Organiser une réception de mariage sans rien laisser au dernier moment

Une réception de mariage se prépare d’abord sur le papier, puis se construit par étapes. Commencez par fixer la liste des invités et les réponses attendues avant de confirmer le traiteur, le gâteau et les quantités de boissons. Ensuite, répartissez les réservations, les achats et l’installation du lieu entre plusieurs personnes. Les dernières heures servent surtout à récupérer les fleurs et le gâteau, vérifier les tables et brancher le son, pas à prendre des décisions essentielles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser la liste des invités
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les prestations de catering
6
Confirmer la commande de gâteau
7
Commander des fleurs
8
Composer la playlist musicale
9
Faire les réservations
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Récupérer les boissons
2 personnes
13
Récupérer les fleurs
14
Aller chercher le gâteau
2 personnes
15
Vérifier le lieu
2 personnes
16
Libérer les places de parking
2 personnes
17
Monter les tentes de réception
4 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Installer le linge de table
2 personnes
21
Installer les tables de buffet
2 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Placer les compositions florales
2 personnes
24
Installer l'éclairage
2 personnes
25
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
26
Tester le microphone
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Aménager le coin café
2 personnes
30
Préparer la vaisselle
2 personnes
31
Préparer les verres
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Préparer les salades
2 personnes
34
Remplir les paniers à pain
35
Conserver le gâteau au frais
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
37
Installer les poubelles
38
Installer la table d’accueil

Événement

39
Accueillir les invités
3 personnes
40
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Ouvrir le buffet
2 personnes
44
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
45
Servir les repas diététiques
2 personnes
46
Dégager les tables
3 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Couper le gâteau
2 personnes
49
Servir le gâteau
3 personnes
50
Fournir la musique
51
Gérer le micro
52
Vérifier l'éclairage
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

56
Ranger les dernières boissons
2 personnes
57
Vider le buffet
3 personnes
58
Stocker les aliments au frais
2 personnes
59
Rassembler la vaisselle
3 personnes
60
Rassembler les verres
2 personnes
61
Trier les déchets
2 personnes
62
Démonter les tables
3 personnes
63
Ranger les chaises
3 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Débrancher l’équipement
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Vider les glacières
2 personnes
71
Distribuer les restes
2 personnes
72
Emballer le matériel de location
2 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 3
Tables à mangerqté 6
Chaises pliantesqté 85
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Housses de chaiseqté 85
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 90
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12
Couteau à gâteau
Fourchettes à gâteauqté 90

Décoration

Vases à fleursqté 12
Compositions floralesqté 12
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 6
Cartes de menuqté 90
Cartes de placementqté 90
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampions en papierqté 20
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Livre d’or
Stylos pour le livre d'orqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Présentoir à gâteaux

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Boîtes de rangementqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Conteneurs à déchetsqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Finalisez la liste des invités avant d’envoyer les invitations : prévoyez une date limite de réponse, puis relancez les personnes manquantes au moins 3 semaines avant la réception. Vous pourrez ainsi transmettre à temps les allergies, régimes alimentaires et besoins particuliers au traiteur.
Réservez les prestations avant de commander les quantités : confirmez le traiteur, le gâteau, les fleurs et les réservations dès que la date et le nombre d’invités sont stabilisés. Pour les boissons, comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire.
Préparez le plan de salle au moins 10 jours avant le mariage. Les numéros de table, cartes de placement, menus, vaisselle et verres doivent correspondre au nombre final de convives, avec une marge pour quelques invités ajoutés ou du matériel cassé.
Ne gardez pas toute l’installation pour le jour même : montez les tentes, tables et chaises la veille si le lieu le permet. Le jour de la réception, réservez les 2 dernières heures à la décoration, aux fleurs, à l’éclairage et à la sonorisation.
Désignez une personne responsable des récupérations et une autre pour le lieu. Le gâteau, les fleurs et les boissons doivent avoir une heure de retrait précise ; vérifiez aussi avant l’arrivée des invités le parking, les branchements, le buffet et les portants à vêtements.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception de mariage ?: Envoyez-les généralement 8 à 12 semaines avant la réception, avec une date limite de réponse environ 4 semaines avant. Gardez ensuite 7 à 10 jours pour relancer les invités et transmettre le nombre final au traiteur.
Combien de temps faut-il pour installer une réception de mariage ?: Pour une réception avec tentes, tables, chaises, linge, décoration et sonorisation, prévoyez au moins 4 à 6 heures à plusieurs personnes. Installer les structures et le mobilier la veille réduit fortement la pression le jour du mariage.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez le nombre définitif environ 3 à 4 semaines avant la réception, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Vérifiez encore les changements importants 7 jours avant, selon les conditions du prestataire.
Quand récupérer le gâteau et les fleurs le jour du mariage ?: Planifiez leur retrait 2 à 4 heures avant le début de la réception, selon la distance et les conditions de conservation. Confiez ces courses à une personne dédiée afin que l’équipe d’installation puisse terminer les tables, l’éclairage et le buffet.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.