Zo organiseer je een tuinbruiloft zonder last-minute stress

Een tuinbruiloft organiseren begint niet met bloemen of decoratie, maar met de datum, gastenlijst en indeling van de tuin. Daarna leg je leveranciers, catering en een plan voor slecht weer vast. Werk toe naar een definitieve gastenlijst, zodat je dieetwensen, stoelen, servies, drank en tafelschikking op aantallen kunt afstemmen. Plan de laatste boodschappen en voorbereidingen niet op de trouwdag zelf: houd minstens één volledige dag vrij voor opbouw, controle en gekoeld bewaren van desserts.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen ontwerpen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers bevestigen
7
Catering reserveren
8
Taart bestellen
9
Bloemen bestellen
10
Muziek voor ceremonie kiezen
2 personen
11
Muziek voor feest samenstellen
2 personen
12
Tafelschikking maken
2 personen
13
Draaiboek afdrukken
14
Weersverwachting controleren
15
Plan voor regen vastleggen
2 personen
16
Gastenlijst definitief maken
17
Dieetoverzicht delen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken inkopen
2 personen
21
Voorraad houdbaar eten controleren
22
Tafellinnen wassen
23
Servies en glazen controleren
2 personen
24
Bloemstukken voorbereiden
2 personen
25
Desserts gekoeld bewaren
2 personen
26
Groenten wassen en snijden
3 personen
27
Sausen en dressings maken
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Ceremonieplek markeren
2 personen
31
Tuin en terras controleren
2 personen
32
Gras en terras schoonmaken
3 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Stoelen plaatsen
3 personen
36
Ceremoniestoelen plaatsen
2 personen
37
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Bloemstukken plaatsen
2 personen
40
Lichtkettingen ophangen
3 personen
41
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
42
Muziek en microfoon testen
2 personen
43
Buffettafels inrichten
3 personen
44
Dranken koud zetten
2 personen
45
Koffiepunt inrichten
2 personen
46
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
47
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
48
Welkomsttafel inrichten
2 personen
49
Toiletten aanvullen
50
Catering voorproeven
2 personen

Event

51
Gasten ontvangen
3 personen
52
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
53
Ceremonie begeleiden
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Bruidstaart aansnijden
2 personen
57
Buffet openen
2 personen
58
Buffet aanvullen
3 personen
59
Borden en bestek ophalen
2 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Dessert serveren
2 personen
62
Muziek verzorgen
63
Dansvloer vrijhouden
64
Toiletten tussentijds controleren
65
Afvalbakken legen
2 personen
66
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

67
Dranken en eten opruimen
3 personen
68
Verlichting uitschakelen
2 personen
69
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
70
Servies voorsorteren
2 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Partytenten afbreken
4 personen
73
Versiering verwijderen
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
76
Tuin en terras schoonmaken
3 personen
77
Keuken schoonmaken
2 personen
78
Toiletten schoonmaken
2 personen
79
Overgebleven eten verpakken
2 personen
80
Materialen inventariseren
2 personen
81
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
82
Gehuurde spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Ceremoniestoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Garderoberek
Dansvloer

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Eetlepelsaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 5
Thermoskannenaantal 4
Taartmes
Taartplateau

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelkast
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Vazenaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Lichtslingersaantal 8
Lantaarnsaantal 10
LED-kaarsenaantal 30
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 8
Ringkussen
Fotolijstjesaantal 8

Verlichting

Buitenlampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Drankdispensersaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4
Thermosflessenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Wijnopenersaantal 4
Cocktailshakersaantal 2
Glazen karaffenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Serveerschalen dessertaantal 6
Boodschappen

Tips

Leg het regenplan vast zodra de locatie en gastenlijst bekend zijn. Controleer of de partytent, ceremoniestoelen, tafels en dansvloer ook bij een natte indeling passen; een plan dat alleen uit paraplu’s bestaat, werkt zelden voor een volledige ceremonie en maaltijd.
Werk met een voorlopige en een definitieve gastenlijst. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen eerst, deel het dieetoverzicht daarna met de catering en koop pas de bederfelijke boodschappen wanneer het aantal gasten vaststaat.
Controleer minstens twee weken vooraf of al het servies compleet is: per gast heb je minimaal een dinerbord, vork, mes en waterglas nodig, plus dessertborden en koffiekopjes voor de volgende gang. Tel ook serveerschalen, tangen en opscheplepels mee; die worden vaak pas bij het buffet gemist.
Maak de tafelschikking nadat de definitieve gastenlijst binnen is en druk het draaiboek uiterlijk de dag voor de bruiloft af. Zet daarin ook wie de leveranciers ontvangt, wie de muziek voor ceremonie en feest beheert en wie het weer controleert.
Plan bloemen, taart en desserts met hun bewaartemperatuur en tijdstip van levering. Zet koelboxen klaar voor transport en wijs één persoon aan die desserts gekoeld bewaart en de taart met taartmes en plateau op tijd naar de juiste plek brengt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een tuinbruiloft organiseren en beginnen met plannen?: Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met datum, gastenlijst en leveranciers. Reserveer catering, taart en bloemen zodra de datum en het verwachte aantal gasten bekend zijn; uitnodigingen verstuur je doorgaans 3 tot 4 maanden vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een tuinbruiloft?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Voorzie daarnaast de hele dag water, met extra waterglazen op de tafels en een aparte voorraad voor warm weer.
Wanneer maak ik de definitieve tafelschikking voor een bruiloft?: Maak een voorlopige indeling zodra de tafelopstelling bekend is, maar wacht met de definitieve versie tot de RSVP-termijn voorbij is. Rond de tafelschikking ongeveer 1 tot 2 weken voor de bruiloft af, nadat dieetwensen en afmeldingen zijn verwerkt.
Wat doe je bij regen tijdens een tuinbruiloft?: Leg minimaal 2 weken vooraf vast of de ceremonie en het diner onder een partytent of op een andere plek doorgaan. Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en wijs één persoon aan die de beslissing over de regenopstelling en leverancierscommunicatie uitvoert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.