Cómo organizar un concierto tributo sin dejar cabos sueltos

Organizar un concierto tributo empieza mucho antes de reservar el escenario. Primero cierra la fecha, el lugar, el artista y el contrato; después define permisos, seguro, presupuesto y precio de entrada. Con esos datos puedes abrir la venta y contratar sonido, iluminación y estructuras sin improvisar. El último tramo exige coordinar horarios, información técnica, asistentes, catering y montaje: los retrasos suelen aparecer cuando nadie confirma las reservas o falta un cable, un monitor o una regleta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Confirmar al artista y el contrato
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Gestionar el seguro y la responsabilidad
5
Fijar el presupuesto y el precio de la entrada
2 personas
6
Abrir la venta de entradas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Anunciar el concierto en línea
2 personas
9
Definir el programa y los horarios
2 personas
10
Recopilar información de los artistas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Pedir el catering
14
Reservar el equipo de sonido
15
Reservar la instalación de iluminación
16
Reservar el escenario y las carpas
17
Confirmar las reservas
18
Elaborar la lista definitiva de asistentes
2 personas
19
Comprobar la hoja técnica
2 personas
20
Imprimir el plan de trabajo
21
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Dejar preparada la caja y las pulseras
2 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Recibir entregas
3 personas
28
Montar el escenario
4 personas
29
Montar el sistema de sonido
3 personas
30
Montar la instalación de iluminación
3 personas
31
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
32
Montar backstage
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Montar la barra
3 personas
35
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Comprobar los baños
38
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
39
Preparar la restauración
3 personas
40
Preparar la mesa de venta de entradas
2 personas
41
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
42
Recibir a los artistas
2 personas
43
Hacer la prueba de sonido a los artistas
4 personas
44
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas

Evento

45
Abrir las puertas
3 personas
46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Comprobar las entradas
3 personas
48
Atender el guardarropa
2 personas
49
Servir el aperitivo
3 personas
50
Dar el discurso de apertura
51
Acompañar la primera sesión de conciertos
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Anunciar el descanso
55
Comprobar el escenario y la sala
2 personas
56
Coordinar el segundo set del concierto
3 personas
57
Servir una comida ligera
4 personas
58
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
59
Coordinar el tercer set del concierto
3 personas
60
Ajustar la iluminación
2 personas
61
Atender al público y al bar
4 personas
62
Anunciar la final
63
Coordinar la final
3 personas
64
Dar el discurso de agradecimiento
65
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
66
Cerrar el bar
2 personas
67
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

68
Apagar el equipo de sonido
2 personas
69
Dejar el escenario seguro y ordenado
2 personas
70
Recoger la vajilla
3 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Vaciar las neveras
2 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
75
Retirar la decoración
2 personas
76
Desmontar el equipo
3 personas
77
Clasificar los artículos prestados
2 personas
78
Devolver el material alquilado
2 personas
79
Guardar el stock sobrante
2 personas
80
Registrar objetos perdidos
81
Recoger facturas de proveedores
82
Gestionar los pagos a los artistas
83
Publicar fotos de visitantes
84
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escalera del escenario
Falda de escenario
Mesascant. 10
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 150
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Monitores de escenariocant. 3
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Portátil para música

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 6
Faros delanteroscant. 2
Trípodes de iluminacióncant. 2
Controlador de luces
Iluminación ambientalcant. 12
Linternascant. 4

Vajilla

Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebidascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Banner del concierto homenaje
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 10
Decoraciones de mesacant. 10
Señales direccionalescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Limpieza

Papelelerascant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra artista, contrato y lugar antes de anunciar el concierto. Reserva al menos 8 semanas para comprobar permisos, seguro, necesidades técnicas y condiciones de acceso.
Construye el presupuesto con una partida separada para sonido, iluminación, escenario, personal, seguro y catering. Calcula el precio de la entrada antes de abrir la venta, no cuando ya hayas empezado a promocionar.
Pide la hoja técnica del artista y revísala con el proveedor de sonido. Confirma que habrá PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, monitores y cables suficientes al menos 7 días antes.
Publica horarios claros: apertura de puertas, inicio del tributo, pausas y cierre. Comparte la ruta y el aparcamiento con los asistentes entre 3 y 5 días antes para reducir consultas el mismo día.
Prepara la operación final la víspera: lista definitiva de asistentes, plan de trabajo impreso, bebidas frías, aperitivos, caja y pulseras. Deja linternas, canaletas y regletas accesibles para resolver incidencias durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto tributo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar al artista, tramitar permisos y seguro, vender entradas y reservar sonido, iluminación y escenario sin depender de la disponibilidad de última hora.
¿Cuándo debo contratar el sonido y la iluminación?: Resérvalos en cuanto estén cerrados el lugar y la hoja técnica, idealmente 6 semanas antes. Confirma la reserva una semana antes y vuelve a revisar horarios de carga, montaje y prueba de sonido.
¿Cuándo se abre la venta de entradas?: Abre la venta cuando tengas confirmados artista, fecha, lugar, precio y condiciones de acceso. Como referencia, hazlo entre 6 y 8 semanas antes y envía la información logística definitiva entre 3 y 5 días antes.
¿Qué se suele olvidar en un concierto tributo?: Lo que más falla son los detalles de conexión y operación: cajas DI, soportes, cables XLR, alargadores, regletas, monitores y canaletas. Comprueba el inventario y la hoja técnica 7 días antes, y prepara caja, pulseras y lista de asistentes la víspera.

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