Zo organiseer je een tributeconcert zonder last-minute problemen

Begin met de datum, locatie en het contract met de tributeartiest. Daarna leg je budget, ticketprijs, vergunningen en verzekering vast voordat je de ticketverkoop opent. De techniek vraagt extra voorbereiding: controleer de technische rider en reserveer geluid, licht, podium en tenten op basis van die eisen. Werk vervolgens naar een definitieve bezoekerslijst en een draaiboek met tijden, routes, parkeren, catering en opbouw toe. Op de dag zelf draait alles om een geteste installatie en een duidelijke taakverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Artiest en contract bevestigen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering en aansprakelijkheid regelen
5
Begroting en ticketprijs vaststellen
2 personen
6
Ticketverkoop openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Concert online aankondigen
2 personen
9
Programma en tijden vastleggen
2 personen
10
Artiestinformatie verzamelen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Catering bestellen
14
Geluidsinstallatie reserveren
15
Lichtinstallatie reserveren
16
Podium en tenten reserveren
17
Reserveringen bevestigen
18
Definitieve bezoekerslijst maken
2 personen
19
Technische rider controleren
2 personen
20
Draaiboek printen
21
Route en parkeerinformatie delen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Kassa en polsbandjes klaarleggen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Leveringen ontvangen
3 personen
28
Podium opbouwen
4 personen
29
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
30
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
31
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
32
Backstage inrichten
2 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Bar inrichten
3 personen
35
Entree en garderobe inrichten
2 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
39
Catering klaarzetten
3 personen
40
Kaartverkooptafel klaarzetten
2 personen
41
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Artiesten laten soundchecken
4 personen
44
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

45
Deuren openen
3 personen
46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Tickets controleren
3 personen
48
Garderobe bemannen
2 personen
49
Aperitief serveren
3 personen
50
Openingswoord verzorgen
51
Eerste concertset begeleiden
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Pauze aankondigen
55
Podium en zaal controleren
2 personen
56
Tweede concertset begeleiden
3 personen
57
Lichte maaltijd serveren
4 personen
58
Tafels afruimen
3 personen
59
Derde concertset begeleiden
3 personen
60
Verlichting aanpassen
2 personen
61
Publiek en bar bedienen
4 personen
62
Finale aankondigen
63
Finale begeleiden
3 personen
64
Bedankwoord uitspreken
65
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
66
Bar afsluiten
2 personen
67
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

68
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
69
Podium veilig achterlaten
2 personen
70
Servies verzamelen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Koelers legen
2 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Meubilair terugplaatsen
3 personen
75
Decoratie verwijderen
2 personen
76
Apparatuur demonteren
3 personen
77
Geleende spullen sorteren
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
79
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
80
Gevonden voorwerpen registreren
81
Leveranciersfacturen verzamelen
82
Artiestenbetalingen verwerken
83
Bezoekersfoto's publiceren
84
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Podiumrok
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitor-speakersaantal 3
XLR-kabelsaantal 12
Jack-kabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptop voor muziek

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Frontlampenaantal 2
Lichtstatievenaantal 2
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 12
Zaklampenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tributeconcertbanner
Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Tafeldecoratiesaantal 10
Richtingsbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 20
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de technische rider zodra het contract is bevestigd. Vergelijk de gevraagde PA-speakers, monitor-speakers, microfoons, DI-boxen, kabels en stroompunten met wat op de locatie beschikbaar is; wijzigingen regel je liever minimaal 2 tot 4 weken voor het concert.
Plan de ticketverkoop pas nadat capaciteit, vergunningen en begroting zijn gecontroleerd. Houd een actuele bezoekerslijst bij en deel route- en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat de entree niet tegelijk met de soundcheck vragen moet afhandelen.
Maak het draaiboek op tijd concreet met opbouw, soundcheck, deuren open, optreden, pauze en afbouw. Print op de concertdag meerdere exemplaren en noteer ook wie de kassa, polsbandjes, artiestenontvangst en technische overdracht beheert.
Bestel catering aan de hand van de definitieve aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je bestelt. Koel dranken enkele uren vooraf, zet drinkglazen en wijnglazen klaar en houd een aparte voorraad voor artiesten en crew.
Test licht en geluid vóór bezoekers binnenkomen. Controleer naast mengtafel en microfoons ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten, frontlampen, lichtcontroller en zaklampen; losse kabels zijn een valrisico en een lege batterij wordt vaak pas tijdens de show ontdekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een tributeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en artiestencontract. Regel vergunningen, verzekering, techniek en ticketverkoop daarna zo snel mogelijk; reserveer podium, geluid en licht uiterlijk 4 tot 8 weken voor de concertdatum.
Wanneer open je de ticketverkoop voor een tributeconcert?: Open de verkoop zodra capaciteit, ticketprijs, programma, locatie en vergunningstraject duidelijk zijn. Reken minimaal 4 weken verkooptijd en vermeld meteen aanvangstijd, route, parkeren en eventuele voorwaarden.
Welke techniek heb je nodig voor een tributeconcert?: Dat hangt af van de technische rider en de locatie, maar controleer minimaal PA-speakers, subwoofers, mengtafel, microfoons, monitor-speakers, DI-boxen, XLR-kabels en voldoende stroom. Plan de technische controle en soundcheck op dezelfde dag, minstens 2 uur vóór de deuren opengaan.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een tributeconcert?: Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en maak uiterlijk 7 dagen vooraf de definitieve bezoekerslijst. Bestel daarna de hapjes en dranken, en koel de dranken enkele uren vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.