Cómo organizar una boda en el jardín sin dejar cabos sueltos

Una boda en el jardín se organiza mejor empezando por la fecha, el número de invitados y un plan alternativo para la lluvia. Después puedes cerrar el catering, las bebidas, las flores, la música y la distribución de mesas y sillas. La logística exterior suele complicarse por el clima, la refrigeración y la falta de espacio para servir. Este plan te ayuda a ordenar las decisiones y a llegar a la última semana con proveedores, menaje y compras comprobados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y la lista de invitados
2 personas
2
Diseñar invitaciones
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar proveedores
7
Reservar el catering
8
Pedir tarta
9
Encargar flores
10
Elegir la música para la ceremonia
2 personas
11
Seleccionar la música para la fiesta
2 personas
12
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
13
Imprimir el plan de trabajo
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Definir el plan por lluvia
2 personas
16
Finalizar la lista de invitados
17
Compartir el resumen de dietas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Comprar bebidas
2 personas
21
Comprobar el stock de alimentos no perecederos
22
Lavar el mantel
23
Comprobar vajilla y vasos
2 personas
24
Preparar arreglos florales
2 personas
25
Mantener los postres refrigerados
2 personas
26
Lavar y cortar las verduras
3 personas
27
Preparar salsas y aderezos
2 personas
28
Preparar aperitivos
3 personas
29
Llenar las neveras portátiles
2 personas
30
Marcar el lugar de la ceremonia
2 personas
31
Comprobar el jardín y la terraza
2 personas
32
Limpiar el césped y la terraza
3 personas
33
Montar las carpas
4 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Colocar las sillas
3 personas
36
Colocar las sillas de la ceremonia
2 personas
37
Colocar el mantel
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar arreglos florales
2 personas
40
Colgar las guirnaldas de luces
3 personas
41
Conectar el equipo de sonido
2 personas
42
Probar la música y el micrófono
2 personas
43
Montar mesas de buffet
3 personas
44
Enfriar las bebidas
2 personas
45
Montar el punto de café
2 personas
46
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
47
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
48
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
49
Reponer los baños
50
Probar el catering
2 personas

Evento

51
Recibir a los invitados
3 personas
52
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
53
Coordinar la ceremonia
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Cortar la tarta nupcial
2 personas
57
Abrir el buffet
2 personas
58
Reponer el bufé
3 personas
59
Recoger los platos y los cubiertos
2 personas
60
Servir café y té
2 personas
61
Servir el postre
2 personas
62
Proporcionar la música
63
Mantener libre la pista de baile
64
Comprobar los baños periódicamente
65
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
66
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

67
Recoger bebidas y comida
3 personas
68
Apagar la iluminación
2 personas
69
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
70
Preclasificar la vajilla
2 personas
71
Recoger mesas y sillas
4 personas
72
Desmontar las carpas
4 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Lavar la vajilla
3 personas
75
Separar y desechar los residuos
2 personas
76
Limpiar el jardín y la terraza
3 personas
77
Limpiar la cocina
2 personas
78
Limpiar los baños
2 personas
79
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
80
Inventariar materiales
2 personas
81
Devolver los artículos prestados
2 personas
82
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Sillas de la ceremoniacant. 60
Mesas altascant. 4
Perchero
Pista de baile

Vajilla

Platos de cenacant. 70
Platos de postrecant. 70
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 70
Copas de champáncant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cucharas soperascant. 70
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 70

Cocina

Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Neveras portátilescant. 5
Termoscant. 4
Cuchillo para tarta
Base para tartas

Equipo

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Refrigerador
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Porta-servilletascant. 8
Jarronescant. 12
Arreglos floralescant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Farolescant. 10
Velas LEDcant. 30
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Tarjetas de nombrecant. 60
Números de mesacant. 8
Cojín para anillos
Marcos de fotoscant. 8

Iluminación

Lámparas de exteriorcant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de gomacant. 6

Catering

Dispensadores de bebidascant. 3
Cubiterascant. 4
Botellas térmicascant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Coctelerascant. 2
Jarras de vidriocant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Fuentes para postrescant. 6
Compras

Consejos

Define la fecha y la lista inicial de invitados antes de diseñar las invitaciones: el número de personas determina las mesas, sillas, vajilla, bebidas y el tamaño de la carpa plegable.
Cierra catering, tarta, flores y música con varias semanas de margen, y confirma cada proveedor antes del evento. Recoge las preferencias dietéticas junto con las confirmaciones para entregar un resumen útil al catering.
Dibuja la distribución separando ceremonia, comedor, buffet, mesas altas y pista de baile. Deja pasillos despejados y coloca las mesas de buffet cerca de la cocina o del punto donde se mantendrán fríos los postres.
Comprueba el pronóstico y define el plan por lluvia al menos 48 horas antes. Decide de antemano dónde irán la ceremonia, las mesas, las sillas y la pista si hay que usar la carpa.
Haz la compra final cuando la lista de invitados esté cerrada: revisa primero los alimentos no perecederos, compra las bebidas y comprueba vasos, copas, platos, cubiertos, neveras portátiles y termos antes de que lleguen los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una boda en el jardín?: Empieza a fijar la fecha, la lista de invitados y los proveedores al menos 8 a 12 semanas antes. Deja la confirmación final de invitados y la compra de bebidas para la última semana.
¿Qué hago si llueve el día de la boda en el jardín?: Ten un plan cerrado como mínimo 48 horas antes, basándote en el pronóstico. La carpa debe permitir reorganizar la ceremonia, las mesas y el buffet sin bloquear los accesos.
¿Cuántas bebidas necesito para una boda en el jardín?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y alrededor de 1 por persona por cada hora siguiente. Añade agua suficiente y mantén parte de las bebidas en neveras portátiles.
¿Cuándo debo preparar la tarta y los postres?: Mantén los postres refrigerados hasta el momento de servirlos y prepara la zona de la tarta el mismo día. Comprueba con antelación que tienes una base para tartas y un cuchillo para tarta.

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