Hochzeitsempfang organisieren: So gehst du vor
Bei einem Hochzeitsempfang entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Tag selbst Ruhe bleibt. Beginne mit Gästeliste, Einladungen und Rückmeldungen, bevor du Catering, Torte, Getränke und Sitzplätze festlegst. Danach folgen Bestellungen, Reservierungen und die Prüfung von Geschirr und Mobiliar. Am Vortag oder am Veranstaltungstag werden Ort, Zelte, Tische, Beleuchtung, Blumen und Musikanlage nacheinander aufgebaut.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste finalisieren
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Catering-Absprachen bestätigen
- 6
Kuchenbestellung bestätigen
- 7
Blumen bestellen
- 8
Musik-Playlist zusammenstellen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Einkaufsliste prüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke abholen
2 Personen
- 13
Blumen abholen
- 14
Torte abholen
2 Personen
- 15
Ort überprüfen
2 Personen
- 16
Parkplätze freimachen
2 Personen
- 17
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 18
Tische aufstellen
3 Personen
- 19
Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Tischwäsche anbringen
2 Personen
- 21
Buffettische einrichten
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 23
Blumengestecke platzieren
2 Personen
- 24
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 25
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 26
Mikrofon testen
- 27
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 28
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 29
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 30
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 31
Gläser bereitstellen
2 Personen
- 32
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 33
Salate vorbereiten
2 Personen
- 34
Brotkörbe füllen
- 35
Kuchen kühl lagern
2 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
- 37
Mülleimer aufstellen
- 38
Willkommenstisch einrichten
Event
- 39
Gäste empfangen
3 Personen
- 40
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 41
Snacks servieren
3 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Buffet eröffnen
2 Personen
- 44
Buffet auffüllen
3 Personen
- 45
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 46
Tische abräumen
3 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Torte anschneiden
2 Personen
- 49
Torte servieren
3 Personen
- 50
Musik organisieren
- 51
Mikrofon verwalten
- 52
Licht prüfen
- 53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Letzte Getränke aufräumen
2 Personen
- 57
Buffet leerräumen
3 Personen
- 58
Essen gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 59
Geschirr sammeln
3 Personen
- 60
Gläser einsammeln
2 Personen
- 61
Abfall trennen
2 Personen
- 62
Tische abbauen
3 Personen
- 63
Stühle aufräumen
3 Personen
- 64
Dekoration entfernen
2 Personen
- 65
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 66
Geräte trennen
2 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Location reinigen
3 Personen
- 69
Toiletten reinigen
2 Personen
- 70
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 72
Leihmaterial verpacken
2 Personen
- 73
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 74
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- BuffetischeAnz. 3
- EsstischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 85
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- StuhlhussenAnz. 85
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- ChampagnergläserAnz. 90
- KaffeelöffelAnz. 90
- DinnermesserAnz. 100
- EsstischgabelnAnz. 100
- DessertlöffelAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaraffenAnz. 12
- Tortenmesser
- TortengabelnAnz. 90
Dekoration
- BlumenvasenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 12
- Willkommensschild
- TischnummernAnz. 6
- SpeisekartenAnz. 90
- TischkartenAnz. 90
- LichterkettenAnz. 8
- PapierlampionsAnz. 20
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- TischdekorationAnz. 12
- Gästebuch
- Stifte für das GästebuchAnz. 4
Ausstattung
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- LadekabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhalteschalenAnz. 4
- Tortenständer
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 2
- RührschüsselnAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- AbfallcontainerAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Gästeliste spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Empfang ab. Erst danach lassen sich Cateringmengen, Tischkarten, Speisekarten und die Zahl der benötigten Stühle verlässlich planen.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestätige die Cateringabsprache mindestens 7 Tage vorher. So bleiben vegetarische, allergische oder andere Sonderportionen nicht bis zum Aufbau ungeklärt.
- Plane Getränke getrennt nach Empfang und Essen: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser in Karaffen auf die Tische. Die Abholung sollte spätestens am Vortag organisiert sein.
- Prüfe 2 bis 3 Tage vor dem Empfang, ob Partyzelte, Buffetische, Esstische, Klappstühle und Tischwäsche vollständig vorhanden sind. Fehlendes Mobiliar lässt sich kurzfristig meist schwerer ersetzen als Dekoration.
- Lege den Aufbau in einer festen Reihenfolge fest: erst Zelte und Tische, dann Stühle und Tischwäsche, anschließend Buffet, Blumen, Beleuchtung und Musikanlage. Torte, Blumen und Getränke sollten erst kurz vor Beginn abgeholt oder bereitgestellt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Hochzeitsempfang planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Gästeliste, Ort, Catering und Reservierungen. Die verbindliche Gästezahl und Ernährungswünsche sollten 4 bis 6 Wochen vor dem Empfang feststehen.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Hochzeitsempfang?
- Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach meist mit 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Plane Wasser zusätzlich ein und stelle die Getränke spätestens am Vortag bereit.
- Wann soll man die Hochzeitstorte abholen?
- Hole die Torte am Veranstaltungstag so spät wie möglich ab, idealerweise 1 bis 2 Stunden vor dem Anschneiden. Kläre vorher Transport, Kühlung und einen sicheren Abstellplatz am Empfangsort.
- Wann baut man Tische und Dekoration beim Hochzeitsempfang auf?
- Der Grundaufbau sollte 3 bis 5 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste beginnen. Zelte, Tische und Stühle kommen zuerst; Blumen, Tischkarten, Beleuchtung und Musik folgen danach.
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