Hoe organiseer je een tributeconcert zonder technische verrassingen

Begin met de datum, locatie en artiestencontracten; die bepalen bijna alles wat daarna volgt. Controleer vervolgens vergunningen, verzekering en de technische rider voordat je geluid en licht reserveert. Werk daarna het programma, de ticketverkoop en de publieksinformatie uit. In de laatste weken draait het om aanmeldingen, catering, vrijwilligers, beveiliging en vervoer. Op de concertdag geven een geprint draaiboek en een actuele contactlijst houvast wanneer de planning onder druk komt te staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiestcontracten vastleggen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Reservering geluidsapparatuur maken
6
Reservering lichtapparatuur maken
7
Artiesteninformatie verzamelen
8
Technische rider controleren
2 personen
9
Programma en timetable maken
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Online ticketverkoop openen
12
Promotiemateriaal verspreiden
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers inplannen
2 personen
16
Catering reserveren
17
Beveiliging reserveren
18
EHBO-materiaal regelen
19
Parkeerinformatie publiceren
20
Artiestenvervoer bevestigen
21
Draaiboek printen
22
Contactlijst printen
23
Polsbandjes sorteren
2 personen
24
Decoratie controleren
2 personen
25
Boodschappenlijst controleren
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Leveringen ontvangen
3 personen
31
Podium controleren
3 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
33
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
34
Microfoons aansluiten
2 personen
35
Instrumenten aansluiten
3 personen
36
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
37
Lichtshow testen
2 personen
38
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
39
Entreebalie inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
41
Bar inrichten
3 personen
42
Versiering ophangen
3 personen
43
Wegwijzers plaatsen
2 personen
44
Toiletten controleren
45
EHBO-punt inrichten
2 personen
46
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
47
Artiesten ontvangen
2 personen
48
Publieksingang openen
4 personen
49
Tickets controleren
3 personen
50
Garderobe bemannen
2 personen
51
Welkomstdrank serveren
2 personen
52
Voorprogramma begeleiden
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Podiumwissels begeleiden
3 personen
57
Hoofdact aankondigen
58
Publieksstromen controleren
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Laatste ronde aankondigen
61
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
62
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

63
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
64
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
65
Podium leegmaken
3 personen
66
Catering opruimen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Sanitair schoonmaken
2 personen
71
Decoratie verwijderen
2 personen
72
Inventaris controleren
2 personen
73
Geleende materialen verzamelen
2 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Leveranciersfacturen controleren
76
Gevonden voorwerpen registreren
77
Gevonden voorwerpen teruggeven
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 160
Statafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Entreetafelaantal 2
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 20

Apparatuur

PA-luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Bedrade microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Kabelhaspelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Muziekinstrumentkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Promotiepostersaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzetlintaantal 4
Hesjesaantal 12

Overig

Garderobenummersaantal 200
Polsbandjesaantal 200
Ticketscannersaantal 3
Portofoonsaantal 8
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische rider naast de mogelijkheden van de locatie voordat je PA-luidsprekers, subwoofers, monitorluidsprekers, microfoons en DI-boxen reserveert. Plan minimaal één technisch overleg en noteer wie verantwoordelijk is voor de soundcheck.
Maak het programma pas definitief nadat de artiesten hun aankomst- en soundchecktijden hebben bevestigd. Zet per optreden minimaal een opbouw-, soundcheck- en wisseltijd in de timetable, zodat een uitloop niet meteen het hele concert verschuift.
Open de online ticketverkoop zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan en publiceer tegelijk parkeerinformatie. Controleer aanmeldingen wekelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te improviseren.
Plan vrijwilligers in rond entree, garderobe, backstage en publieksbegeleiding. Sorteer polsbandjes vooraf per functie en leg bij de entreetafel ook de contactlijst, bezoekersinformatie en een duidelijke procedure voor ontbrekende of dubbele tickets klaar.
Doe 1 à 2 dagen voor de show een gezamenlijke eindcontrole van decoratie, boodschappen en techniek. Test kabelhaspels, verlengkabels en stekkerdozen, werk kabels af met kabelmatten en controleer of EHBO-materiaal, afvalbakken en blusmiddelen bereikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tributeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiestencontracten. Reserveer geluid, licht, beveiliging en catering zodra het programma en de verwachte bezoekersaantallen duidelijk zijn.
Wanneer moet je de technische rider van een tributeartiest controleren?: Controleer de rider direct na het vastleggen van het contract en uiterlijk 8 weken voor het concert met de locatie en leverancier. Zo blijft er tijd over om ontbrekende microfoons, monitoren, kabels of stroomvoorzieningen te regelen.
Wanneer open je de ticketverkoop voor een tributeconcert?: Open de verkoop zodra datum, locatie, artiesten en aanvangstijd definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Publiceer parkeerinformatie en eventuele toegangsvoorwaarden tegelijk, zodat bezoekers niet later naar praktische details moeten zoeken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een tributeconcert?: Reken voor podium, PA, licht en bekabeling minimaal 4 tot 6 uur opbouw, plus tijd voor soundcheck en een veiligheidsronde. Neem de exacte duur over in het draaiboek nadat de technische leverancier de rider heeft beoordeeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.