Zo organiseer je een tuinbeurs zonder last-minute chaos

Begin met het programma, de datum en het aantal standhouders. Daarna leg je vast hoeveel ruimte, tafels, partytenten, stroompunten en parkeerplaatsen nodig zijn. Werk vervolgens de inschrijvingen, plattegrond en communicatie uit voordat je leveranciers en reserveringen bevestigt. In de laatste week draait alles om controleren: vergunningen, weersverwachting, boodschappen, materialen en de informatie voor standhouders. Op de opbouwdag markeer je eerst de standplaatsen en richt je daarna het terrein in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemers uitnodigen
2 personen
3
Beursstands inschrijven
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers bevestigen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Plattegrond van terrein maken
2 personen
9
Standhouders indelen
2 personen
10
Parkeerplan voorbereiden
11
Bewegwijzering ontwerpen
12
Programmaborden maken
2 personen
13
Vergunningen controleren
14
Weersverwachting controleren
15
Standhouders informeren
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Versiering voorbereiden
2 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Terrein controleren
2 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Standplaatsen markeren
2 personen
24
Stroompunten veilig aanleggen
2 personen
25
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
26
Verlichting ophangen
3 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Kraamtafels nummeren
2 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Registratielijst klaarleggen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen
35
Toiletten controleren

Event

36
Standhouders ontvangen
3 personen
37
Beursstands controleren
2 personen
38
Bezoekers registreren
2 personen
39
Bezoekers welkom heten
2 personen
40
Programma aankondigen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Toiletten tussentijds controleren
46
Verlichting inschakelen
47
Laatste ronde aankondigen
48
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
49
Kassa en registratie afsluiten
2 personen
50
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

51
Decoratie verwijderen
3 personen
52
Partytenten afbreken
4 personen
53
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Afval verzamelen
3 personen
56
Terrein schoonmaken
3 personen
57
Materialen inventariseren
2 personen
58
Geleende spullen retourneren
2 personen
59
Overgebleven eten verdelen
2 personen
60
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
61
Verlichting afkoppelen
2 personen
62
Borden en afvalbakken verwijderen
2 personen
63
Locatie schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 12
Ontvangstbalie
Afvalbakkenaantal 8
Parasolvoetenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Geluidsmixer
Kassaboxenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 16

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Bloempottenaantal 12
Tafellopersaantal 18
Naamkaartjeshoudersaantal 30
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Buitenlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Tuinmateriaal

Tuinshowtafelsaantal 6
Plantentafelsaantal 8
Plantentrappenaantal 4
Gieteraantal 4
Tuinslangenaantal 2
Kruiwagensaantal 2
Harkaantal 2
Schepaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Kabelmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 8
Parasolvoetenaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond zodra de eerste standhouders zich aanmelden. Reserveer per stand een vaste plek en houd aparte ruimte vrij voor de ontvangstbalie, looproutes, afvalbakken en eventuele programmaborden.
Controleer vergunningen en stroom niet pas op de opbouwdag. Leg vooraf vast welke stroompunten veilig gebruikt mogen worden en test verlengsnoeren, stekkerdozen, luidsprekers en microfoon voordat bezoekers arriveren.
Informeer standhouders uiterlijk enkele dagen voor de beurs over hun standnummer, aankomsttijd, parkeerplan en beschikbare voorzieningen. Vermeld ook waar zij kunnen laden en lossen, zodat auto’s niet op het terrein blijven staan.
Plan de opbouw in een vaste volgorde: terrein controleren, standplaatsen markeren, partytenten opbouwen, tafels en stoelen plaatsen en daarna bewegwijzering ophangen. Zo voorkom je dat je opnieuw moet verplaatsen wanneer de stands al ingericht zijn.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten stevig vast, bescherm koffie en hapjes met serveerschalen of deksels en zorg dat herbruikbare glazen, waterkannen en afvalbakken op meerdere logische plekken staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tuinbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en standhouders. Controleer vergunningen meteen, omdat eventuele aanvraagtermijnen per situatie verschillen. De plattegrond en het parkeerplan kun je maken zodra de eerste inschrijvingen binnen zijn.
Hoeveel partytenten heb je nodig voor een tuinbeurs?: Reken per stand op de oppervlakte die je daadwerkelijk hebt afgesproken en tel extra tenten op voor ontvangst, horeca of programmaonderdelen. Leg de indeling uiterlijk één week vooraf vast, zodat je weet hoeveel tenten, tafels en parasolvoeten moeten worden geregeld.
Wanneer maak je de plattegrond van een tuinbeurs?: Maak een eerste plattegrond zodra je de terreinmaten en de verwachte standhouders kent, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Werk die versie bij na iedere inschrijving en stuur de definitieve standindeling enkele dagen voor de beurs naar alle deelnemers.
Wat moet je de dag voor een tuinbeurs controleren?: Controleer de weersverwachting, vergunningen, leveranciers, boodschappen, materialen, stroomvoorziening en bewegwijzering. Leg kleine benodigdheden zoals kassaboxen, koelelementen, koffiekopjes en besteksets klaar; dat voorkomt zoeken tijdens de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.