléctricascant. 6
- Caminos de mesa blancoscant. 8
Artículos de papel
- Programascant. 90
- Libro de condolencias
- Bolígrafoscant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
Otros
- Paragüeroscant. 2
- Bridascant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, los espacios y el transporte de la familia. Intenta confirmar estas reservas al menos 2 semanas antes, porque condicionan el programa y los horarios de todo el servicio.
- Prepara el programa antes de imprimir las tarjetas y los folletos. Confirma con cada orador el texto, la duración y el orden de intervención; una semana antes debería estar lista la versión definitiva.
- Envía las invitaciones con tiempo y lleva un registro de las inscripciones. Pide a cada asistente sus necesidades dietéticas y de accesibilidad, y comunica al catering el número final de raciones entre 3 y 5 días antes.
- Prueba el equipo técnico en el mismo espacio donde se celebrará el servicio. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, adaptador HDMI, cables y regletas al menos 2 horas antes de comenzar.
- Prepara la recepción con antelación: coloca la mesa, el libro de condolencias, los bolígrafos, la foto enmarcada y los programas. Calcula suficientes sillas y mesas para la sala y deja listas las bebidas calientes, tazas, vasos y bandejas antes de que lleguen los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un servicio funerario?
- Para un servicio sencillo, empieza entre 1 y 2 semanas antes si es posible. Reserva cuanto antes la iglesia o el salón, la sala de condolencias, el catering y el transporte, porque son los elementos más difíciles de cambiar.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un servicio funerario?
- Envíalas en cuanto estén confirmados la fecha, el lugar y el horario, normalmente entre 7 y 14 días antes. Si queda menos tiempo, utiliza también una invitación en línea y solicita las confirmaciones rápidamente.
- ¿Cuándo se confirma el número de personas para el catering?
- Haz una primera estimación al registrar las inscripciones y comunica el número definitivo entre 3 y 5 días antes. Incluye las preferencias dietéticas y deja un pequeño margen para cambios de última hora.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y preparar los programas?
- Haz una prueba completa del sonido al menos 2 horas antes del servicio, con los micrófonos, altavoces y portátil que se utilizarán. Revisa e imprime los programas entre 1 y 3 días antes y coloca una parte en la recepción antes de la llegada de los asistentes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!