Comment organiser un service funèbre, étape par étape
L’organisation d’un service funèbre commence par deux décisions : la date et le lieu de la cérémonie. Ensuite, il faut coordonner les invitations, les intervenants, le programme, la musique, les fleurs et l’accueil après la cérémonie. Prévoyez une personne pour centraliser les réponses, les besoins alimentaires et les demandes d’accessibilité. Les derniers jours servent surtout à confirmer les quantités, tester le matériel et préparer les livrets, le registre de condoléances et la photo souvenir.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Réserver une église ou une salle
- 3
Réserver la salle de condoléances
- 4
Vérifier le texte de la carte de condoléances
2 personnes
- 5
Faire imprimer les cartes de deuil
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Envoyer l’invitation en ligne
- 8
Enregistrer les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Inventorier l’accessibilité particulière
- 11
Élaborer le programme de la cérémonie
2 personnes
- 12
Confirmer les intervenants et le célébrant
- 13
Sélectionner la musique et les chants
2 personnes
- 14
Rassembler les textes pour les discours
2 personnes
- 15
Sélectionner une photo pour le souvenir
2 personnes
- 16
Commander des compositions florales
- 17
Réserver le catering
- 18
Réserver le matériel technique
- 19
Confirmer le transport pour la famille
- 20
Établir la liste définitive des invités
- 21
Communiquer le nombre de portions de catering
- 22
Vérifier les livrets de programme
2 personnes
- 23
Préparer les livrets de programme
2 personnes
- 24
Préparer le registre de condoléances
- 25
Imprimer la photo souvenir
- 26
Faire les courses
2 personnes
- 27
Récupérer les compositions florales
- 28
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 29
Installer les tables
3 personnes
- 30
Installer les chaises
3 personnes
- 31
Installer la table de prise de parole et le pupitre
2 personnes
- 32
Placer les compositions florales
2 personnes
- 33
Mettre en place la table du souvenir
2 personnes
- 34
Brancher la technique
2 personnes
- 35
Tester la musique et les micros
2 personnes
- 36
Déposer les livrets du programme
2 personnes
- 37
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 38
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
- 39
Accueillir la famille et les intervenants
3 personnes
- 40
Accueillir les invités
4 personnes
- 41
Distribuer le programme
2 personnes
- 42
Coordonner les condoléances
3 personnes
- 43
Accompagner la cérémonie funèbre
3 personnes
- 44
Jouer la musique pendant le service
- 45
Assister les intervenants
- 46
Accompagner les invités vers la salle de condoléances
2 personnes
- 47
Servir le café et le thé
4 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 50
Animer le registre de condoléances
- 51
Vérifier les demandes alimentaires
- 52
Accompagner la famille au moment d’adieu
2 personnes
- 53
Accompagner les derniers invités
2 personnes
Suivi
- 54
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 55
Rassembler les déchets
2 personnes
- 56
Emballer les compositions florales en toute sécurité
2 personnes
- 57
Éteindre la technique
2 personnes
- 58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 59
Faire la vaisselle
3 personnes
- 60
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 61
Vérifier les toilettes
- 62
Rassembler les objets trouvés
- 63
Remettre les clés et le lieu
- 64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 65
Remettre le livre de condoléances en toute sécurité
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tablesqté 8
- Table d’accueil
- Table de prise de parole
- Porte-manteauxqté 3
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 80
- Assiettes à pâtisserieqté 80
- Cuillères à caféqté 80
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
- Pots pour le lait et le sucreqté 6
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Mixeur audio
- Ordinateur portable
- Adaptateur HDMI
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Compositions floralesqté 4
- Cadre photo
- Bougies électriquesqté 6
- Chemins de table blancsqté 8
Papeterie
- Brochures du programmeqté 90
- Registre de condoléances
- Stylosqté 12
- Badges nominatifsqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Porte-sacs-poubelleqté 4
Autre
- Porte-parapluiesqté 2
- Serre-câblesqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez l’église ou la salle, ainsi que la salle de condoléances, dès que la date est connue. Gardez au moins 30 minutes entre la fin de la cérémonie et le début de l’accueil pour installer les tables, les chaises et le café.
- Fixez une date limite de réponse sur les cartes et l’invitation en ligne, idéalement 7 jours avant la cérémonie. Utilisez ensuite la liste définitive des invités pour communiquer le nombre exact de portions au traiteur.
- Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité au moment de l’inscription, plutôt que quelques jours avant. Vérifiez notamment l’accès sans marche, les places réservées et la circulation jusqu’à la table d’accueil.
- Finalisez le programme, les textes, les intervenants et les chants au moins 5 jours avant. Faites imprimer les livrets après cette validation afin d’éviter une réimpression de dernière minute.
- Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, l’ordinateur, l’adaptateur HDMI et le mixeur audio la veille. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires, car les prises disponibles sont rarement placées près de la table de prise de parole.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un service funèbre ?
- Prévoyez généralement 7 à 14 jours pour coordonner le lieu, les invitations, les intervenants, le traiteur et le matériel. Les livrets, les fleurs et la photo souvenir doivent idéalement être finalisés au moins 5 jours avant.
- Quand envoyer les invitations pour un service funèbre ?
- Envoyez-les dès que la date, le lieu et l’horaire sont confirmés, de préférence au moins 7 jours avant la cérémonie. Une invitation en ligne peut compléter les cartes imprimées et faciliter le suivi des inscriptions.
- Combien de personnes prévoir pour le traiteur ?
- Basez la commande sur la liste définitive des invités, arrêtée environ 7 jours avant. Ajoutez une petite marge uniquement si des proches risquent encore de confirmer après la date limite, plutôt que de commander sur une estimation vague.
- Que faut-il préparer la veille d’un service funèbre ?
- Préparez les livrets, le registre de condoléances, les stylos, la photo encadrée, les fleurs et la disposition des tables et des chaises. Testez aussi tout le matériel audio et vérifiez que le transport de la famille est confirmé au plus tard la veille.
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