Tuinbeurs organiseren: checklist en planning
Een tuinbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en tafels klaarzetten. Je moet deelnemers en standhouders op tijd vastleggen, het terrein logisch indelen en bezoekers naar parkeren, ontvangst en programma leiden. Controleer vergunningen en stroomvoorziening voordat je materialen bestelt of opbouwt. Deze checklist helpt je de 63 taken en 59 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, van de eerste planning tot de laatste bewegwijzering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Beursstands inschrijven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Standhouders indelen
2 personen
Parkeerplan voorbereiden
Bewegwijzering ontwerpen
Programmaborden maken
2 personen
Vergunningen controleren
Weersverwachting controleren
Standhouders informeren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Versiering voorbereiden
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Stroompunten veilig aanleggen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kraamtafels nummeren
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Event
Standhouders ontvangen
3 personen
Beursstands controleren
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verlichting inschakelen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Kassa en registratie afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Nazorg
Decoratie verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Verlichting afkoppelen
2 personen
Borden en afvalbakken verwijderen
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 18
- Bistrotafelsaantal 8
- Stoelenaantal 90
- Barkrukkenaantal 12
- Ontvangstbalie
- Afvalbakkenaantal 8
- Parasolvoetenaantal 4
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 160
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Geluidsmixer
- Kassaboxenaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Maatbekersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Koelelementenaantal 16
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Krijtbordenaantal 8
- Bloempottenaantal 12
- Tafellopersaantal 18
- Naamkaartjeshoudersaantal 30
- Pijlbordenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Buitenlampenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 10
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Sponzenaantal 8
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
Tuinmateriaal
- Tuinshowtafelsaantal 6
- Plantentafelsaantal 8
- Plantentrappenaantal 4
- Gieteraantal 4
- Tuinslangenaantal 2
- Kruiwagensaantal 2
- Harkaantal 2
- Schepaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Kabelmattenaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 8
- Parasolvoetenaantal 4
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg de plattegrond vast voordat je standhouders indeelt. Houd ruimte vrij voor looproutes, de ontvangstbalie, parkeerbewegingen en minimaal één duidelijke route naar afvalbakken en toiletten.
- Bevestig leveranciers en reserveringen uiterlijk 2 weken vooraf. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je boodschappenlijst niet pas tijdens de opbouw verandert.
- Controleer stroompunten vóór de beursdag en maak per zone duidelijk welk verlengsnoer of welke stekkerdoos nodig is. Leg kabels zo dat bezoekers er niet over kunnen struikelen en gebruik geen losse aansluitingen in natte grond.
- Plan de terreinopbouw met een vaste volgorde: eerst standplaatsen markeren, daarna partytenten opbouwen, vervolgens tafels en stoelen plaatsen en pas daarna bewegwijzering en versiering aanbrengen.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie partytenten, parasolvoeten en andere materialen controleert. Informeer standhouders direct als de indeling, opbouwtijd of veiligheidsinstructies wijzigen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tuinbeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en deelnemers. Regel vergunningen, standinschrijvingen en leveranciers bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de beurs.
- Wanneer moet ik standhouders voor een tuinbeurs informeren?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 2 weken vooraf en nogmaals 48 uur voor de opbouw. Vermeld daarin hun standplaats, aankomsttijd, parkeerplan, stroommogelijkheden en regels voor het terrein.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een tuinbeurs?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor koffie en thee tel je gemiddeld 1 kop per persoon per uur; pas dit aan op de verwachte verblijfsduur en het weer.
- Wat moet ik doen bij regen tijdens een tuinbeurs?
- Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over extra beschutting, verplaatsing of afgelasting. Controleer of partytenten stevig staan, bescherm stroomaansluitingen tegen vocht en informeer standhouders en bezoekers meteen over de aangepaste situatie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!