Ein Tribute-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Tribute-Konzert entscheidet nicht nur die Band über den Abend, sondern auch ein sauberer Ablauf hinter der Bühne. Lege zuerst Termin, Ort, Budget und Künstlervertrag fest, bevor du Tickets anbietest oder Technik buchst. Danach folgen Genehmigungen, Haftung, Programm, Besuchermanagement und die genaue Abstimmung mit Ton- und Lichttechnik. Plane die letzten 48 Stunden für Bestätigungen, Kühlung, Aufbauunterlagen und Kasse ein – dort entstehen die meisten vermeidbaren Fehler.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Künstler und Vertrag bestätigen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung und Haftung regeln
5
Budget und Ticketpreis festlegen
2 Personen
6
Ticketverkauf öffnen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Konzert online ankündigen
2 Personen
9
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
10
Künstlerinformationen sammeln
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Catering bestellen
14
Tonanlage reservieren
15
Lichtanlage reservieren
16
Bühne und Zelte reservieren
17
Reservierungen bestätigen
18
Endgültige Besucherliste erstellen
2 Personen
19
Technischen Rider prüfen
2 Personen
20
Ablaufplan ausdrucken
21
Routen- und Parkinformationen teilen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Kasse und Armbänder bereitlegen
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
28
Bühne aufbauen
4 Personen
29
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
30
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
31
Stromversorgung anschließen
2 Personen
32
Backstage einrichten
2 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
34
Bar einrichten
3 Personen
35
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
2 Personen
37
Toiletten kontrollieren
38
Fluchtwege freihalten
2 Personen
39
Catering bereitstellen
3 Personen
40
Kassentisch aufstellen
2 Personen
41
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
42
Künstler empfangen
2 Personen
43
Künstler den Soundcheck machen lassen
4 Personen
44
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen

Event

45
Türen öffnen
3 Personen
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Tickets kontrollieren
3 Personen
48
Garderobe besetzen
2 Personen
49
Aperitif servieren
3 Personen
50
Eröffnungsrede halten
51
Erste Konzertnummer begleiten
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Pause ankündigen
55
Bühne und Saal kontrollieren
2 Personen
56
Die zweite Konzert-Session betreuen
3 Personen
57
Leichte Mahlzeit servieren
4 Personen
58
Tische abräumen
3 Personen
59
Drittes Konzertset betreuen
3 Personen
60
Beleuchtung anpassen
2 Personen
61
Publikum und Bar bedienen
4 Personen
62
Finale ankündigen
63
Finale betreuen
3 Personen
64
Dankesrede halten
65
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
66
Bar schließen
2 Personen
67
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

68
Tonanlage ausschalten
2 Personen
69
Bühne sicher hinterlassen
2 Personen
70
Geschirr sammeln
3 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Kühlboxen leeren
2 Personen
73
Location reinigen
4 Personen
74
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
75
Dekoration entfernen
2 Personen
76
Geräte abbauen
3 Personen
77
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
78
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
80
Fundgegenstände registrieren
81
Lieferantenrechnungen sammeln
82
Künstlerzahlungen abwickeln
83
Besucherfotos veröffentlichen
84
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
Bühnentreppe
Bühnenrock
TischeAnz. 10
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorlautsprecherAnz. 3
XLR-KabelAnz. 12
Jack-KabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Laptop für Musik

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 6
FrontscheinwerferAnz. 2
LichtstativeAnz. 2
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

TrinkgläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

Tribute-Konzertbanner
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 10
TischdekorationenAnz. 10
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 20
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100

Reinigung

MülleimerAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Künstlervertrag, Technikanforderungen und Spielzeiten, bevor du PA, Monitore oder Licht reservierst. Prüfe den technischen Rider mindestens 14 Tage vor dem Konzert noch einmal mit dem Dienstleister.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Ort, Einlasszeit und Programm feststehen. Verschicke spätestens 7 Tage vorher Routen- und Parkinformationen und führe eine aktuelle Besucherliste.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Licht und Kabelwege brauchen eine feste Reihenfolge. Drucke den Ablaufplan mindestens einmal für Technik, Künstler und Veranstaltungsleitung aus.
Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering-Termin. Schließe die Abfrage 7 Tage vor dem Konzert und bestelle danach Snacks und Getränke passend zur endgültigen Personenzahl.
Bereite Kasse, Armbänder und Gläser am Veranstaltungstag vor dem Einlass gemeinsam vor. Getränke sollten früh genug gekühlt werden; Taschenlampen und Kabelkanäle gehören ebenfalls an einen festgelegten, schnell erreichbaren Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Tribute-Konzert planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstlervertrag, Ort, Genehmigungen und Versicherung sollten in den ersten 14 Tagen geklärt sein, bevor der Ticketverkauf startet.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Tribute-Konzert beginnen?: Starte den Verkauf erst, wenn Datum, Ort, Einlass, Programm und Ticketpreis feststehen. Plane mindestens 4 Wochen Verkaufszeit ein, damit du die Besucherliste und das Catering rechtzeitig abschätzen kannst.
Wann muss man die Tontechnik für ein Tribute-Konzert buchen?: Reserviere Ton- und Lichttechnik möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Den technischen Rider solltest du spätestens 14 Tage vorher prüfen und offene Anschlüsse, Mikrofone oder Monitorwege bestätigen.
Wann soll man Catering und Getränke für ein Konzert bestellen?: Bestelle das Catering nach Abschluss der Anmeldungen, etwa 7 Tage vor dem Konzert. Kaufe Getränke und Snacks spätestens 1 bis 2 Tage vorher ein, damit du sie rechtzeitig kühlen und vorbereiten kannst.

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