Organiser un concert hommage, étape par étape

Un concert hommage demande surtout une bonne coordination entre les artistes, la technique et l’accueil du public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis verrouille les contrats, les autorisations et les besoins techniques avant d’ouvrir la billetterie. Le programme, le transport des artistes et le catering doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Le jour du concert, un déroulé imprimé et une liste de contacts évitent de perdre du temps entre les balances, l’accueil et la représentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Finaliser les contrats des artistes
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Faire une réservation de matériel sonore
6
Faire la réservation du matériel d'éclairage
7
Rassembler les informations sur les artistes
8
Vérifier la fiche technique
2 personnes
9
Créer le programme et le timing
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir la vente de billets en ligne
12
Distribuer le matériel promotionnel
3 personnes
13
Traiter les inscriptions
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Planifier les bénévoles
2 personnes
16
Réserver le catering
17
Réserver la sécurité
18
Prévoir le matériel de premiers secours
19
Publier les informations de stationnement
20
Confirmer le transport des artistes
21
Imprimer le déroulé
22
Imprimer la liste des contacts
23
Trier les bracelets
2 personnes
24
Vérifier la décoration
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
26
Faire les courses
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Réception des livraisons
3 personnes
31
Vérifier le podium
3 personnes
32
Installer le système de sonorisation
4 personnes
33
Monter l’installation lumière
3 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Brancher les instruments
3 personnes
36
Effectuer la vérification du son
4 personnes
37
Tester le show lumière
2 personnes
38
Installer les tables et les chaises
4 personnes
39
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
40
Monter le buffet traiteur
4 personnes
41
Aménager le bar
3 personnes
42
Suspendre la décoration
3 personnes
43
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
45
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
46
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
47
Accueillir les artistes
2 personnes
48
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
49
Vérifier les billets
3 personnes
50
Tenir le vestiaire
2 personnes
51
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
52
Encadrer le pré-programme
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Coordonner les changements de scène
3 personnes
57
Annoncer la tête d'affiche
58
Vérifier les flux de public
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Annoncer le dernier tour
61
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
62
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

63
Démonter l’équipement sonore
4 personnes
64
Démonter l’éclairage
3 personnes
65
Vider la scène
3 personnes
66
Ranger le service traiteur
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Vérifier l’inventaire
2 personnes
73
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Vérifier les factures des fournisseurs
76
Enregistrer les objets trouvés
77
Restituer les objets trouvés
78
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 160
Tables hautesqté 12
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 4
Table d’accueilqté 2
Poubellesqté 10

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Rallonges à enrouleurqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles d'instruments de musiqueqté 12
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de scène LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Éclairage de secoursqté 4

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 16
Affiches promotionnellesqté 10
Panneaux directionnelsqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Ruban de balisageqté 4
Giletsqté 12

Autre

Numéros de vestiaireqté 200
Braceletsqté 200
Scanners de billetsqté 3
Talkies-walkiesqté 8
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, le lieu et les contrats des artistes. Demande ensuite la fiche technique de chaque formation : elle détermine la réservation de la table de mixage, des micros, des boîtiers DI, des retours et des câbles.
Prévois le son et l’éclairage avant de lancer la billetterie. Une scène, des haut-parleurs PA, des caissons de basses et des projecteurs LED ne remplacent pas un plan d’implantation ni une vérification des prises et des rallonges.
Construis un timing avec au moins trois repères : arrivée des artistes, balances et ouverture des portes. Imprime le déroulé le jour J et garde une copie avec la personne responsable de la scène.
Ne laisse pas les besoins alimentaires et le transport des artistes pour la dernière semaine. Regroupe les horaires, régimes particuliers et coordonnées dans une liste unique, puis transmets-la au catering et aux bénévoles.
Prépare l’accueil avant l’ouverture des portes : bracelets triés, table d’accueil installée, informations de stationnement publiées et poubelles en place. Vérifie aussi les premiers secours, la sécurité et l’assurance avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert hommage ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, vérifier les autorisations et l’assurance, réserver le son et l’éclairage, puis organiser la billetterie et les bénévoles.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert hommage ?: Ouvrez-la une fois la date, le lieu, les artistes principaux et le programme provisoire confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Publiez en même temps les informations pratiques comme le stationnement et les horaires.
Quand faut-il réserver la sonorisation et l’éclairage ?: Réservez-les au moins 6 semaines à l’avance, ou dès que les fiches techniques sont disponibles. Les besoins peuvent changer selon le nombre de micros, les retours, les caissons de basses et la configuration de la scène.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert hommage ?: Vérifiez les horaires de transport, le catering, les bracelets, la décoration, la liste des courses et le matériel technique. Préparez aussi les versions imprimées du déroulé et des contacts afin que l’équipe puisse agir même sans chercher les informations en ligne.

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