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Eine Gartenmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Gartenmesse müssen Besucher, Aussteller und Versorgung gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum und Programm fest, bevor du Stände anmeldest und Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Lieferanten, Reservierungen und der Geländeplan. In den letzten Tagen entscheidet die Vorbereitung vor Ort: Zelte, Standplätze, Strom, Parkplan und Beschilderung müssen vor dem Einlass geprüft sein. So erkennst du Engpässe, bevor die ersten Aussteller eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • 2

    Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • 3

    Messestände anmelden

    2 Personen

  • 4

    Anmeldungen bearbeiten

  • 5

    Ernährungswünsche erfassen

  • 6

    Lieferanten bestätigen

    2 Personen

  • 7

    Reservierungen vornehmen

  • 8

    Geländeplan erstellen

    2 Personen

  • 9

    Aussteller einteilen

    2 Personen

  • 10

    Parkplan vorbereiten

  • 11

    Beschilderung entwerfen

  • 12

    Programmtafeln erstellen

    2 Personen

  • 13

    Genehmigungen prüfen

  • 14

    Wettervorhersage prüfen

  • 15

    Standbetreiber informieren

  • 16

    Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • 17

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 18

    Dekoration vorbereiten

    2 Personen

  • 19

    Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • 20

    Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • 21

    Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • 22

    Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • 23

    Standplätze markieren

    2 Personen

  • 24

    Stromanschlüsse sicher verlegen

    2 Personen

  • 25

    Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • 26

    Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • 27

    Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • 28

    Markttische nummerieren

    2 Personen

  • 29

    Empfangstheke einrichten

    2 Personen

  • 30

    Registrierungsliste bereitlegen

  • 31

    Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • 32

    Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • 33

    Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • 34

    Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • 35

    Toiletten kontrollieren

Event

  • 36

    Aussteller empfangen

    3 Personen

  • 37

    Messestände prüfen

    2 Personen

  • 38

    Besucher registrieren

    2 Personen

  • 39

    Besucher begrüßen

    2 Personen

  • 40

    Programm ankündigen

  • 41

    Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • 42

    Snacks servieren

    3 Personen

  • 43

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 44

    Mülleimer leeren

    2 Personen

  • 45

    Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • 46

    Beleuchtung einschalten

  • 47

    Letzte Runde ankündigen

  • 48

    Besucher verabschieden

    3 Personen

  • 49

    Kasse und Registrierung schließen

    2 Personen

  • 50

    Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • 51

    Dekoration entfernen

    3 Personen

  • 52

    Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • 53

    Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • 54

    Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • 55

    Abfall sammeln

    3 Personen

  • 56

    Gelände reinigen

    3 Personen

  • 57

    Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • 58

    Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • 59

    Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • 60

    Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • 61

    Beleuchtung abkoppeln

    2 Personen

  • 62

    Teller und Abfallbehälter entfernen

    2 Personen

  • 63

    Ort sauber übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 18
  • BistrotischeAnz. 8
  • StühleAnz. 90
  • BarhockerAnz. 12
  • Empfangstresen
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • SchirmständerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 160
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Tonmischpult
  • KassenboxenAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 16

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • KreidetafelnAnz. 8
  • BlumentöpfeAnz. 12
  • TischläuferAnz. 18
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • AußenlampenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 10

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 3
  • SchwämmeAnz. 8
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4

Gartenmaterial

  • GartenschautischeAnz. 6
  • PflanztischeAnz. 8
  • PflanzenstufenAnz. 4
  • GießkanneAnz. 4
  • GartenschläucheAnz. 2
  • SchubkarrenAnz. 2
  • RechenAnz. 2
  • SchaufelAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • KabelmattenAnz. 12
  • ArbeitshandschuheAnz. 8
  • SchirmständerAnz. 4

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Anmeldeschluss früh fest. Plane danach mindestens 7 Tage für Rückfragen, die Bearbeitung der Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen ein.
  • Erstelle den Geländeplan nicht erst am Aufbau­tag. Teile Aussteller, Parkflächen und Wege vorher ein und markiere jeden Standplatz vor Beginn der Veranstaltung sichtbar.
  • Prüfe Genehmigungen und Stromversorgung mindestens 14 Tage vorher. Verlängerungskabel dürfen keine Laufwege kreuzen; sichere Anschlüsse und teste Lautsprecher, Mikrofon und Tonmischpult vor dem Einlass.
  • Plane für Wetteränderungen: Kontrolliere die Vorhersage 48 Stunden vorher und stelle Partyzelte, Schirmständer sowie eine Ausweichlösung bereit. Zelte müssen vor dem Aufbau der Stände stehen und gesichert sein.
  • Rechne Getränke und Geschirr nach der erwarteten Besucherzahl ab und halte Reserve bereit. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, wiederverwendbare Gläser und Abfallbehälter werden häufig zu spät kontrolliert; prüfe sie am Vortag vollständig.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gartenmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Ausstelleranmeldungen. Genehmigungen, Lieferanten und Reservierungen sollten spätestens 14 Tage vor der Messe bestätigt sein.
Wann sollte der Geländeplan für eine Gartenmesse fertig sein?
Der Geländeplan sollte spätestens 2 Wochen vorher stehen, damit Aussteller, Parkflächen und Besucherwege rechtzeitig informiert werden können. Markiere die Standplätze am Vortag vor dem Aufbau.
Wie viele Getränke braucht man für eine Gartenmesse?
Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde. Bei warmem Wetter brauchst du zusätzlich Wasser und gekühlte Nachfüllreserven.
Was muss man am Tag vor der Gartenmesse prüfen?
Kontrolliere am Vortag Gelände, Zelte, Tische, Stühle, Standmarkierungen, Beschilderung, Stromanschlüsse und Tonanlage. Stelle außerdem Geschirr, Kaffeemaschinen, Kühlboxen, Kassenboxen und Abfallbehälter vollständig bereit.

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