Eine Trauerfeier Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Trauerfeier müssen viele Entscheidungen in kurzer Zeit getroffen werden. Beginne mit Termin, Ort und dem Ablauf des Gottesdienstes, bevor du Einladungen und Catering festlegst. Danach folgen Gästeliste, Beiträge, Musik, Blumen und die technische Ausstattung. Plane außerdem Raum für die Kondolenz ein: Kondolenzbuch, Schreibstifte und ein Erinnerungsfoto werden leicht erst am Veranstaltungstag bedacht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Kirche oder Saal reservieren
- 3
Raum für Kondolenz reservieren
- 4
Text der Trauerkarte prüfen
2 Personen
- 5
Trauerkarten drucken lassen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Online-Einladung versenden
- 8
Anmeldungen erfassen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Besondere Barrierefreiheit erfassen
- 11
Gottesdienstprogramm erstellen
2 Personen
- 12
Sprecher und Trauredner bestätigen
- 13
Musik und Lieder auswählen
2 Personen
- 14
Texte für Vorträge sammeln
2 Personen
- 15
Foto für die Gedenkseite auswählen
2 Personen
- 16
Blumenarrangements bestellen
- 17
Catering reservieren
- 18
Technische Geräte reservieren
- 19
Transport für die Familie bestätigen
- 20
Endgültige Gästeliste erstellen
- 21
Anzahl der Cateringportionen weitergeben
- 22
Programmhefte prüfen
2 Personen
- 23
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
- 24
Kondolenzbuch vorbereiten
- 25
Erinnerungsfoto drucken
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Blumengestecke abholen
- 28
Location reinigen
3 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Rednerpult und Lesepult aufstellen
2 Personen
- 32
Blumengestecke platzieren
2 Personen
- 33
Erinnerungstisch einrichten
2 Personen
- 34
Technik anschließen
2 Personen
- 35
Musik und Mikrofone testen
2 Personen
- 36
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 38
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Event
- 39
Familie und Redner empfangen
3 Personen
- 40
Gäste empfangen
4 Personen
- 41
Programm verteilen
2 Personen
- 42
Beileidsbekundungen begleiten
3 Personen
- 43
Trauerfeier begleiten
3 Personen
- 44
Musik während der Zeremonie abspielen
- 45
Referenten unterstützen
- 46
Gäste in den Kondolenzraum begleiten
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Kondolenzbuch betreuen
- 51
Diätwünsche prüfen
- 52
Familie zum Abschiedsmoment begleiten
2 Personen
- 53
Die letzten Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Geschirr sammeln
3 Personen
- 55
Abfall sammeln
2 Personen
- 56
Blumengestecke sicher verpacken
2 Personen
- 57
Technik ausschalten
2 Personen
- 58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Location reinigen
3 Personen
- 61
Toiletten kontrollieren
- 62
Fundsachen sammeln
- 63
Schlüssel und Location übergeben
- 64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Kondolenzbuch sicher übergeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- TischeAnz. 8
- Empfangstisch
- Rednertisch
- KleiderständerAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TortenplattenAnz. 80
- TeelöffelAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
- Milch- und ZuckerschälchenAnz. 6
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Audiomischpult
- Laptop
- HDMI-Adapter
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Fotorahmen
- Elektrische KerzenAnz. 6
- Weiße TischläuferAnz. 8
Papierwaren
- ProgrammhefteAnz. 90
- Kondolenzbuch
- SchreibstifteAnz. 12
- NamensschilderAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- MüllsackhalterAnz. 4
Sonstiges
- RegenschirmbehälterAnz. 2
- KabelbinderAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum und Ort fest und reserviere neben Kirche oder Saal auch einen separaten Bereich für die Kondolenz. So bleibt nach dem Gottesdienst Zeit für Gespräche, ohne dass sich der Einlass oder das Catering staut.
- Hole Texte für Vorträge, Liedwünsche und Zusagen der Sprecher spätestens 7 Tage vor der Feier ein. Prüfe anschließend das Gottesdienstprogramm und die Programmhefte gemeinsam, damit Namen und Reihenfolge stimmen.
- Übermittle die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche mindestens 3 bis 5 Tage vor der Feier an das Catering. Halte zusätzlich einige Portionen für kurzfristig bestätigte Angehörige bereit, ohne die gesamte Bestellung erst am Vortag zu ändern.
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Laptop, HDMI-Adapter und Audiomischpult mindestens 60 Minuten vor Beginn im tatsächlichen Raum. Lege Verlängerungskabel bereit und bestimme eine Person, die während der Beiträge die Technik betreut.
- Richte Empfangstisch, Kondolenzbuch und Erinnerungsfoto mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste ein. Stelle Schreibstifte sichtbar dazu und prüfe, ob Blumenarrangements, Fotorahmen und elektrische Kerzen sicher und passend platziert sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Trauerfeier organisieren?
- Beginne möglichst innerhalb der ersten 1 bis 2 Tage mit Termin, Ort und dem gewünschten Ablauf. Einladungen und Online-Einladungen sollten verschickt werden, sobald diese Eckdaten feststehen; für Beiträge und Technik bleiben idealerweise mindestens 7 Tage.
- Wann muss die endgültige Gästezahl an das Catering gehen?
- Gib die endgültige Zahl etwa 3 bis 5 Tage vor der Trauerfeier weiter. Erfasse Ernährungswünsche und besondere Barrierefreiheit bereits bei der Anmeldung, damit das Catering und der Veranstaltungsort reagieren können.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck bei einer Trauerfeier?
- Plane mindestens 60 Minuten vor Beginn für Mikrofone, Lautsprecher, Audiomischpult und Laptop ein. Spiele dabei auch die vorgesehenen Ton- oder Präsentationsdateien ab, statt nur die Kabel zu prüfen.
- Was wird bei einer Trauerfeier häufig vergessen?
- Oft fehlen am Tag selbst Schreibstifte am Kondolenzbuch, ein Erinnerungsfoto oder eine klare Zuständigkeit für die Technik. Bereite diese Dinge spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vor und lege das Programm für Sprecher und Helfende sichtbar aus.
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