Cómo organizar una feria de jardinería paso a paso
Una feria de jardinería se organiza primero sobre el papel y después en el recinto. Empieza fijando la fecha, el programa y el número de stands; con esos datos puedes cerrar participantes, proveedores, permisos y reservas. Después, convierte el recinto en un plano con puestos, aparcamiento, electricidad y circulación. El último día se dedica al montaje, la señalización y las comprobaciones, no a resolver decisiones pendientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Invitar a los participantes
2 personas
- 3
Inscribir stands de feria
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar proveedores
2 personas
- 7
Hacer reservas
- 8
Hacer un plano del recinto
2 personas
- 9
Asignar puestos a los expositores
2 personas
- 10
Preparar el plan de aparcamiento
- 11
Diseñar la señalización
- 12
Hacer carteles del programa
2 personas
- 13
Comprobar permisos
- 14
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 15
Informar a los responsables de los stands
- 16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Preparar la decoración
2 personas
- 19
Reunir los materiales
3 personas
- 20
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 21
Montar mesas y sillas
4 personas
- 22
Montar las carpas
4 personas
- 23
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
- 24
Instalar de forma segura los puntos de electricidad
2 personas
- 25
Colocar la señalización
2 personas
- 26
Colgar la iluminación
3 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Numerar las mesas de parto
2 personas
- 29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 30
Preparar la lista de registro
- 31
Enfriar las bebidas
2 personas
- 32
Preparar café y té
2 personas
- 33
Preparar aperitivos
3 personas
- 34
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 35
Comprobar los baños
Evento
- 36
Recibir a los expositores
3 personas
- 37
Comprobar los stands de la feria
2 personas
- 38
Registrar a los visitantes
2 personas
- 39
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 40
Anunciar el programa
- 41
Servir café y té
2 personas
- 42
Servir aperitivos
3 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Comprobar los baños periódicamente
- 46
Encender la iluminación
- 47
Anunciar la última ronda
- 48
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 49
Cerrar caja e inscripción
2 personas
- 50
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 51
Retirar la decoración
3 personas
- 52
Desmontar las carpas
4 personas
- 53
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 54
Lavar la vajilla
2 personas
- 55
Recoger la basura
3 personas
- 56
Limpiar el recinto
3 personas
- 57
Inventariar materiales
2 personas
- 58
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 59
Repartir la comida sobrante
2 personas
- 60
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 61
Desconectar la iluminación
2 personas
- 62
Retirar los platos y los cubos de basura
2 personas
- 63
Dejar el recinto limpio
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 18
- Mesas bistrocant. 8
- Sillascant. 90
- Taburetes de barcant. 12
- Mostrador de recepción
- Papeleracant. 8
- Bases para sombrillascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 160
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Mesa de mezclas
- Cajas de cajacant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Acumuladores de fríocant. 16
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Pizarrascant. 8
- Macetascant. 12
- Manteles runnerscant. 18
- Portanombrescant. 30
- Carteles direccionalescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de exteriorcant. 6
- Linternas a pilascant. 10
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 3
- Esponjascant. 8
- Guantes de limpiezacant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de toallascant. 4
Material de jardín
- Mesas para la exposición de jardineríacant. 6
- Mesas para plantascant. 8
- Escalones para plantascant. 4
- Regaderacant. 4
- Mangueras de jardíncant. 2
- Carretillascant. 2
- Rastrillocant. 2
- Cucharacant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Guantes de trabajocant. 8
- Bases para sombrillascant. 4
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de invitar a los expositores: reserva al menos 2 semanas para recibir inscripciones, confirmar preferencias dietéticas y asignar cada stand en el plano.
- Mide el recinto y dibuja los puestos antes de alquilar o colocar carpas, mesas y sillas. Deja pasillos claros y marca en el suelo la ubicación de cada expositor para acelerar el montaje.
- Comprueba los permisos y el pronóstico del tiempo con varios días de margen. Si la feria es exterior, confirma entonces las carpas, las bases para sombrillas y el plan alternativo para lluvia o viento.
- Planifica la electricidad como una instalación, no como un detalle final: define qué equipos necesitan corriente, protege los cables alargadores y las regletas, y prueba altavoces, micrófono y mesa de mezclas antes de abrir.
- Haz una inspección final del recinto el día anterior y otra al llegar. Revisa señalización, aparcamiento, recepción, papeleras, bebidas, vajilla y equipos de café; lo que falta en ese momento suele ser difícil de sustituir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de jardinería?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Dedica las primeras 2 semanas a fecha, programa e inscripciones; deja al menos 7 días para confirmar proveedores, permisos, plano y necesidades de cada stand.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?
- Asígnalos cuando se cierren las inscripciones y, como mínimo, 10 días antes de la feria. Envía a cada responsable la ubicación, el horario de llegada, las normas de montaje y el acceso para descargar.
- ¿Cuándo se montan las carpas y las mesas?
- El montaje debe empezar entre 3 y 5 horas antes de la apertura, según el tamaño del recinto. Coloca primero las carpas y marca los puestos; después instala mesas, sillas, electricidad y señalización.
- ¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de jardinería?
- Revisa permisos, previsión meteorológica, reservas, plano, aparcamiento, lista de compra y contactos de proveedores. También conviene probar la electricidad y el sonido y contar vasos, tazas, platos, cubiertos y termos antes de cerrar el recinto.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!