Cómo organizar un concierto tributo sin perder el control

Organizar un concierto tributo exige cerrar primero la fecha, el lugar y los contratos, y después coordinar permisos, artistas, técnica y público. El sonido y la iluminación deben reservarse cuando la hoja técnica esté comprobada, no la semana del evento. También necesitas un horario operativo, entradas, personal, catering, seguridad y transporte para los artistas. Esta guía te ayuda a seguir un orden y a detectar los detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Formalizar contratos de artistas
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Hacer la reserva del equipo de sonido
6
Hacer la reserva del equipo de iluminación
7
Recopilar información de los artistas
8
Comprobar la hoja técnica
2 personas
9
Crear el programa y el timetable
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir la venta de entradas en línea
12
Distribuir material promocional
3 personas
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Programar voluntarios
2 personas
16
Reservar el catering
17
Reservar seguridad
18
Gestionar el material de primeros auxilios
19
Publicar información de estacionamiento
20
Confirmar el transporte de los artistas
21
Imprimir el plan de trabajo
22
Imprimir la lista de contactos
23
Clasificar las pulseras
2 personas
24
Comprobar la decoración
2 personas
25
Comprobar la lista de la compra
26
Hacer la compra
3 personas
27
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
28
Preparar aperitivos
4 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Recibir entregas
3 personas
31
Comprobar el escenario
3 personas
32
Montar el sistema de sonido
4 personas
33
Montar la instalación de iluminación
3 personas
34
Conectar los micrófonos
2 personas
35
Conectar los instrumentos
3 personas
36
Realizar la prueba de sonido
4 personas
37
Probar el espectáculo de luces
2 personas
38
Colocar mesas y sillas
4 personas
39
Montar el mostrador de entrada
2 personas
40
Montar el bufé de catering
4 personas
41
Montar la barra
3 personas
42
Colgar la decoración
3 personas
43
Colocar señalizadores
2 personas
44
Comprobar los baños
45
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
46
Preparar la recepción de artistas
2 personas
47
Recibir a los artistas
2 personas
48
Abrir la entrada para el público
4 personas
49
Comprobar las entradas
3 personas
50
Atender el guardarropa
2 personas
51
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
52
Coordinar el programa previo
3 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Servir las bebidas
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
57
Anunciar el acto principal
58
Controlar el flujo de público
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Anunciar la última ronda
61
Guiar al público hacia la salida
3 personas
62
Terminar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

63
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
64
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
65
Despejar el escenario
3 personas
66
Recoger el catering
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Limpiar los sanitarios
2 personas
71
Retirar la decoración
2 personas
72
Comprobar el inventario
2 personas
73
Recoger el material prestado
2 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Comprobar las facturas de proveedores
76
Registrar objetos perdidos
77
Devolver objetos perdidos
78
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Escenario
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 160
Mesas altascant. 12
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Mesa de entradacant. 2
Papeleracant. 10

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 20

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Micrófonos con cablecant. 6
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 4
Enrollacablescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables para instrumentos musicalescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Focos LED para escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Iluminación de emergenciacant. 4

Decoración

Lona de fondo
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 16
Pósteres promocionalescant. 10
Señales de orientacióncant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Chalecoscant. 12

Otros

Números de guardarropacant. 200
Pulserascant. 200
Escáneres de entradascant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y los contratos de los artistas. Comprueba los permisos y el seguro antes de anunciar el concierto o abrir la venta de entradas.
Pide la información técnica de cada artista con al menos 4 semanas de antelación. Compara la hoja técnica con el equipo de sonido, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y el cableado que tendrás disponible.
Reserva sonido, iluminación, catering y seguridad antes de publicar el programa definitivo. Si el concierto tiene varios artistas, deja por escrito los cambios de escenario y calcula al menos 30 minutos para cada cambio complejo.
Cierra el horario operativo 7 días antes y compártelo con artistas, voluntarios, técnicos y responsables de acceso. Incluye llegada, pruebas de sonido, apertura de puertas, actuaciones, pausas y transporte de salida.
Prepara la entrada y la zona del público con tiempo: clasifica las pulseras, imprime los contactos y el plan de trabajo, publica la información de estacionamiento y confirma las preferencias dietéticas al menos 5 días antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto tributo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los contratos, permisos, seguro y reservas técnicas deben estar encaminados durante las primeras 2 semanas; deja las comprobaciones finales para los últimos 7 días.
¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido y de iluminación?: Resérvalo al menos 6 semanas antes, después de revisar la hoja técnica de los artistas. Confirma el inventario y las necesidades de conexión 7 días antes del concierto.
¿Qué debe incluir el horario de un concierto tributo?: Incluye montaje, prueba de sonido, llegada de artistas, apertura de puertas, actuaciones, cambios de escenario, pausas y desmontaje. Entrega una versión cerrada a todos los equipos al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar el transporte de los artistas?: Confírmalo como mínimo 14 días antes y vuelve a comprobar horarios y puntos de recogida 48 horas antes. Reserva margen adicional después de la actuación para evitar que el transporte dependa del último minuto.

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