Zo organiseer je een trouwreceptie zonder last-minute stress

Begin met de gastenlijst en werk daarna in vaste volgorde naar de uitvoering toe. Verstuur uitnodigingen op tijd, verwerk aanmeldingen en leg dieetwensen vast voordat je catering en taart definitief bevestigt. Plan vervolgens de reserveringen, boodschappen, dranken, bloemen en muziek. Op de dag zelf draait het vooral om opbouw: partytenten, tafels, stoelen, buffet, verlichting en decoratie moeten klaarstaan voordat de eerste gasten arriveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst definitief maken
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Cateringafspraken bevestigen
6
Taartbestelling bevestigen
7
Bloemen bestellen
8
Muziek afspeellijst samenstellen
9
Reserveringen maken
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken ophalen
2 personen
13
Bloemen ophalen
14
Taart ophalen
2 personen
15
Locatie controleren
2 personen
16
Parkeerplaatsen vrijmaken
2 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
21
Buffettafels inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Bloemstukken plaatsen
2 personen
24
Verlichting ophangen
2 personen
25
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
26
Microfoon testen
27
Koelboxen vullen
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffiehoek inrichten
2 personen
30
Servies klaarzetten
2 personen
31
Glazen klaarzetten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Salades voorbereiden
2 personen
34
Broodmanden vullen
35
Taart koel bewaren
2 personen
36
Toiletten controleren
37
Afvalbakken plaatsen
38
Welkomsttafel inrichten

Event

39
Gasten ontvangen
3 personen
40
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Buffet openen
2 personen
44
Buffet aanvullen
3 personen
45
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
46
Tafels afruimen
3 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Taart aansnijden
2 personen
49
Taart serveren
3 personen
50
Muziek verzorgen
51
Microfoon beheren
52
Licht controleren
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

56
Laatste dranken opruimen
2 personen
57
Buffet leegmaken
3 personen
58
Eten gekoeld opbergen
2 personen
59
Servies verzamelen
3 personen
60
Glazen verzamelen
2 personen
61
Afval sorteren
2 personen
62
Tafels afbreken
3 personen
63
Stoelen opruimen
3 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Apparatuur loskoppelen
2 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Koelboxen legen
2 personen
71
Overgebleven eten verdelen
2 personen
72
Huurmaterialen verpakken
2 personen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Eettafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 85
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Stoelhoezenaantal 85
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Karaffenaantal 12
Taartmes
Taartvorkjesaantal 90

Decoratie

Bloemvazenaantal 12
Bloemstukkenaantal 12
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 6
Menukaartenaantal 90
Plaatskaartjesaantal 90
Lichtslingersaantal 8
Papieren lampionnenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Gastenboek
Pennen voor gastenboekaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Taartstandaard

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Opbergdozenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalcontainersaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de gastenlijst minimaal 8 weken vooraf definitief. Gebruik de aanmeldingen daarna om dieetwensen, tafelindeling en aantallen servies en glazen te controleren.
Bevestig catering en taart uiterlijk 2 weken voor de receptie. Controleer daarbij niet alleen het aantal gasten, maar ook het ophaalmoment van de taart en wie de buffettafels inricht.
Plan alle ophaalrondes op één schema. Bloemen, taart en dranken worden vaak te laat opgehaald; wijs per onderdeel één persoon aan en noteer een tijdstip per rit.
Begin minstens 4 uur voor ontvangst met de opbouw. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer, richt daarna het buffet in en hang pas als laatste versiering en lichtslingers op.
Leg de laatste controle vast op een lijst van 30 minuten. Controleer locatie, parkeerplaatsen, muziekapparatuur, verlichting, menukaarten, tafelnummers en voldoende glazen voordat gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een trouwreceptie organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de gastenlijst en uitnodigingen. Bevestig catering, taart, bloemen en reserveringen uiterlijk 2 weken voor de receptie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een trouwreceptie op te bouwen?: Reken voor een receptie met partytenten, tafels, stoelen, buffet en decoratie op minimaal 4 uur. Met een groot aantal gasten of meerdere tenten plan je liever 5 tot 6 uur.
Wanneer moet je de dieetwensen voor een trouwreceptie verzamelen?: Vraag dieetwensen meteen mee met de uitnodiging en verwerk ze zodra de aanmeldingen binnenkomen. Geef de definitieve lijst uiterlijk 2 weken voor de receptie aan de catering door.
Hoeveel glazen heb je nodig voor een trouwreceptie?: Reken per gast op minimaal één waterglas en één wijnglas, plus champagneglazen als je champagne serveert. Plan daarnaast ongeveer 10 procent extra glazen voor breuk, wissels en onverwachte gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.