Ein Tribute-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe den technischen Rider direkt nach der Künstlerzusage. Darin stehen Anforderungen an PA-Lautsprecher, Mischpult, Monitorspeaker, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel – fehlendes Equipment lässt sich kurz vor dem Auftritt oft nicht mehr zuverlässig besorgen.
• Lege den Zeitplan nicht nur für das Konzert fest, sondern auch für Anlieferung, Aufbau, Soundcheck, Einlass und Abbau. Plane für den Soundcheck mindestens 60 Minuten ein und teile Künstlertransport sowie Ansprechpartner schriftlich mit.
• Kläre Genehmigungen und Versicherung, bevor du Tickets bewirbst. Für Bühne, Lichtanlage, Sicherheitsdienst und Erste-Hilfe-Material sollten Zuständigkeiten und Buchungen spätestens vier Wochen vor dem Termin feststehen.
• Veröffentliche Parkinformationen zusammen mit den Einlasszeiten. Sortiere Armbänder, drucke Ablauf- und Kontaktlisten und bereite den Empfangstisch mindestens am Vortag vor, damit der Einlass nicht an fehlenden Unterlagen stockt.
• Erfasse Ernährungswünsche mit den Anmeldungen und bestätige das Catering frühzeitig. Rechne bei Getränken, Geschirr und Sitzplätzen nicht nur mit dem Publikum, sondern auch mit Künstlern, Technikteam, Helfern und Sicherheitskräften.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tribute-Konzert organisieren?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher. Verträge, Ort, Genehmigungen und technische Anforderungen sollten spätestens acht Wochen vor dem Konzert geklärt sein.

Wann sollte der Ticketverkauf für ein Tribute-Konzert starten?

Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Datum, Ort, Künstler und Einlasszeiten bestätigt sind. Plane dafür mindestens sechs bis acht Wochen Vorlauf ein, damit Werbung und Anmeldungsbearbeitung funktionieren.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau der Konzerttechnik?

Plane für Bühne, PA, Lichtanlage und Verkabelung mindestens vier Stunden Aufbauzeit plus etwa eine Stunde Soundcheck ein. Bei umfangreicher Licht- oder Bühnentechnik solltest du einen früheren Aufbau am selben Tag oder am Vortag einplanen.

Was muss am Konzerttag ausgedruckt vorliegen?

Lege mindestens zwei Exemplare des Ablaufplans und der Kontaktliste bereit. Drucke außerdem Teilnehmer- oder Gästeinformationen und sortiere die Armbänder spätestens am Vortag, damit der Empfang beim Einlass nicht von einem einzelnen Handy oder Laptop abhängt.

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