Cómo organizar una recepción de boda sin improvisar

Una recepción de boda se organiza mejor por fases: primero cierras invitados y necesidades del menú, después reservas servicios y finalmente preparas el montaje. Empieza por confirmar quién asiste y qué restricciones alimentarias hay antes de cerrar el catering. En la última semana, concentra las recogidas y revisa el lugar. El día anterior deja listas las mesas, la vajilla, las bebidas y la decoración para que el montaje no dependa de una sola persona.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Finalizar la lista de invitados
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Confirmar los acuerdos de catering
6
Confirmar el pedido de la tarta
7
Encargar flores
8
Crear lista de reproducción musical
9
Hacer reservas
10
Comprobar la lista de la compra
11
Hacer la compra
2 personas
12
Recoger las bebidas
2 personas
13
Recoger flores
14
Recoger la tarta
2 personas
15
Comprobar el lugar
2 personas
16
Despejar las plazas de aparcamiento
2 personas
17
Montar las carpas
4 personas
18
Montar mesas
3 personas
19
Colocar las sillas
3 personas
20
Colocar el mantel
2 personas
21
Montar mesas de buffet
2 personas
22
Colgar la decoración
3 personas
23
Colocar arreglos florales
2 personas
24
Colgar la iluminación
2 personas
25
Conectar el equipo de música
2 personas
26
Probar el micrófono
27
Llenar las neveras portátiles
2 personas
28
Enfriar las bebidas
2 personas
29
Montar la zona de café
2 personas
30
Preparar la vajilla
2 personas
31
Preparar los vasos
2 personas
32
Preparar aperitivos
3 personas
33
Preparar ensaladas
2 personas
34
Llenar las cestas de pan
35
Mantener el pastel refrigerado
2 personas
36
Comprobar los baños
37
Colocar cubos de basura
38
Montar la mesa de bienvenida

Evento

39
Recibir a los invitados
3 personas
40
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
41
Servir aperitivos
3 personas
42
Rellenar las bebidas
2 personas
43
Abrir el buffet
2 personas
44
Reponer el bufé
3 personas
45
Servir comidas especiales
2 personas
46
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Cortar la tarta
2 personas
49
Servir la tarta
3 personas
50
Proporcionar la música
51
Gestionar el micrófono
52
Comprobar la iluminación
53
Comprobar los baños periódicamente
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

56
Recoger las últimas bebidas
2 personas
57
Vaciar el buffet
3 personas
58
Guardar la comida en frío
2 personas
59
Recoger la vajilla
3 personas
60
Recoger los vasos
2 personas
61
Clasificar residuos
2 personas
62
Desmontar las mesas
3 personas
63
Recoger sillas
3 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Desmontar las carpas
4 personas
66
Desconectar el equipo
2 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el lugar
3 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Vaciar neveras portátiles
2 personas
71
Repartir la comida sobrante
2 personas
72
Empaquetar el material de alquiler
2 personas
73
Devolver el material alquilado
2 personas
74
Devolver los artículos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de buffetcant. 3
Mesas de comedorcant. 6
Sillas plegablescant. 85
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 12
Fundas para sillascant. 85
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharillas de postrecant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 12
Cuchillo para tarta
Tenedores de tartacant. 90

Decoración

Jarrones de florescant. 12
Arreglos floralescant. 12
Cartel de bienvenida
Números de mesacant. 6
Cartas del menúcant. 90
Tarjetas de mesacant. 90
Guirnaldas de lucescant. 8
Farolillos de papelcant. 20
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Libro de visitas
Bolígrafos para el libro de firmascant. 4

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono inalámbrico
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Cables de cargacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas térmicascant. 4
Soporte para tartas

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejas de servircant. 8
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cajas de almacenamientocant. 20

Limpieza

Papeleracant. 6
Contenedores de basuracant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados antes de confirmar el catering. Recoge las preferencias dietéticas con tiempo y entrega al proveedor el número final y las restricciones al menos 7 días antes.
Reserva y confirma por separado la tarta, las flores y la música. Comprueba cada pedido 3 días antes y asigna a una persona distinta para recoger cada elemento si llegan el mismo día.
Haz la compra y recoge las bebidas entre 24 y 48 horas antes. Así puedes comprobar cantidades, enfriar lo necesario y evitar que alguien tenga que salir durante la recepción.
Comprueba el lugar al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Revisa aparcamiento, carpas, mesas, sillas, iluminación y conexiones eléctricas antes de empezar a decorar.
Monta primero las mesas y el buffet, y coloca después manteles, vajilla, tarjetas, números de mesa y flores. Reserva los últimos 30 minutos para conectar la música y corregir detalles visibles.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una recepción de boda?: Envíalas entre 8 y 12 semanas antes de la recepción. Pide la confirmación de asistencia como máximo 3 semanas antes, para poder cerrar catering, mesas y cantidades.
¿Cuánta bebida necesito para una recepción de boda?: Calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y de 1 a 2 por cada hora siguiente. Añade agua para toda la recepción y reserva parte de las bebidas para el servicio de la comida y el brindis.
¿Con cuánta antelación se confirma el catering?: Confirma el menú y el número provisional de invitados entre 4 y 6 semanas antes. Envía el número definitivo y las dietas especiales al menos 7 días antes del evento.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar una recepción de boda?: Calcula entre 3 y 4 horas para montar carpas, mesas, sillas, buffet, decoración e iluminación en un espacio mediano. Empieza al menos 2 horas antes de que lleguen los invitados y deja a una persona encargada de las comprobaciones finales.

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