Organiser un concert hommage, étape par étape

Un concert hommage se prépare d’abord autour de l’artiste, du lieu et des contraintes techniques. Fixez la date, sécurisez le contrat et les autorisations, puis construisez le budget avant d’ouvrir la billetterie. Les réservations de sonorisation, d’éclairage et de scène doivent suivre rapidement, car elles conditionnent le programme et l’installation. Gardez enfin les dernières heures pour les vérifications concrètes : fiche technique, liste des visiteurs, catering, boissons, caisse et bracelets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer l’artiste et le contrat
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Gérer l’assurance et la responsabilité
5
Définir le budget et le prix du billet
2 personnes
6
Ouvrir la billetterie
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Annoncer le concert en ligne
2 personnes
9
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
10
Rassembler les informations sur l’artiste
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Commander le catering
14
Réserver la sono
15
Réserver l'installation lumineuse
16
Réserver la scène et les tentes
17
Confirmer les réservations
18
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
19
Vérifier la fiche technique
2 personnes
20
Imprimer le déroulé
21
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer la caisse et les bracelets
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Réception des livraisons
3 personnes
28
Monter la scène
4 personnes
29
Installer le système de sonorisation
3 personnes
30
Monter l’installation lumière
3 personnes
31
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
32
Aménager les coulisses
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Aménager le bar
3 personnes
35
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
36
Installer la décoration
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
38
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
39
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
40
Installer le stand de billetterie
2 personnes
41
Effectuer la balance technique
4 personnes
42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Faire faire la balance sonore aux artistes
4 personnes
44
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

45
Ouvrir les portes
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Vérifier les billets
3 personnes
48
Tenir le vestiaire
2 personnes
49
Servir l'apéritif
3 personnes
50
Faire le discours d’ouverture
51
Accompagner le premier set du concert
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Annoncer la pause
55
Vérifier la scène et la salle
2 personnes
56
Encadrer le deuxième set du concert
3 personnes
57
Servir un repas léger
4 personnes
58
Dégager les tables
3 personnes
59
Encadrer le troisième set du concert
3 personnes
60
Ajuster l’éclairage
2 personnes
61
Servir le public et le bar
4 personnes
62
Annoncer la finale
63
Encadrer la finale
3 personnes
64
Prononcer le discours de remerciement
65
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
66
Fermer le bar
2 personnes
67
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

68
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
69
Laisser la scène en sécurité
2 personnes
70
Rassembler la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Vider les glacières
2 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Remettre le mobilier en place
3 personnes
75
Retirer la décoration
2 personnes
76
Démonter l’équipement
3 personnes
77
Trier les objets empruntés
2 personnes
78
Retourner les matériels de location
2 personnes
79
Ranger le stock restant
2 personnes
80
Enregistrer les objets trouvés
81
Rassembler les factures des fournisseurs
82
Traiter les paiements des artistes
83
Publier les photos des visiteurs
84
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Jupe de scène
Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable pour la musique

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Projecteurs avantqté 2
Pieds d’éclairageqté 2
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Bannière du concert hommage
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 10
Décorations de tableqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Badges nominatifsqté 20
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la fiche technique de l’artiste avant de réserver la sono : vérifiez le nombre de microphones, boîtiers DI, retours, câbles et prises nécessaires. Une rallonge ou une multiprise manquante se repère rarement le jour du concert.
Bloquez le budget avant de fixer le prix du billet. Prévoyez séparément l’artiste, les autorisations, l’assurance, la scène, les tentes, la sonorisation, l’éclairage et le catering pour éviter de financer les derniers postes dans l’urgence.
Ouvrez la billetterie seulement après avoir confirmé la date, le lieu et les conditions du contrat. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et envoyez les informations d’itinéraire et de stationnement au moins quelques jours avant l’événement.
Consignez les horaires dans un déroulé unique : arrivée de l’artiste, montage, balance, ouverture des portes, concert et démontage. Imprimez-en plusieurs exemplaires pour l’accueil, la technique et l’organisation au lieu de dépendre d’un seul ordinateur portable.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée du public, puis regroupez la caisse, les bracelets, les verres et les lampes de poche au même point d’accueil. C’est souvent ce petit matériel qui manque quand les premiers visiteurs arrivent.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert hommage ?: Commencez dès que possible, idéalement plusieurs mois avant la date. Le contrat de l’artiste, les autorisations, l’assurance et les réservations techniques doivent être confirmés avant l’ouverture de la billetterie.
Que faut-il vérifier dans la fiche technique d’un artiste ?: Vérifiez les microphones, pieds de micro, boîtiers DI, enceintes de monitoring, câbles, alimentation électrique et besoins de scène. Faites cette vérification avant de confirmer la sonorisation et prévoyez une marge pour les câbles et rallonges.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert hommage ?: Ouvrez-la après confirmation de la date, du lieu, de l’artiste et du prix du billet. Envoyez ensuite les invitations et l’annonce en ligne afin de disposer d’une liste définitive des visiteurs quelques jours avant le concert.
Que préparer le jour du concert ?: Gardez les dernières heures pour le montage, la balance, le contrôle de l’éclairage, le refroidissement des boissons et la préparation des en-cas. Placez la caisse, les bracelets, les verres et le déroulé imprimé à l’accueil avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.